95%的人不知的word拼接法|让word跑快些系列

文 |@发愤的草莓

如果Boss让你把一些文档合成一份word文档 ，你会怎么做？

是一篇篇复制粘贴在一起吗？

还是利用插入选项卡里的“对象”？

其实，还有另一种方法，可能95%人都不知道 。

方法是：主控文档+子文档。

这么说有点抽象，还是直接上图上文吧。

一、举个例子让你明明白白我的心

下面还是以幸福成长沙龙的“拆书战队”第1季战果为例。

话说2015年7月份时，我倒腾了一个拆书战队的线上活动，每周战队群小伙伴每人贡献一篇600字的拆书笔记 。这份“战果”是在Word里制作的，每周少说都有几十页的数量级。

而目前，第1季活动结束，我想把第1季中9个星期的战果汇总成一份的话，又该怎么做呢？

如果利用主控文档+子文档法是这样的。

第一步：新建一个文件夹，先把全部要汇集在一起的文档复制过去。

第二步，在新建的文件夹里，建立一个空白文档，这个文档就是我要汇集各个星期拆书战果的平台。在这个方法中，这个空白文档就叫“主控文档”。

因为我有格式上的规划，所以我已经按照给word打“底妆”的方法，给它先打好底妆（具体怎么做，请看我之前的文章《请给你的word打“底妆’》），把这个文档先命名好。

第三步：选择视图选项卡中的大纲视图，这时候你会发现word功能区会有变化，如果你以前从来没有用过word的大纲视图，你可能都不知道（如下图）。

第四步：在大纲视图界面下的word功能区，点击“显示文档”，其右方又会伸展出新的按钮（是不是很神奇！），其中有一个“插入”，用鼠标点击它。

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第五步：在弹出的对话框中，依次选择你要插入的文档，一次只能插入一个。按照要插入的先后顺序选择即可。

这些被插入的文档，在这个方法中被称为“子文档”。

第六步：
基本上前面5步就算完成了，如果要再完美一点，就插入页码和目录。

于是拆书战队第1季的战果就汇总完毕了。

咦，看起来了一篇篇复制粘贴的方法也差不多呀。
有什么不同呢？

二、这种方法到底好在哪里

因为主控文档和子文档是什么，在上面第一点已经说明了，这里就直接上术语了。

大家先把上面看清楚，理清概念了，再从这里往下看。

1.用主控文档将子文档统一成一种格式

如果你的子文档是由不同人完成的，并且又没有事先给他们打好招呼用什么格式的话，那么，直接用复制和粘贴的土办法，合在一起是什么效果，可想而知。

而利用主控文档，能轻松地把所有子文档的格式都框住，统一成主控文档要求的格式。

特别是，如果你的主控文档能按照我之前介绍的给word打“底妆”的方法那样设置好，再运用快捷键把段落样式规范好，那统一格式的速度将是迅雷不及掩耳之势。

太方便有木有？

2.在主控文档修改的同时，子文档自动更新

当你在整理主控文档时，发现有个错别字，立马修改了，那子文档的还用不用去再修改呢？

不用了，因为子文档跟着主控文档一起更新了，让你省事省力。

3. 子文档修改时，主控文档的内容也会修改

同样的，当子文档修改时，只要位置和文档名不变，主控文档就会读取到它的变化，同步更新。

这样有什么好处呢？

假如我们每个月都要负责收取销售部，人事部，广告部等部门交上来的小结材料，老板要求把收下来的材料整合在一起打印出来。

你就可利用主控文档+子文档的方法整合了一份，其中各部门的小结就是子文档。然后，下个月你就要学会偷懒才好喔。

怎么偷懒，我教你。

把收上来各部门文档和之前的子文档以一一对应的形式，取同样的名称，直接覆盖掉（备份的事请自己做好）。

然后再打开主控文档，它们已经按照主控文档的格式呈现完事的一份好在那里了。效率可不是一般的高。

4.主控文档收放自如

我介绍的这种方法，主控文档实质上只是一个链接的集合地，它只是负责把你交给他的文档内容读取在一起（题外话：所以它的打开速度也相对比较快）。

只要你在大纲视图中把“展开子文档”的取消，就会发现那些子文档在页面上是以链接是形式出现的。

而当你展开子文档，你就可以利用文档结构图，把各个子文档的所有层次尽收眼底。

未展开子文档前的主控文档 

三、还有三点需要友情提醒

这里还有三小点提醒 ，希望能让大家少走弯路。

1. 请先做好备份

利用这种方法汇总文档前，请你先将子文档备个份，存多一份总是有好处。

因为主控文档修改进会牵扯到子文档，在你第一次使用这种新潮的方法时，经验尚缺的情况下，最好保险起见。

2. 最好同个类型

我的实践感受是，如果主控文档和子文档都是2007版word制作的，一般没什么问题。

如果主控文档是2007版，子文档却是2003版，有时候就会有这样那样的毛病。
为了少点麻烦事，还是统一成2007版的吧。

3.不要随意挪动

因为主控文档记录的是子文档的路径，所以不要随意挪动子文档的位置。

如果你的主控文档要给别人，那你得把子文档在内的整个文档夹拷过去。

还有另一种解决之道。

就是把主控文档“展开子文档” 后，全文复制粘贴到一个新的文档中，这样，子文档就不需要一齐给别人啦。

这个方法，你懂了吗？

赶紧动手试一下，以后要写书或者写什么长文就方便多了。