挑选和购买办公软件

上周小道消息发了篇貌似软文，标题叫《放弃传统办公软件》。当前语境下，「传统」基本上是带有贬义意味的，尤其在商业环境中。很显然不会有公司或者团队出来说，我们是一个活在传统里的团队，都会说自己紧跟着变化，拥抱了互联网。这似乎是暂时缓解焦虑的止疼药。

文章里面点名了几款软件，我自己和我的团队都不用。有些「工具用起来，对员工简直是一场噩梦，慢慢消耗你的对工作的热情」，深有同感。

说一个我们团队的例子。

之前我们是用印象笔记管理信息和知识的。团队里大多数人之前并没用过，所以花了点时间，大家很快也就适应了。后来我们有了在美国的团队，就开始有问题了。印象笔记和Evernote国际版是不互通的，是按照两个独立产品的方式在运营。所以，中国团队的信息没有办法共享给美国团队，除非他们也注册印象笔记。那意味着除了他们自己的Evernote以外，他们还得注册一种印象笔记的账号。即使这样也还不行，因为印象笔记竟然没有英文页面。这个没办法了。

正好公司新买了Office 365的服务，本来是为邮件服务买的，不过捆绑销售，别的也就都买了。其中有OneNote，在当时的情况下，用OneNote替代印象笔记来管理知识信息似乎就成了自然而然的选择。

一段时间过去了，现在的情况是，团队使用OneNote的频率非常低。除了我自己和负责知识库的同事外，我没有听到过任何人其他人说：「我把xxx放在OneNote里了」。

实际上，OneNote做得并不算很差，去知乎上搜一下，你就会发现还是有不少人是在用它做自己的知识管理系统的。我曾经用过两三年，到现在，里面还有不少当时工作的一些记录，和整理出来的知识。现在已经很少翻看。

但OneNote太重。这个身量的确让它富含更多功能，比如下面这样，非常灵活的笔记书写方式，是印象笔记做不了的。所以我毫不怀疑对于一些信息记录方式和灵活度是刚需的团队来说，印象笔记完全无法满足他们的需求，如果仅在这两者当中选，他们应该用OneNote。

OneNote可以灵活定义内容位置

但对于我们团队（和大多数别的团队）来说，印象笔记足够了，OneNote多出的重量对上面的团队是肌肉，而对我们是脂肪。最基本的文本编辑方式就足够了。印象笔记轻巧地刚好做到这一点，所以虽然它表格功能很差，也就忍了。

轻能带来什么？你可以让它在你的电脑上一直处于被打开的状态，需要的时候信手拈来，不需要的时候也不需要关闭。哪怕在里面放上的笔记总数是OneNote的数十倍，还是可以响应迅速，从不拖沓。轻飘飘的内容总是可以迅速被同步。当你有信息想共享给外部的时候，你也不用担心它会复杂得让他人无所适从。

对我自己，当脑子有个想法，当得到一个信息，当我觉得它们可记可不记的时候，如果用印象笔记我会记，如果用OneNote我通常就不会了。OneNote的重量，让使用者的第一个动作——打开它，都变得充满压力。

最终，能想见的情况是，团队里用它的人会越来越少，于是里面有价值的信息会越来越少，也就越来越少的人会到它里面去找信息。这个衰减循环的最后一环是，会往里放入信息的人会进一步减少。

信息和知识因此丢失掉了。但工作还是会照常开展，并不会因为少用了一两个工具而停滞。但在无数的沟通都在承受隐形的损害，滋生出反复的信息寻找、确认、提供，以及多余环节带来的沟通错误的概率上升，以及一切后续错误的发生。然后，就是在一开头引用的那样，「慢慢消耗你的工作热情」。

这只是一个很小的例子。实际更为复杂，影响更大。作为一个团队的管理者，对于软件工具对团队工作的影响应该有足够的意识。也应该对更好的工具、更好的协作方式[1]给予一些关注。应该花钱给团队提供最好的工具。

如果一个工具，团队可以自己开发，也可从第三方购买服务，那么从第三方购买；同一类工具，如果市场上既有免费版也有付费版，那么买付费版；如果有国外公司做的和国内公司做的，那请慎重选择，国外团队的东西通常会更好，但访问速度会很成问题。

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[1] 好的工具通常蕴含着好的工作理念。好的工具通常会优化团队的协作方式。