【PPT制作】这不是技巧，而是常识然而好多人并不知道

2016-01-06 本文已影响28400人远行客

这篇文章是我对PPT进行主题阅读的一个尝试，主题阅读就是在一个领域读了许多书然后总结出来的一些东西，由于融合的东西比较多，所以文章比较长，并且用的是思维导图做的笔记，所以图也比较多，适合用电脑打开慢慢看。本篇只讲了关于怎么做PPT，怎么讲PPT只能另开一篇了。

十本书分别是

《魏斯曼演讲圣经》

《PPT制作的七步法》

《PPT炼成记》

《PPT演义》

《PPT演示之道——写给非设计人员的幻灯片指南》

《演说之禅》

《成功简报》

《不必说话就赢的企划术》

《第一次简报就上手》

《简报+》

（文中出现思维导图均是读书笔记，且文中出现”简报“是出自原书，简报在这里可以理解为PPT的意思）

工作中有太多时候需要用到PPT，然而大多数人做的ppt其实是不及格的，具体体现在这几个方面：

当你自己或者你的听众，出现以上这些情况无疑是失败的。那么怎样做PPT呢？

首先你要搞明白为什么要做这个PPT：

1. 主题：PPT究竟是什么？（What）必须厘清PPT的主题（包括范畴与深度），例如是建议重新编写员工手册，或是调整对于新产品负面报导的应对方法；也必须确认有哪些事物不应出现于PPT中，例如尚未定案的产品开发计划，或预算规划案。

2. 原因：为什么要做PPT？（Why）演示者必须想清楚自己究竟期望做些什么，是提供听众信息、说服他们同意某事，或是激发他们采取某些行动？PPT目的中的“原因”常常比“主题”更重要，也是避免PPT成为资料堆砌的关键。无法掌握PPT主轴，PPT架构便很容易失焦。

接下来就是一些制作过程了：

数据分类，拟定PPT大纲：汇整听众需要的资料，决定铺陈方式

资料搜集时，应以“5W1H”做切入点，以避免被其他有趣却无关的主题吸引而分心；构架PPT大纲时，则应包含导言、主体、结论，并选取合适的“流程结构”，有效串连这三个层次。

当然，也可以利用以下经典的管理理论框架来做：

熟悉vs. 陌生：视不同主题特性，进行有效研究

碰到十分熟悉的主题，演示者应聚焦于“如何精准掌握目标对象的需求”，将信息搜集的重点放在“对于PPT对象的了解程度”和“对方为何需要你这项产品或服务”。
至于面对不熟悉的主题，演示者的研究主轴则是“如何快速让自己成为相关领域专家”，并将资料搜集的重点放在“如何才能取得正确信息”以及“如果碰到一些短期无法学会的技术性信息，该怎么办”。

必要vs.更好：依听众需求，妥善分类与管理信息

演示者都要设法将信息区分为两大类：

《成功简报》信息来源分类

信息分类的关键在于依照“听众需求”、而非“演示者的认知”来思考，否则演示者就算说得再头头是道，难免还是会因为与听众的想法并不重叠，造成PPT效果大打折扣。

导言→主体→结论：选取“流程结构”，串连PPT大纲

完成数据搜集与整理后，最后一步就是将信息分门别类，构架PPT大纲。PPT大致都包含导言、主体、结论，如何有效连贯这三个层次，取决于演示者选取什么形式的“流程结构”，“流程架构”是指演示者说故事的逻辑与脉络，用以带领听众从“单一PPT”提升到“理解整体”的层次，让人“见树又见林”。

