3.GTD工作法：无压工作的艺术
又是新的一周，在前两周我分别写了《自证预言》和《精力管理》这两个主题。万丈高楼平地起，有些思维是底层的地基，比如一些处世心法，比一个充沛的精力在这个时代的重要性。
同时，面对这个时代给我们的考验，除了宏观的应对心法需要学习，也有一些微观的操作手感需要练习。
在过去几年里，所有人的时间都不够用，尤其是当你身处一个重要职位，每天面临的事情大大小小都在考验着你的神经承受能力。
幸运的是，在这个时代关于工作效能提升和个人事务管理，相关的书和理论体系也非常多。我大概列一下这几年我读过的一些：
- 《高效能人士的七个习惯》这是一套教科书级的个人效能管理指南，一共七个步骤的效能环指导你从个人领域到公众领域如何获得最终成效的心法和训练方法。
- 《精要主义》《要事第一》《最重要的事情只有一件》这几本书只讲了一个道理，就是你应该如何分清楚哪些才是最重要的事情。我们的一生经常奔波在一些不太重要的琐事中，而忽略了那些真正重要的事情。理想状态下，那些最重要的事情应该最先被处理，而不是紧急的事情。因为总是去处理最重要的事情，基本就不会有什么紧急的事情，因为在它发生之前就已经被处理了。我可能以后也会花一周来写这个主题。
- 《GTD工作法》这是我今天要写的主题，和第二条好像是对立的，这套东西可以教你怎么一天处理一百个杂乱的事情。我们的生活中确实太多这样的事情了，如果不是身居高位，只需要考虑最重要的事情。那就先学会怎么理清这些生活和工作中杂乱的事情吧。
这周选择这个主题，其实也是对我自身在这几年的践行过程做一个系统的梳理。
在人生刚踏入社会的那一两年时间里，这套工作方法让我面对生活工作中接踵而至的无数挑战，成功做到了心里不慌。
我依稀记得在工作中刚开始挑大梁的时候，每天都感觉到哪里有问题。不是觉得办公环境压抑，就是觉得人际沟通太复杂。
后来才知道这只是面对压力的本能心理反应，寻求归因。值得庆幸的是，我比较幸运，总能找到解决问题的方法。
（1）那些悬而未决的事情
在这套工作方法里面，我们的生活和工作是不用分开的。因为这个时代的特殊性，工作和生活不再有清晰的界限。我们大部分人都面对是知识类的工作，而不是机械化的工作。所以你无论怎么样也做不到，下班就和你的工作摆脱关系。
上周有一些小篇幅的内容里我提到了待办事项清单这个东西。而在这套工作方法里，我们拥有的不是一个清单，而是 N 个清单。具体要看你的项目和情景都划分了哪些维度，正常情况下，通过项目和情景筛选出来的至少在20个清单以上。那么这些清单主要用来干什么呢？答案是：用来罗列那些悬而未决的事情。
比如说，你每天打开邮箱，看到的几十封未读邮件，这就是一个清单。这些都是没有完成的事情，你需要一个一个去处理。而更多的是那些需要做，但是还没来得及做的事情，可是这些事情并没有邮件列表这样的清单。
这些事情可能是：
- 某个项目中需要过会的几个产品方案；
- 某个阶段的工作汇报内容；
- 近期快要到期的几个应收款；
- 昨天看了一本书得到启发，准备设计一套新的市场方案；
- 或者是这个月底需要你负责的一个团建活动组织事宜；
- 甚至是你一直心心念念去的西藏，时不时还会翻出之前收藏的游记看一下；
- 以及你上个月就安排好的和那个最重要的人一起吃晚饭。
- 等等等等……
这些事情并没有什么顺序，也没有什么联系，甚至有些事情都没什么用，过两天就忘了。
但这些事情都有一个共同点，就是它们会随时跳出来干扰你做当前的事情。
或者说，当你处在这些未经处理的信息洪流当中，你会身不由己的迷失在这波浪潮中。
我想你一定体会过这种感受，当你正襟危坐准备开始一整天忙碌工作的时候，发现不知道从哪里下手了。
这个时候你想起来好像昨天的一个客户邮件还没回。反正感觉花不了多少时间，于是你匆忙回了客户邮件。
然后你在邮件里看到一个英语培训机构的广告，正在招免费学员，你觉得机会不是每天都有，就点进去看了一会。
看着看着你想起来上周末开会的时候决定要做一个新项目，需要你来写方案，于是你把 word 打开，却没头绪。
这个时候刚好来了一个重要的客户，需要你接待一下，于是你就出去和客户聊天。聊完一看时间，马上要吃饭了，这点时间能做点啥呢，写方案连状态都进入不了。
于是你决定看几篇文章理理思路，打开订阅号，发现你感兴趣的一个科技媒体又写了几篇深度好文，你一篇一篇的看下去，这一刷就是一个午饭时间。
下午你怎么也想不起来上午做了什么，索性，直接去公司网站上看看最近有没有什么需要改进的东西。
这一看，你又想起来上周准备给技术部门的修改意见还没给他们，你可真是个马大哈，赶紧准备写。
这个时候你又发现，完了，早上本来是约好要和技术部的老大沟通的，现在过去找他不知道他忙不忙，真是“马不停蹄”的一天啊。
类似这样的一天，工作中实在太常见了。这些分布在不同时间、不同场景、不同项目中零散的事情，应该怎么去管理呢？
