Day05： 效率清单 | 忙而不忘！轻松做事，更快更好不费脑
在不确定的时代，找到你的确定；在快速变化的时代，拥抱你的改变。
你好，我是陈华伟。
在之前的课程中，我们把遇到的任务分成了两大块：20%关键任务和80%常规任务。
一个项目成功与否关键在于那关键的20%任务，因此我们要用3 things 每周三件事的方式，用80%的精力专注投入在那20%关键任务上。
就像苹果公司的广告词里说的：我们用绝大多数的时间，只做一两件真正重要的事情。
但是苹果真的只做一两件事情，别的事情都撒手不做了吗？
不！他们不仅别的事情也做，而且做得还更多、更快、更好。
也只有少花精力就能把这些常规任务高效完成，我们才能真正用精力投入在20%关键任务上。这两者是相辅相成，互相影响的。
对于这些80%常规任务，我们用一页纸的任务管理系统，让自己「忙而不乱」。
今天我们要更进一步谈的是如何让这些80%常规任务做起来更有效率，让我们更有精力全力投入到关键任务上。
1. SOP
在工业时代，亨利·福特发明了流水线，让汽车生产的每个操作步骤都是分工明确的。
每个操作流程的质检标准也是确定的，各个流程紧密结合，整个流水线下来，原材料就变成了质量过硬的标准化的汽车，极大提升了体力劳动的效率。
在知识经济时代，大家都是知识工作者。但是，绝大部分的工作，仍然是非创造性的，事务性的常规任务。
对于这些基本可以不动脑的常规任务，我们是不是也有自己搭建的「流水线」呢？
今天我要介绍给你的，就是我们个人处理常规任务的流水线SOP。
SOP，全称叫「standard operating procedure」，就是「标准工作流程」。
SOP就是我们自己搭建的流水线，是对福特流水线的升级。
首先通过工作流程的梳理，把任务拆分成小任务，在对每个任务、步骤的经验总结成文档或者说明书，整个下来就是一个步骤清晰「Step by step」的指导手册。
每个步骤需要做什么？
要用到什么资料？
需要和什么人对接？
做的时候需要注意什么？
需要做到什么品质？
需要给下一个步骤交付什么成果？
这些都需要详细说明（可以考虑用5W2H辅助梳理，关于5W2H的内容，请参见课后补充阅读资料）。
这样一来，我们就可以「把脑力劳动干成体力劳动」，做这些常规的非创造性工作的时候，就完全可以不动脑子，按部就班地去做就好了。
不仅不会犯错，干得又快又好，而且每次做完之后，可以复盘SOP，改进优化「流水线」的生产流程，让经验可积累，可以不断迭代。
像中国的传统工艺等，很多东西非常非常好，但是，经常出现一种情况：失传。
为什么失传？因为它都是靠口口相传，靠人与人之间多年当学徒的经验传递，而不是马上变成一个科学化流程，变成一个可迭代的知识体系。
这种口口相传，往往会有偏差。都是类似做菜时候「加盐少许」这样凭着感觉、凭着记忆的传承，导致下一代人不能更好地继承前人的经验教训，并且在前人基础上精进，反而可能会一代不如一代。
当你把它变成SOP之后，把它变成流程之后，你做任何事情只做一遍，第二遍就不用重复去动脑子，不用做什么事情都是从头开始，效果反而更好。
❶ 解决方案
实例：四大印刷年报的流程
我为什么这么重视SOP呢？
这来自于一个真实的、惨痛的事件。
在我刚进四大做审计的时候，作为新人，在常规审计任务之外会被分配一些杂活。
有一天，一个同事甩给我一个word文档，要我印5份年度财务报告寄给客户。
我当时整个人是蒙的。
怎么印？去哪里印？找什么人？印刷有什么要求？需要几号字？什么格式？
我全部不清楚。
我问派活给我的人这些细节，她只是告诉我，1年过去了她也不记得了。
