原创：七棱镜

 镜子物语：在繁忙混乱的工作中保持一种“禅定”状态，并非天方夜谭。

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忙乱让你总是心不在焉？

作为一个职场人，忙与乱，可以说是我们生活的常态。每天从走进办公室的那一刻起，我们就马上进入“战斗”状态。尽心竭力工作几小时后，仍然有一大堆没来得及回复的电话，没处理的邮件，没向上级汇报的事项，没整理的堆积如山文件，还会有随时而来的突发事项，把你手头的工作打断……

似乎永远干不完的工作，让我们越来越焦虑，甚至在任何地方、任何时间都表现得“心不在焉”。比如我，每天晚饭后半小时，是我跟儿子宝贵的散步时间，但我的脑子里依然盘旋着白天的各种事情，以至于儿子在旁边说了什么，我都没听见。

专业调查显示，紧张的工作节奏、多任务压力，以及无孔不入的信息，让我们的社会普遍存在一种焦虑情绪——人们会感到没来由的怅然若失，从而产生一种无法解脱、永不停息的紧张情绪。这种情绪严重影响了我们的工作状态，甚至让我们在生活中也无法放松下来。

有没有一种好方法，能够使我们既能轻松自如地完成工作，又能享受生活的乐趣，即使整日事务缠身，也能够时刻保持头脑清醒，气定神闲地控制和处理一切？

时间管理领域的专家们就此提出了诸多理论和方法，但多数理论在应用到实践中时，并不总是十分奏效。比如，被广泛认同的，由史蒂芬·柯维提出的“四象限法则”，把事情分为“重要且紧急、重要不紧急、不重要但紧急、不重要也不紧急”四类，告诫我们要优先做重要不紧急的事，少做不重要也不紧急的事。但现实生活中，当很多事情一起涌过来时，我们往往很难准确分辨出哪些更重要一些。

再者，即便我们把事情分了类，我们依旧无法集中注意力。比如，我正在写着一篇文案，心里却想着：下午的会议，我得先准备出一个汇报方案……

相对于“四象限法则”，世界知名时间管理大师戴维·艾伦提出的“GTD”时间管理法，就现实可行得多，可以真正拿来指导我们的工作和生活。

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一次只做、只想一件事，才是根治之道

戴维·艾伦指出，我们焦虑的根源，不是不知道该做什么，而是那些“未完成之事”之事对大脑造成的干扰。可能你没有意识到，你脑海里闪过的每一项任务，无论大小，都时时刻刻被你自身的无意识所紧密追随。“任何没有找到应有的位置和恰当存在方式的事务，都会盘踞在我们脑海中，成为悬而未决的问题。”

研究已经证明，你的大脑会不由自主地帮你记录所有的未尽事宜，但它不会主动给你准确的提醒，反而会给你希望思考的其他事项带来干扰，继而会降低你的工作效率。这就是为什么许多人的脑子里总是在接连不断地放电影，即便在有要事处理时也是一样的原因。

而根治之道，就是让自己心无杂念，安于当下，一次只做一件事，并只想这一件事情。

这种状态，可以用“心如止水”来形容。想象把一粒石子投入池塘，可能激起一片涟漪，一朵水花，但很快就归于平静。用庄子的话来说，就是“至人之用心若鉴，物来则现，物去不留。”

而一旦你达到这种状态，就能体会到轻松掌控一切的自由。就像日本著名禅师铃木俊隆所言：“如果你的大脑空空如也，总是处于一切就绪的状态，那么它就会向一切事情敞开大门。”

你一定会问，要达到这种状态，谈何容易？戴维·艾伦“GTD”时间管理法，就是要通过一系列简单可操作的方法，清空你的大脑，帮助你在任何必要的时候，都能过到高效和放松的境界。

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只需3步，掌控所有未尽事宜

戴维·凯克奇说：“焦虑是由缺乏控制、组织、准备和行动引起的。”通常情况下，你对一些事情总是念念不忘，这是因为你还没有明确地认定它们的预期结果是什么，你下一步的具体行动到底是什么，所以它们在你的大脑中属于“未归档”状态。只有当你对这些信息做了必要的决定，并且把它们寄存在一个安全可靠的地方，以便在需要行动时提醒你，你的大脑才会放松下来。