《演讲圣经》魏斯曼在书中提出16种PPT的流程结构

资料取舍，浓缩要点：只放要点、关键词，控制PPT信息适量

PPT内容务必谨守“精简”原则，只放上“要点”即可，而非将所有说明文字及图表都放到PPT上，让听众将所有专注力都集中在“读PPT”上，反而忽略演示者说了什么。

精简二原则：只列关键词、1页1主题

精简的第一个准则，就是“切勿将所有资料文字直接贴入PPT”，这是制作PPT时最常见的大错。

浓缩的两种方式：

1.删除连接词、重组关键词《不必说话就赢的企划术》提道，其实只要“删除连结词”，就能快速将长篇大论化为条列式的几个重点。例如“呼叫器的缺点是就算收到讯号，也必须先找到电话，才能取得联系。不过，移动电话则是可以在需要的时候直接通话，甚至无法通话时，依旧能通过简讯联络”这样一段文字，在删除了“也”“不过”“甚至”等连接词，就能拆分成几个清楚的短句：“呼叫器的缺点：必须主动回电确认联络内容”，“移动电话的优点：①可直接通话；②可通过简讯联络”。

2.则是“先抓取关键词，再重组句子”。在做法上，先删去无意义的虚词，再将留下的文字重新排列，就能将长文化为主题明确的短句。例如“这次要介绍的是神奇毛巾，其最大特色就是超强的吸水力”这段文字，只需抓出“神奇毛巾”“特色”“超强”和“吸水力”4个关键词，就可重组成“吸水力超强的神奇毛巾”一个短句。

好懂二秘技：归纳“3”主题、转换为数字

精简不只是把长文变成短句而已，能够让听众一眼就理解演示者所要传达的内容，才是精简的真意。为了达成简短又好懂的目标，可将信息以“3个”为一组进行分类。人的记忆力有限，而科学实验中，“3”是最容易被人所记忆的数量，按照这个原则来安排PPT数据，将得到最大效果。

不过只提出3个要点，并非要演示者大幅删减内容，而是要懂得将类似项目进行归类。一般而言，一张PPT的讲解时间应控制在1～2分钟，最长不超过3分钟。换言之，一旦讲解时间耗时3分钟以上，就表示该张PPT内容过多，需再行拆解成另一张PPT。以此为标准，一场30分钟的PPT，PPT应为15～20张，如此应有助于演示者进一步删节PPT数据。

一页一主题，条列式说明让PPT更清晰

一页PPT最好只说明一个小主题，无法归类在同一主题类别的信息，就不要放在同一页面上。

·内容一页也以5个条列句为宜，过多不仅显得拥挤，信息量也会超过听众负荷；

·图表一页则以一张图表为限，两张以上的图表并存于一页，很容易造成听众混淆。

决定视觉风格、版面配置与色彩运用：一致性＋色彩学，做出有质感的PPT

好的PPT版面设计，绝非一味追求声光夺目，必须先确认PPT目的，然后在视觉风格、版面配置、色彩运用这3个设计关键元素上，针对需求凸显重点、统一调性，才能真正为PPT加分。

视觉风格一致：考虑对方需求，追求整体协调

风格绝对不是依据自身喜好，需要根据不同的场景，《第一次简报就上手》强调：

企业对外进行提案或宣传产品，PPT风格的拟定就必须配合“企业或产业形象”，例如金融、制造等产业，适合较严肃稳重的风格，颜色以冷色调为主；

大众传播、百货服务等产业，则可强调创意与流行，让风格活泼。

企业内部的PPT，则应以“主题”作为选择标准，例如经营管理、教育训练等议题，适合沉稳的PPT风格；

活动宣传、心得分享等PPT，就可以轻松一点。

版面配置美观：划分区块，图文配比均衡

好的版面配置一定要顾及以下3个要点：

1. 版面要均衡：PPT版面上不能有空洞，否则看起来会显得头重脚轻。如果文字或图表的数量不足，可考虑贴上相关图片予以美化，使版面更丰富。

2. 重点要置中：最重要的内文与图表应放在版面正中央，不仅可让听众专注阅读PPT内容，版面也会显得较均衡。

3. 图文要对齐：将文字图表排列整齐，就能显得有条理，避免版面看来紊乱。

这里强调一个小技巧，就是在PPT上拉出参考线，将PPT背景划分为间距相同的几个区块，例如两等分、三等分、四等分、九宫格等等，如此在放置文字与图表时，就能轻松维持图文配置比例上的一致性。

