用Excel分析数据之前需要对数据类型进行格式处理

在Excel中数据都有哪些类型呢？随便选择一个单元格，右击并选择【设置单元格格式】选项，在打开的对话框中可以看到有【常规】、【数值】、【货币】、【会计专用】等很多类型的单元格格式。

实际上，在Excel中只有两种数据类型，即数值型和字符型，通俗来说就是数字和文本，其他所有的单元格格式都是这两种类型的变体。

数值型数据

数值型数据，即以数字格式存储的数据。

该类数据可以进行计算，并且在Excel的单元格中默认为右对齐的显示方式。数字、百分数、分数、小数、货币、科学记数、日期和时间这些格式的数据都是数值型的数据，只是它们展示的形式不一样（有的在数字前加了货币符号，有的进行了科学记数）。我们不要被其外表迷惑，切记万变不离其宗，只要是可以进行计算的就是数值型数据。

那么，日期和时间怎么能算数值型数据呢？

“2022年3月17日”这明显看上去不是数字。在Excel的单元格里有一个公式=A1+1，得到的结果是“2022年3月18日”，17日加1变成了18日，可见日期是可以进行计算的。

其次，当输入日期的时候，单元格出现的不是日期，反而是一串如“43666”这样的数字。这是因为这个单元格被设置成了数值格式，所以当输入其他数值型数据的时候，它也只会显示成数值的格式。当把它转换为日期格式的时候，“43666”就又变成了“2022年3月17日”这种日期格式的数据。

由此可知，在Excel中日期是以数值格式来存储的，只是将其显示成了我们习惯看到的日期格式。所以结论就是，在Excel中日期和时间是一种数值型数据。

字符型数据

字符型数据，通俗地讲，就是文本格式的数据，如汉字、字母等。

该类数据不可以进行计算，在Excel的单元格里默认为左对齐的显示方式。如果要在公式中输入字符，需要对字符加英文输入法下的双引号，否则会报错。另外，应注意以下两种特殊情况。

1、长得像文本的数值

这种数据看着像文本，实际是数值。本来是数值型的数据，却因为外观形似文本而被误认为是一个字符。

比如，正常的字符（如“一”）应该在单元格中左对齐，但在实际输入过程中却是像数值型数据那样右对齐。那么问题来了，此时的单元格应该算是数值型数据还是字符型数据呢？别忘了，只要能计算就是数值。我们只需要对单元格执行+2操作得到某一个数值，其值为“三”，说明当前单元格就是一个数值型的数据，只是长得像文本的数据。

2、以文本格式存储的数值

这种数据实际是数值，只是根据实际需要被存成了文本。上一个情况是一个数值看着像文本而已。而这一个特殊情况是明明为数值，却被存储成了文本格式，实际上它还是数值。

最常见的例子就是身份证号码、手机号后录入后无法正常显示。当我们在一个单元格里录入18位的身份证号码时，身份证号码被折叠成了科学记数法的格式。为了让身份证号码全部显示出来，我们可以先在单元格中加个单引号（‘），或者提前把单元格格式改成文本再输入数字。输入身份证号码后会在单元格左上角出现小绿标，点开小绿标旁边的感叹号则显示以文本形式存储的数字；这一串数字实际上是数值，却靠左显示，我们右击查看单元格格式便可知其是文本格式。

数据类型的转换

1、数值转字符

有时，我们希望将一个数值型的数据强制转换成字符型，常见的例子就是上面提到的身份证号码录入。

除了身份证号码，平时我们还会遇到编码，也可以将其转为字符处理。这是因为编码本身是不需要参与计算的，而且我们重点关注的是编码的完整展示。由于身份证号码位数太长，系统会自动以科学记数法来显示该串数字。但我们想在单元格里看到完整的号码，这时就需要把数值转换成字符。

这里针对两种情况提供了两个方法。

（1）逐条录入时：提前将单元格格式改为文本类型，再逐条输入。注意要提前改，如果先输入了数字再改成文本是没有用的。

（2）已有数据时：如果没有提前改成文本类型或者得到的就是以科学记数法记录的数据，此时可以使用【分列】按钮来转换。需要说明的是，这个方法并没有将数值转换成字符；数值只是被强制存储成了文本格式。

2、字符转数值

最常见的方法是把带有小绿标以文本形式存储的数字转换为以数值形式存储的数字。下面也提供两种方法。

（1）单击单元格左上角的小绿标，在弹出的菜单中执行【转换为数字】命令。

（2）同数值转字符一样，使用【分列】按钮，分隔符号、数据格式全部保持默认，即可完成身份证号码字符转数值的操作。

只有将表格中的数据都处理成标准展示方式，就可以对数据进行分析了。