只记得印年报各种细节要求很多，去年折腾的她够呛，非常痛苦，只记得一个细节了，就是要带一个「小贴纸」，去25层印刷室。然后就同情地看看我，就走了。
整件事情，由于缺乏流程规范，我那半天就是楼上楼下跑，每个环节都有不同的要求，虽然事情做完了，但是非常痛苦，而且浪费很多时间，没有必要浪费的时间。
报告印完之后，松了一口气。我做的第一件事情，就是在笔记里梳理了一个标准流程，变成了一个印刷年报的指南。
你可以看一下文稿中的图片。
第一步，去25层印刷室印刷，那个东西不叫「小贴纸」，叫「防伪标识码」，你需要带的材料是：
一份word年报，而且有格式要求，审计第一页不要页码，第二页有页码，字体不一样，得用Gorgeia字体；
防伪标识码得找创建数据库的人要；
印刷前，文件准备妥当，得找经理在控制表上签字。
第二步，印刷完成后盖公司和审计师印章。
到17层，男卫生间拐角处，找一个叫Grace D. Li的人去盖章；
你要拿的东西有这些，一二三四，列出来。
第三步，扫描留档。
要求彩色扫描，PDF发送给经理。
第四步，寄出给客户。
记得贴上3M便利贴，告诉客户在哪里签字；
再附上客户寄回的地址和收件人。
等等等等，印刷年报这个工作就像汽车流水线类似，需要一系列负责的工序、步骤才能完成。
而如果这些复杂的步骤用脑袋记忆是不可靠的，更不用说一年之后我们还记得多少。
并且这些细节的程序根本也不应该用脑子去记，我们的大脑应该用于更有创造性的工作，这些机械的工作应该交给SOP去完成。
当我有了这套SOP之后，即使第二年还让我负责这个工作，我也不怕了，只要拿出这个SOP，之后按部就班地去做就好了。
而且一点也不费脑子，把脑力活动干成体力活动，而且效率高，还不会丢三落四的，让努力可以积累。
并且，不光我自己方便，如果有别的新人负责从零开始印刷报告了，来请教我去年是怎么弄的。
我不用花费我一点时间去向他解释这些细节，不用手把手地一个个地教，只要甩出这份SOP文档，别人就欠我一顿饭了，哈哈！
这样我就是应用了「时间杠杆」，虽然我整理这个SOP花了额外的时间，但是这个时间可以节省我以后的时间，也能够节省别人的时间。
一份时间投入获得了多份时间的回报，这才是真正的高效率，才是真正的节省时间。
有了这个SOP，印刷年报的活变成任何人都可以干的，实习生也可以干得很好；而且他们还可以在这份SOP上不断迭代，优化改善流程，更加方便后面的人。
如果再结合现在极大提升效率的移动互联网工具，做成一个表单或页面，用二维码形式贴在印刷室门口，这就能干净利落地解决一个大难题。
❷ 去健身房
从此，我的电脑上，有一个文件夹，名字就叫「SOP | 一切都是套路」。
这个文件夹里面，有我做过的基本所有常规任务的SOP，包括：
● 给宝宝办理护照的SOP
● 公司纳税申报的SOP
● 举办一次线下活动的SOP
● 做一次线上直播课的SOP
● 更换苹果手机时，注销账户，转移资料的一个SOP
● ……
每次我换手机的时候，都要解绑你的苹果账户，备份资料，再转移资料到新手机，最后清除旧手机数据。如果漏掉一步，把存有自己资料的手机卖了二手，后悔时就来不及了。
但是这些事情，不需要你动脑子，一个SOP，时间花的更少，效果更好。
甚至在生活中，去健身房锻炼，都需要SOP加成。
以跑步为例，单单是去跑步之前都有很多杂事，需要琢磨的事情包括：
穿什么衣服，穿什么跑鞋，去健身房跑步的话带哪些东西，包括拖鞋，浴巾，洗发水沐浴露，带手机和耳机，准备好音乐，带储物柜的密码锁，带什么饮料。
如果你建立一个SOP，专门准备一个运动包，事情就很简单：