色彩运用适当：选择配色系统，只用3种颜色

配色的基本标准：对比而又一体，相近而又不同。

《PPT演义》PPT美化的8个原则配色部分

一般而言，色彩可分为“暖色系”和“冷色系”两大族群。暖色系是指“偏向黄色”的颜色（例如橘色、红色、红棕色等等），在视觉上能带给人亲切活泼的感受，适合作为重点标示；冷色系是指“偏向蓝色”的颜色（例如绿色、蓝绿色、紫色等等），在视觉上可给人冷静专业的感觉，适合作为背景色。另外，如果PPT内容中已有许多图表，则可使用“中性色”（例如黑、灰、白），免得画面过于紊乱。

暖色系：以黄红两色为首的色系，冷色系：以蓝绿两色为首的色系，

1. 同色配色：只运用单一种颜色，不过颜色深浅不同，例如绿色搭配淡绿色和粉青色。这种配色法会产生舒服单纯的感受，并能强化主色的特质，是最简单、安全的配色法则。

以同一颜色进行深浅变化，是最安全的配色法。

2. 近似配色：先挑选某个颜色作为主色调，再选择左右两个近似的颜色做搭配，例如主色是红色，近似色就是橘红与紫红。此种搭配法比同色配色法更有变化，可增加视觉上的创意感。

组合几种近似颜色，可以带来变化感。

3. 互补配色：选择色彩学上的互补色作为PPT主要色调，例如红色的互补色为绿色。这种搭配非常活泼鲜明，适合讲求创意的PPT。不过若运用不当，反而会让显得刺眼，是较专业的一种配色法。

互补配色最为鲜明亮眼，但须小心使用以免过度刺激。

对比，辨认明晰增大冲击力

《演讲圣经》中提到，视觉设计元素固然有多种玩法，但一定要谨守“少即是多”的原则，选择固定的版面结构、一两种基本字形、一两种图表类型、两三种基本颜色，确保每一张PPT在视觉感受上都整体而一致，才能呈现商业PPT专业的质感。

精简文字，活用字体字型：避免长篇大论，让听众一看就懂

PPT是视觉的沟通工具，在设计上必须谨记“观众是‘看’PPT，而非‘读’PPT”的原则，所以在输入文字时，必须特别注意文字数量、字型字体、排列方式，让观众在第一时间内，一眼望去就能掌握PPT想要表达的内容。

条列重点：把握减法原则，精简文字4要诀

1. 一张PPT出现的文字应以一个段落为限，呈现重要的核心概念。

若是能够将庞杂的文字重新做整理，像做笔记、画重点般以条列句呈现，将更能帮助听众快速吸收重要信息。

2. 一张PPT的文字叙述应控制在6行之内，同时避免换行。

一般而言，条列式的说明事项若是在4行之内，可采用同时出现的方式呈现；但若超过4行，由于文字量过多，观众无法一眼掌握，便可设定动画效果，一次跳出一行条列句，让PPT的视觉焦点更集中。

3. 一张PPT的理想字数约为90字，上限为120字。

文字的视觉重点，通常落在标题、次标题上，而非标题下方的详细内容，因此一行文字最好能控制在15字内，避免冗长赘述。若以一张PPT6行文字，每行15字估算，则一张PPT的字数约90字。

4. 减少标点符号。

毫无标点符号、简洁清楚的条列句，是PPT文字的最佳表现方式。由于句号容易被混淆为没有对齐的项目符号，因此无论在中英文PPT中，通常不使用句号结尾。

选择字型：吸引目光，字型字体选用2要诀

1. 选择“注视度高”的字型。

由于商业PPT的场合通常较为正式，所以不建议使用花哨、活泼的字型（例如海报体、少女体）和“艺术效果”功能，同时也要避免在一页PPT中出现3种以上字型。

那到底用什么字体呢？

2. 依照观众距离决定字体大小。

PPT的字体大小，应依照演示者与观众之间的距离做调整，以最后一排观众能看清楚的大小为原则。至于不同层级的内容所采用的字体大小，通常介于24～40pt之间，依4pt依序递减最为恰当，例如标题采32～40pt、第一级内文采28～32pt、第二级内文采24～28pt等等。整份PPT每一页的标题与内文，最好都采用固定的字体大小。

3.突出字体，让重点更醒目