有没有一种智能系统像王健林的秘书一样， 安排好你每天的行程，让你一分钟都不耽误，一件事情都不错过呢？
答案是：你别要求这么高，就有。
（2）用GTD建立自己的"事务管理系统"
在你还没有牛逼到有秘书给你安排行程前，你需要一套自己的管理方法。这就是我今天说的 GTD 流程。英文全名是：Getting、Things、Done。
这个流程包含5个步骤，分别是：收集、处理、组织、回顾、执行。
GTD 的核心理念是清空你的大脑，让你一次只专注处理一件事情。并且这套系统的最大作用在于让你在合适的时间以及合适的场景下，做合适的事情。
我把这个系统的5个环节，以及前期要做的一些准备，分为6天来分别深入探讨。
1.开始前的准备：
确定你要划分的时间、空间、和项目。
在我现在的系统里，时间维度主要包含：
- 今日待办
- 明日待办
- 日程表（固定时间要做的事情）
- 下一步行动（随时可以做的事情）
- 等待清单（授权或委托给别人做的）
- 将来/也许（一些对未来的设想，但不确定要不要做的）
时间维度比较固定，就这么几个。空间维度就比较多了，这个维度也叫场景维度，取决于你所要做的事情分散在什么场景下，典型的我举几个例子。
- 在办公室时
- 在家里时
- 外出时
- 开会时
- 用电脑时
- 休息时
- 定期回顾时
项目维度，这个也是因人而异。典型的我们可以把工作、生活、学习中，需要一个周期完成的较为大型的任务，设置为项目。
- 新开产品MVP开发
- 人事管理制度体系
- 考过财务管理课程
等等其他你需要完成的一个较为长期的任务。
除了这些以外，你还需要一个资料库，可能是一些存储空间，也可能是文件夹，以及一个符合 GTD 流程的任务管理软件。这些我在明天的文章里详细列举。
2.收集阶段：
创建一个"收集箱"，把所有未尽事宜，所有想法和待办事项扔进去。
这一步是第一步，一定要养成习惯，把所有在你脑子里冒出来的想法、事项、都扔进去。
这一步不需要想怎么做，也不需要想要不要做，把那些想法原封不动的记录下来就行。
3.处理阶段：
这一步在于集中清空你的“收集箱”，需要思考各类事务的区别和相应的处理方式。
找一个单独的时间，每天固定时间处理最好。从收集箱第一个开始，挨个处理，不要在里面挑，一次处理一个，处理完了之后永远不要再放回来，不然这步的目的就没达到。下面是处理那些信息时的基本问句。
先问自己能不能不做？我的原则是，能不做就不做，很多事情就是因为没考虑清楚这个才浪费了时间。这条信息需要行动吗？不能行动的信息可能是参考资料。这件事情需要达成什么结果？如果达成最终结果不止一步，那就需要一个计划。下一步行动是什么？这是最高频的问句，每一件事情你都要问下一步行动是什么。是否2分钟就能搞定？2分钟能搞定的马上搞定，不要再安排进日程了。你是不是这个任务的最佳人选？如果不是，授权或者委托别人去做。
4.组织阶段：
这个阶段就是系统的核心，将那些经过处理的信息和事项安排进你的系统相应的清单里。
在上一步我们把信息经过一些问句，做了第一次处理。
而对于那些已经得出结论的处理结果，在这一步需要安排进我们的系统里面。
如果收集箱里的一个信息是不能行动的，那么它可能是一个参考资料，需要放进你的资料库里。也可能是一个未来的想法，需要安排进【将来/也许】这个清单里，定期回顾。又或者是一些没用的想法，直接丢掉即可。
如果是需要多个步骤才能完成的，那么你可能需要创建一个【项目】，来单独管理这个任务的清单。
如果是需要指定时间完成的，你需要安排进【日程表】。什么时间处理都可以的任务，就可以放在下一步行动的清单里，随时有时间就来这里取用。
如果这个任务你可以授权别人去完成，那么你在授权之后，把这个任务放在【等待】清单里，定期跟进即可。
最后你还需要一些“文件夹、脑图、储存空间”等工具来组织你已经处理过的任务。目的是为了在相应的时间和相应的空间，这些系统能帮你把当下最合适的事情给列出来。
5.回顾阶段：
根据各类清单的区别，定期回顾所有清单上的内容，确认各个时间点和空间下可做的事情，将那些还不断冒出来的想法赶出你的大脑。
这一步重点在于"定期回顾"
- 每天你都要回顾你的日程表、下一步行动、等待清单。
- 每周你需要回顾你的各个项目列表，回顾资料库的内容结构，以及"将来/也许"清单。
- 偶尔你需要回顾一下自己的使命、愿景等高维度的东西。
然后就是行动阶段了。
6.执行阶段：
在前面四个阶段的基础上，结合实际情况去行动。
首先，根据你的场景去决定做什么，比如外出时，筛选出所有外出的事宜。
然后，根据有多少时间来来决定做什么，早上就剩半小时了，你非得坐下来写方案，就不合适。
再然后，根据有多少精力去决定做什么，把最好的时间留给最重要的事情，还是这么个简单的原则。
最后，根据重要性决定做什么，优先去做那些重要的事情，因为有些事情做了之后，其他一些琐事可能就自然没有了。
那么，明天见。
GTD流程图
