前段时间受邀去到一家制造型企业培训Excel，在课前沟通的阶段，客户提出一个需求，希望在课程中能介绍一下如何在Excel中绘制流程图。虽然Excel是一个功能非常强大的数据分析工具，但它也不是一个万金油，不是所有的需求都适合用Excel来处理。

Office的每个组件都有其优势和劣势，我们只有选对了工具，才能事半功倍!

比如每页固定打印表头表尾的表格结构，在《原来我一直用错了工具，害的我白加了这样多年的班》一文中我们介绍过，这种类型的表格的绘制，最适合用的工具是Word的邮件合并。

而绘制组织结构图、流程图这两类图示是最适合用的工具就是Visio。Visio是Office软件系列中的负责绘制流程图和示意图的软件，是一款便于IT和商务人员就复杂信息、系统和流程进行可视化处理、分析和交流的软件。使用具有专业外观的Visio 图表，可以促进对系统和流程的了解，深入了解复杂信息并利用这些知识做出更好的业务决策。

如果是用Excel或PPT来绘制流程图，我们一定会画的崩溃的。比如下图所示的这个流程图的案例，是我在网上下载的一个PPT作品中的其中一页，这是取消组合前的效果：

这是取消组合后，我移动了线条位置后的效果：

可以看到所有的连接线都是一根直线一根竖线再加一根直线，一个个手工绘制和对齐的，可以想象当时画这个流程图的朋友有多么的痛苦。如果此时你手头上刚好有Visio，那么一切烦恼和痛苦都将烟消云散了。

1 手动绘制流程图

首先打开Visio，选择“基本流程图”，就会看到左侧有绘制流程图需要的形状。

接着从里面拖出“开始/结束”的形状到画布中，鼠标移到此图形上，上下左右各自出现箭头，单击可以增加新的形状，并且连接线自动生成。

如果你需要的形状不是这四个形状，你也可以从形状库中拖出新的形状，在形状上单击也可以自动生成连接线。

如果想要在中间插入新的形状，拖出形状放在两个图形之间，自动在两个图形之间插入了新的形状，连接线自动产生。

如果想单独修改图形的格式，不改连接线的，可以在“开始”-“选择”-“按类型选择”中，按图层选择“流程图”，就可以将所有流程图形一键选定进行修改了。

最重要的是，复制到PPT之后还可以编辑，只需要粘贴的时候，选择性粘贴为Visio对象，双击之后就可以修改了。

2 导入Excel数据自动绘制流程图

如果你已经有一个记录流程步骤的Excel表格，那操作就更简单了。只要使用数据可视化工具模板，就可以根据Excel 工作簿自动创建详细精美的 Visio 流程图。还支持 Visio 图表和 Excel 工作簿间的双向同步。

不仅可以通过编辑 Excel 中的数据并刷新 Visio 中的图表来创建流程图，还可以对 Visio 图表进行更改，然后更新图表中的 Excel 数据。

操作步骤如下：

1、按此结构记录流程步骤。

2、在Visio的模板库中选择数据可视化模板，如果是基本流程图就选择“基本流程图-数据可视化”，如果是跨职能流程图就选择“跨职能流程图-数据可视化”。

3、进入“从数据创建关系图”向导，在向导中选择Excel工作簿及数据范围。

4、按向导的步骤一步步完成之后，就自动生成了下图所示的跨职能流程图。

5、如果左侧泳道的位置和你要的顺序不一致，还可以上下拖拉来调整顺序。

6、如果Excel数据更新了，只需要点击“数据工具-刷新图表”，就可以自动更新流程图。

这是我调整了泳道位置和添加了一个新的步骤之后，一键刷新后的结果，超级简单！

以上就是本篇文章的全部内容，总结一下：

利用Visio快速绘制流程图

手动绘制：选择流程图模板，利用形状快速绘制，连线自动生成

自动绘制：在Excel中整理流程的步骤，再通过Visio数据可视化模板导入Excel，自动生成可刷新的流程图

Office的每个组件都有其优势和劣势，如果我们能善于利用各个组件的优势，效率一定会有大幅度的提升！