写作笔记（50）‖机关通用公文写作之专题性、大型会议的纪要

整理/朱朱哥弟

一、会议纪要

含义及功用：会议纪要，是“适用于记载、传达会议情况和议定事项”的公文文体。

性质：会议纪要是把会议整个情况和结果简要地记下整理成文以发布出去的一种会议性公文。纪要的性质由会议的性质决定：一种是决定性纪要，实际是决策，要求下级贯彻；一种是协议性纪要，要求协议或有关方面共同遵守，或者交流经验、讨论工作，或者是立此存照的。

二、主要类型及其一般格式和写法

（一）一种是例会、办公会议的纪要

这是机关研究日常工作和日常事务的会议。一般有固定的时间，有相对固定的出席者。如处务会、局长办公会等等，这类会议纪要有时可在机关版头下以正式公文形式发布。

大体格式如下：

（二）专题性、大型会议的纪要

1、标题：一种是简括标明决议的问题，这种也可以加副题写明什么单位什么性质的会议纪要。《关于研究黑龙江省三江平原农业开发问题的会议纪要》；另一种是严肃朴实地写下何种会议纪要，让人一目了然，如《乌鲁木齐基地管理处与新疆物探处工作座谈会纪要》等，标题下面注明日期。

2、正文：开头，写基本情况。即开会的动因，依据什么指示或实际情况，目的是解决什么问题；时间、地点，会议全称，与会范围及主要负责人，来了什么领导人有什么指示、讲话；会议的基本议程和主要活动，会议结果及对它的评价。

主体，写会议的主要精神。对过去工作的评述和会议讨论的工作的意义；今后工作的指导思想和原则精神；工作要求和具体措施。

结尾：一般是发出号召，鼓舞人心、展望未来的。有的可以不写。

整个会议纪要的口吻，用“会议”作主语，即“会议认为”，“会议强调”，“会议听取了”，“会议讨论了”，“会议决定”，“会议指出”······

3、文尾：除公开发布外，作为文件发布或上送下达，要按公文要求或前加发布件如“通知”，注明主送、抄送、发送的范围。会议纪要不用印章。

三、怎样写好会议纪要

（一）要解决好突出会议重点和涉及的有关问题的关系

一个会议主要解决的问题，就是会议的中心。“纪要”要突出这个中心，与会议议题较远而又很有价值的材料和意见，可以用其它形式（会议简报、专题报告）等向有关部门反映；有些问题，似乎不是会议中心，但却是解决问题的先决条件、有关事项，或是会议权限之内所涉及的，也要写进会议纪要。

（二）正确地集中会议的意见

记下取得一致的意见，又要重视少数人正确合理的意见。意见分歧很大，最后没有取得一致，就不要写；有些会议的纪要可以把不同的意见分别写进去。

（三）写作中要注意条理化和理论化

会议纪要要对会议上各种意见分析综合、加工整理、概括复述，其中要注意两个方面：一是条理化，就是以会议宗旨为中心，把会上讨论的意见分类、分层地加以整理、叙述，几个问题，每个问题几层意思，都要清清楚楚，可以分部分、加标题，分条条、列条目，以显豁清楚为目的。二要理论化，这是针对感性、直观而言，指采用会议上讨论的意见时，要保留它的理论性、说服力，不要只留下几句公文语词；一般意见，要进行一些理论概括和选择，不可有言必录。