陆柒捌啰小分队-R3-小路

【R阅读原文】片段选自《搞定Ⅰ：无压工作的艺术》

确立事务的先后次序，也就意味着某些事情比其他事情更重要，但是这种重要性是针对什么而言的呢？在这里，我们说的重要性，是针对你的工作——你从自己或其他人那里接手的事务或任务——而言的。这时，我们就需要在你的思维过程中引入接下来的两个评估标准了，它们能够帮助你确认需要进行的工作。这里需要提醒各位，虽然本书的方法是立足于你的日常工作的，但是这里的“工作”却是更加广义的，它包含了你打算促成的任何事情，无论是职业的还是个人的。

对于当今的多数职业人士来说，每天的日常工作本身就已经成为一项艰苦的挑战。了解到这一点，将对我们创建一个高效的管理系统有所帮助。就像我在前面曾经解释过的那样，在一天的工作中，在任何时间点，你所进行的活动不外乎以下3种：

执行事先安排好的工作

处理突发事情

安排自己的工作

也许你正忙于处理行动清单上的事情，或者正在对付刚刚冒出来的新问题，或者正在处理着新接收的信息，以确定接下来的具体行动：要么立刻动手，要么列入清单稍后执行。

这本是一个基本常识。然而却有许多人对第二项活动纠缠不休——似乎对付出乎意料的事情更容易一些——而对其他两项置之不理。这种做法绝对是弊大于利。

【I原文讲解】

在大多数情况下，人们更倾向于处理意料之外的事情或者是紧急状态，而不愿意着手处理那些并不明了的工作，也很容易陷入“忙碌”和“紧张”的状态，特别是当办公邮箱以及大脑中堆积着大量尚未处理的问题。

在我们的生活和工作中，大多数事情都是不期而至的。

通常，他们都自然而然的成为当前最主要的事情。这对于某些行业人士来说是常态，因为他们的工作性质要求他们能够当机立断的处理那些突然冒出来的新工作和新问题。

比如，当老板突然出现并希望占用你几分钟时间的时候，你就必须予以关注。高级管理人员要求你处理某个紧急情况，这个任务就一下子凌驾于你的所有工作安排之上，成了头等大事。在执行大客户的订单时发现一个严重问题，你就不得不立刻着手处理这个问题。

如果你盲目的让自己忙于处理随时冒出的突发情况，结果就只能导致自己精神沮丧和焦虑不安。而人们却经常将压力和效率低，归罪于这些“意外的事情”。

此外，如果你只是把注意力放在突发事情上，而使代办清单长时间的遭受冷落，那么原本不紧急的事情，在经过一段时间之后，也会以紧急事情的形态重新找上门来。

所以采用四象限法可以有效规划自己的待办清单，它分为两个指标：重要性和紧急性。

第一象限是紧急而重要的事情，每一个人包括每一个企业都会分析判断那些紧急而重要的事情，并把它优先解决。

第四象限是既不紧急，又不重要的事情，有志向而且勤奋的人断然不会去做这一象限的事情。

第一象限和第四象限是相对立的，而且是壁垒分明的，很容易区分。

第二象限和第三象限最难以区分，第三象限对人们的欺骗性是最大的，它很紧急的事实造成了它很重要的假象，耗费了人们大量的时间。依据紧急与否是很难区分这两个象限，要区分它们就必须借助另一标准，看这件事是否重要。

确立事务的先后次序，也就意味着这些事情比其他事情更重要，但是这种重要性是针对什么而言的呢？在这里，我们说的重要性，是针对你的工作——你从自己或其他人那里接手的事物或任务。如果它重要就属于第二象限的内容；如果它不重要，就属于第三象限的内容。

【A1：（描述自己的相关经验）】

最近和朋友聊天，他向我抱怨：上周一上午10点26分，我正在办公室里，刚刚接听了一个电话，是一个顾客打来的，足足谈了半个小时，还做了长达3页的电话记录。半个小时后，还有一个员工会议需要参加，而同事又把6个电话留言放在了我的面前。两天后，我还要参加一个公司调考，还没有看书。早些时候，在大厅遇到主任，他告诉我，在今天下午3点去开会议，让我准备一下会上要讨论相关内容。

不得不说朋友的上周一真的是忙碌又盲目，他的时间不得不都拿来应付突如其来的事情，比如说：客户的电话、下午的会议、资料的准备。这些事情都属于四象限的第三象限。对于两天后的公司调考，完全没有时间去看书，自然成绩也就不讨好。

【A2：（以后我怎么应用）】

今天把这周天的待办清单按照四象限时间管理方法在APP上编辑出来，下图为第二象限事务：看《提问的威力》写2个便签。在日程描述上填写该事物属于第几象限，方便在每日回顾中看到自己完成的事务都是哪一个象限的。

当然也可以用高效TODO来制作自己的四象限，如下图（图片来源网络）来规划自己的重要事务。

【A1：（描述自己的相关经验）】

上周六上午约见了一个老乡在B地会面，从早上9点出门，本来预计聊一个半小时左右，后面分开时已经快中午了。下午是和朋友去A地体验一节英语课。因为B离家太远，已经来不及我赶回家吃中饭再返去A上课，所以我坐车去了A附近吃了午餐，吃完午餐是1点半，课程约在了2点半，然后我选择在一个饮品店等候朋友。原本那节英语体验课是45分钟，结果离开那个英语培训结构时已经下午5点半了。然后在A地附近找了个地方和朋友一起吃晚饭。吃完晚饭后，是晚上7点钟，朋友提出去看看广州塔附近的灯光秀，因为人特别的多，后面她又提议去琶洲酒吧一条街。晚上回到家已经是晚上10点半了。

整个周六的一天真的是过得特别的疲惫。时间真的是特别宝贵的，稍不留神，就飞走了，而且是多少钱都买不回来。首先和老乡的见面时间有点不太可控，不好先提出我有事得先走。和老乡会面、在饮品店的等待和英语老师闲聊、和朋友去琶洲逛街都属于第三象限的事情，只有原定规划好的45分钟的体验课程才是周六所计划想做的，属于第一象限的事情。

【A2：（以后我怎么应用）】

在时间充裕的情况下，特别是周六日，更需要把当天所要做的事项在周五晚上给用便利贴清楚的列出来并采用四象限法标记清楚。早上起来先首先安排今天第一时间必须完成的重要的事情。若是有快递电话打来，即使在家也不马上下楼拿，而是宁可多花1元的代收费，先寄存在小区的代收点，待出门时再顺手拿回来。至于一些不重要不紧急的事情，如关系一般的朋友约饭局或者看电影会尽量的不列入当日的事项清单。