专门的健身房用运动包里，放上专门准备的一套健身用品，包括毛巾、耳机、一把锁、零钱、拖鞋、健身卡、小区门卡、额外的一套家门钥匙；
在衣柜固定的地方，放上一套专门在健身房穿的跑步短裤和T恤，专门准备一套小瓶装的洗发水沐浴露等用品，装在一个小的旅行收纳包里。
所以，我每次去跑步前，根本就不用思考，直接去卫生间拿起洗浴包，到衣柜拿起运动服，放进运动包，拎起来就走。
设想一下，如果没有这个SOP，去了健身房，发现没带拖鞋，有多烦人，或者光收拾就花十分钟甚至更多，还没准备好，跑步的兴致就没了。
这种SOP的本质，就是流程化、模块化，比检查清单Checklist更有效更全面。
2. SOP是打造生产力流水线的基础
知识工作者是离不开团队协作的。
打个比方，团队协作就像是建立生产力流水线，而SOP，就是生产力流水线的基础。
为什么我们能够把我们绝大部分的精力用来只做一两件关键的事情？
是因为我们绝大部分常规任务，我们用SOP，不动脑子，但是又快又好。这样我们才可能把精力投入到那些真正重要的关键任务上。
什么叫职业素养，其实就是不重复犯错，做事情的经验有积累，效果上有迭代有改进。
第一次哪怕你做错了，哪怕遇到很多不完善的地方，但是在下一次能够做得更好、用时更短，而且这个经验还可以传承给别人的。
所以，我们的SOP，是在团队内部共享，大家一起整理SOP，一起用SOP更高效、更高质量完成工作，也一起迭代SOP。
SOP，就是流水线的基础。
将我们80%任务标准化、流程化了，把这些任务的经验变成了一个文档，这样的话，我今天我做了，我花半个小时，下一次别人来做的话，按照我这个文档可能只花十分钟就搞定，而且别人还会在上面进行迭代。
生产力流水线怎么打造？
你从流水线主人的视角出发，把这些事情当成自己的事情，只要是你的事情，你就梳理出SOP来；
等你来个助理，你可以把这些事情直接给他了，助理又来了助理，这样就永远能够关注到最重要的事情，不断的将这些任务分配给别人。
这样，你会发现，你有一个流水线了，而不是永远被别人召唤，离了你都不行。
你的能力再强，但是，千万不能离了你不行。
如果一个公司，创始人生病躺床上，公司立刻不运转了，说明这个项目的管理方式存在非常严重的问题。
因为这种情况导致公司失败的例子不胜枚举，例如王安电脑的创始人王安重病之后，公司立刻走向衰败；
锤子科技的罗永浩生病时仍然得在公司办公室躺在行军床上指导工作，这时候，都是公司管理存在严重问题。
人的创造力是我们把事情做成的基础，但是，公司管理和自我管理，都不能完全依赖人本身，而是要靠制度建设。
不论是家庭团队还是工作团队，我们希望的结果是一群人通力合作，每个人把自己的环节做得特别高效，合在一起，成为一架效率机器。
有句话说「少一些套路，多一些真诚」。在自我管理上，多一些SOP这样套路，才是对自己时间、生命的真诚。
今日总结
最后，我给你总结一下今天的内容。
要像苹果那样，用绝大多数时间，只做一两件重要的事情。
那样的话，我们的精力分配就得有侧重，用80%的时间和精力去死磕关键的三件事，用20%的时间和精力把80%的常规任务高效地完成。
SOP就是我们高效搞定琐碎低价值任务的方法。
凡是工作，必留下记录整理的文档。
这样，我们就能进一步外包或授权，建立自己的生产力流水线，把自己的精力，集中在重要不紧急的关键任务上。
【最小行动】
知道很多道理，却仍然过不好这一生，因为，道理光知道没有用，关键要做到。
这节课的下一步最小行动是：
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补充阅读资料：
