时间管理实践实操经验分享（原创满干货）
时间管理与我
我是一名90后创业者，2014年二本大学毕业，也在2014年投身创业，从什么都没有到有一点点成绩，时间管理起着不小的积极影响。
在创业初期，常常被繁杂的事务压得喘不过气，逐渐意识到自己出现了一定程度的焦虑，工作低效，生活低质。直到2014年底，开始有意识的接触了时间管理的一些理论和方法，此后实践了许多种时间管理方法，直到2015年中旬，开始使用GTD作为理论基础去实践，并形成了本文这套实践方法。
在这长达一年多的实践时间里，我个人的工作效率及生活质量都有了显著的提升，也提升了自己的学习能力。而最近，也在自己公司内部做了一个时间管理的实践分享，收到40多名同事不错的反馈。一方面需要做一份文字整理，方便同事回顾；另一方面，也想在简书上做此分享，希望能对更多朋友产生积极正面的影响。
时间管理的道·术·器
- 时间管理之道：指需要谨记的基本道理，如果违背或不认可，可能就很难做好时间管理。比方说你很难跟一个信奉投机取巧之道的人，讲创造价值的重要。时间管理也需要有合适的心态和理念才可能做得好。
- 时间管理之术：指方法论，大师们总结出来方法论，如GTD、番茄工作法等。
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时间管理之器：指工具，遵循方法论，需要有方便实操的工具。
道、术、器的支撑关系
我的道：谨记的道理
- 时间无法被管理：时不待人，每个人所拥有的时间并不会因为时间管理而变多或变少。所以要把管理的重点放在管理自我，而非管理时间上。
- 为了更好的平衡工作和生活：很多人认为，时间管理就是让自己有更多的产出。其实，时间管理除了是提高做事的效率，更重要的是平衡工作和生活，提高生活品质。
- 时间管理可以帮助减少焦虑：很多人认为，时间管理会让自己变得更加焦虑。因为做时间管理要考虑很多事情，要给自己满满当当的计划，其实这是对时间管理的偏见。相反，时间管理可以让自己减少焦虑，让自己对工作生活更加有把控度。
- 善用碎片时间：碎片时间简单的说就是那些零散、无规律、难以计划的时间。比方说，走路、排队等候、洗脸洗手、坐公车、逛街、吃饭、做家务、睡觉等。通常这些活动都是必要但无需思考的，那么我们就可以充分利用这些时间进行知识的获取（音频）与思考。
- 保持积极主动：如果自己的态度都出了问题，那什么道理方法都帮不了你。所以学会保持积极主动的心态，是非常必要的。至少在消极情绪来临之际，要能设法引导自己走出消极情绪。
- 追求自我价值提升：股神巴菲特他的合伙人查理·芒格（也是他非常尊重敬仰的人），在《穷查理宝典》一书中曾说：“想要得到某样东西的最好方法，就是让自己配得上它”。要做好时间管理，必须是有颗追求自我价值提升的心，如果是个投机取巧的人，时间管理估计帮不上太大忙。
- 愿意不断持续改善：不断做持续改进，保持空杯心态，告诉自己没有一蹶而就的好事，一切都需要不断改善才可能取得持续进步，包括这篇文章所介绍的方法。
我的术：GTD
我所使用的术，是非常知名的一个方法，由戴维·艾伦在《搞定》一书中提出的GTD。GTD最为核心的就是提出五个核心原则：
GTD核心原则
GTD的具体内容我在此就不赘述，如果不了解，可以自行百度查阅。
我的器：思维导图（xmind）+TODO记事簿（纸质本子）
思维导图大家应该不陌生，这里也不多介绍，我使用的是xmind 8，主要是因为免费且支持手机端APP同步，相当方便易用。思维导图主要完成收集、整理、组织这三个步骤的。
思维导图的结构
而TODO记事簿我现在则是用活页的，因为这样每个月都可以换，不至于本子太厚重，携带更加方便。记事簿主要是用于做回顾使用的。
TODO记事簿（右是现在使用的活页本TODO，请无视我丑陋的字）
我的实践
如何收集
我们所有未经整理的事情，或者不需要马上去执行的事情，都可以放到收集箱中。
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简单分类
根据自己需要，可以在收集箱中增加分类，方便在收集的时候可以进行分类。比如，我分类有业务、idea、近期需要开展、重要（但不紧急）、一般（但以后可能需要处理）、个人（生活上的私事）。
收集箱分类演示
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使用思维导图（xmind）的收集箱随时收集
xmind有PC和手机APP，可以很方便的随时记录的想到的idea、任务等。 -
如何记
记录的时候，尽量记清楚5W（What（什么事，这个必须的）、When（什么时候）、Where（地点）、Who（谁）Why（为什么）），如下所示：
如何记示例
如何整理（重点）
收集箱是把可执行、不可执行、需要执行、不需要执行的统统收集记录起来，是未经分析加工的。每隔一段时间（一般是每天一次），要对收集箱进行整理，整理就是一个筛选、分解细化的处理过程。
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专注力粒度原则