你可能会说，那我可以制定一个日程表。但实际上，日程表上每天的任务清单和那些简化的优先顺序代码，常常被老板的电话、各种即时信息和指令打断，那些无法正常进行的计划，反而会进一步加深我们的焦虑感。

相比而言，“GTD”时间管理法提出了更系统、实用、有效的解决方案。主要包括3大步骤：

第1步：将所有信息收入“工作篮”

你要养成这样一种习惯：对所有你想到的需要做、打算做的事，以及接触到的资料信息进行收集记录，统一放进你的“工作篮”。这个“工作篮”可以是纸质的本子，也可以是电子形式的文档等形式。怎么方便怎么来。但要记住两点：1、百分之百地收集一切“未竟之事”或者至少决定去做的事情。2、“工作篮”的形式要尽量少，如果你的周围贴满了各类便签，乱放着各种纸条、文档，那只会让你更加混乱。

第2步：整理、清空“工作篮”

至少每周清理一次“工作篮”。把里面的事项逐一拿出来进行整理。针对其中的每一件事，问问自己：“这是什么？需要采取行动吗？”

如果需要采取行动，就把此事归入“是（下一步行动）”的清单中，相反则归入“否”的清单中。

对于不需行动，也就是“否”中的事项，再进一步归为“垃圾”“将来或许做（备忘录）”“参考资料（在需要的时候看）”三个子清单。

对于需要行动的事项，进一步考虑：“下一步的行动是什么？何时进行？能在两分钟内完成吗？”

如果是两分钟内能完成的，就归入“立即执行”子清单；否则，归入“指派别人”和“延迟”子清单，而“延迟”中又可分为“按指定时间完成（日程表）”和“需要尽快完成的行动”两类。在每个子清单中写明具体的“下一步行动”。有确切时间的，按时间先后排序，没有确切时间的，比如“需要尽快完成的行动”，凭直觉排出先后顺序。

另外还有一类需要行动的事项，是需要多个步骤才能完成的，那么就纳入需要行动下的“项目计划”子清单。

这里有两点需要注意的地方：

1、从“工作篮”中取出的事项，一定不要再放回“工作篮”。不要对同一件事，做两次相同的思考。

2、制定“下一步行动”时，一定要写出明确具体、可实际操作的行动。比如：起草总结大会的具体议程；给主管打电话汇报活动预算问题。

第3步：选择行动，从排在最上面的一件事做起

当你做好了上述全部准备工作后，每一天，每个时刻选择做什么事，就变得非常简单。你只需要随时花上几秒钟的时间，查阅一下“下一步行动”中的几个子清单，看一看排在最上面的分别是什么事就行了。能在两分钟内完成的，就马上处理掉；把日程表中的事按顺序完成；有空闲时间时，看一看“需要尽快完成的行动”中，有哪些可以调整到“立即行动”或“日程表”中来。

“项目”子菜单，方便你随时查阅手头有什么项目，思考下一步行动。而考虑好的行动，就可以直接纳入“日程表”“委派他人”或“需要尽快完成的行动”中。

这里还有几点需要注意：1、对于清单系统里已完成的行动，要立即删除；2、要经常回顾一下清单系统，根据实际情况作出动态调整；3、遇到突发紧急任务时，要把手头没做完的工作及时归档到相应清单中，以便后期继续进行。

用心体会这个方法，你就能发现，只要一个人确信，所有待办事项都已经纳入这个“系统”中，那他就再也不用为可能遗漏什么事情而担心。“GTD”时间管理法的最大意义正在于此：不仅能让你的工作十分高效，还能帮助你在任何繁忙的状态下，都能专注当下，气定神闲。这套方法的实际效果已经被全球各大知名企业所验证，极大地改善了无数职场人士的工作和生活。如果你也正被困扰着，就来试一试吧。

七棱镜，资深媒体人，用碎片时间坚持写原创的上班族，热爱深度阅读，崇尚自我管理的文字控。专注提供自我管理/职场领域的有用干货文，帮你少走弯路，越变越好，实现人生幸福加速度。微信公众号|七棱镜，头条号|七棱镜2010

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