很多人之所以做不了有效的时间管理，就是在于不懂的如何分析分解。我认为应该结合考虑自己的专注力持久时间，定下任务分解粒度，比如我的专注力持久度差不多是两个小时，如果超过两个小时一般都需要打断休息一下。那么我在分析分解事情的时候，就应该根据“两个小时专注力粒度”的原则来制定。也就是说，分解出来的任务活动，尽量是两个小时以内可以完成的。举个例子，最初在收集箱中的任务是“内部分享《时间管理》”这件事，但这件事我是不可能在两个小时中完成的，因此我需要将它做进一步的分解。以我的经验，我需要“设计分享大纲”、“制作PPT及讲稿”、“试讲并修订”、“讲前准备”、“开展分享”。
分解示例：“内部分享《时间管理》”分解
接着再做进一步检查，根据经验，“制作分享PPT及讲稿”应该很难两小时内完成，因此这个任务还要进行进一步的细化。但目前因为还没有大纲，所以再进一步分解是比较困难的，这时候就要使用“渐进明细原则”了。 -
渐进明细原则
很多事情，不是一开始就清楚要怎么做的，所以一定要懂得渐进明细原则。上面的例子中“制作分享PPT及讲稿”要进一步分解，就需要先完成了“分享大纲”。所以，大可以在完成设计分享大纲后，再进一步整理。
完成大纲设计后，就可以进一步分解“制作分析PPT及讲稿”了
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如何分类
- 根据事务类型：根据自己所需处理的事务类型，可以是公司和生活分开，可以是不同类型的事务，比如我按照公司需要跟的一些领域做了分类划分（绿色星星标记）。
- 待反馈：待反馈是放置那些已经指派给其他任务协同完成的事，一般事情后面我都会记录负责的人及需要他反馈的时间（deadline），这个分类大家可以根据自己是否需要而设定。（黄色星星标记）
- 监管：我是用来放置我负责的部门，一般是记录一些重要事项，我需要知会和跟踪的事项。（蓝色星星标记）
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周期性事务/活动：我用于记录周期性事务，避免忘记，可以按周几记录，也可以按频次记录，比如每两周的周四。（紫色星星标记）
分类示例
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如何组织
组织就是每天安排日计划，有的人可以做到周计划，我一般不行，周计划只能大概知道周几要完成什么事情这样的粗计划。我是按日做计划的，要么在前一天晚上做次日的计划，要么在早上做计划。每天检查一下收集箱、待执行中，然后根据时间和事务重要程度进行合理的安排。在组织的时候，我会有一些技巧和原则，下面再做介绍。
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把时间分块
按照习惯，把时间分块。一般分块的界限要有一定的强制事件，比方说吃饭、休息时间。把时间分块来安排可以帮助自己养成按时吃饭、良好作息习惯。我把时间分为五块：清晨（起床到正式上班的时间）、早上（早上上班到午休的时间）、午间（午休的时间）、下午（午休结束到下班前的时间）、晚上（下班后到睡觉的时间）。不一定每块时间都要做计划，但这样可以避免废寝忘食给身体带来的伤害。 -
按习惯和惯例安排计划
可以根据工作或学习氛围来安排计划，比方说如果下午有两个会议要开，自己的时间变成碎片化了。那么可以把其他一些琐事安排到下午完成，不要把需要整块时间的事务放到下午处理了，避免执行的时候被频繁打断。又比如有些创造性的工作，有人喜欢在晚上或某段时间去做，这些都是可以根据习惯去合理安排，以提高效率。有的像客户接待工作，一般下午客户来电概率会比早上大，那么就要尽可能的把难的工作放到早上，避免被客户打断（你总不能将客户拒之不理吧）。 -
琐事集中处理
尽量把琐事集中处理了，一般我会在早上刚上班的时候就把今天需要处理的琐事先完成了。比如回复邮件，审批回复，交代事情等。这样做的好处是，尽早减少一天的待完成工作项，有助于降低焦虑感。 -
计划不要满满当当
很多人喜欢把计划安排的满满当当的，生怕浪费一点时间。但我认为，计划安全一定要预留空档时间作为储备。至于预留多少，应该多方面考虑，包括当天个人的状态、当天要完成的事情是否复杂难估、是否有其它不可控的情况（比如见客户、开未有明确议程的会议等）。 -
记录到TODO记事簿中
最后把待办记录到TODO本子，其作用后面介绍执行和回顾会着重介绍，这里只先讲其两个作用。一个是让在执行过程中可以通过打钩来增强成就感，另一个是在周末回顾的时候可以翻阅完成情况。
今日计划示例
如何执行
执行除了JUST DO IT，其实还有一些需要注意的原则和方法，以下做一些介绍。
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尽可能排除干扰
很多人在工作学习的时候，经常会因为各种杂七杂八的事情分神。比如说QQ消息、弹窗广告（有个新闻很有趣）、微信、手机、隔壁座位话唠同事等。我们应该尽可能的排除外界的干扰，比如说，工作学习的时候，确保电脑没有打开任何通讯软件，关闭所有无关的网页、浏览器、邮箱客户端，甚至尽量桌面图标都不要看到。再有就是把所有自动运行的软件（优酷、PPTV等）都干掉，因为这些软件经常会自己弹出广告窗。
还有非常重要的是把手机收起来，放在自己视线看不到的地方，比如抽屉里。最好把手机上各种APP的推送给关掉，避免各种推送打断自己。
跟同事协商好自己的专注工作时间，比方说在部门群中说，接下来一小时，非必要尽量不要找我，甚至可以约几个人一起专注工作，这样大家相互不影响，休息的时候也可以几个人一起放松放松。 -
被打断怎么办
首先心态要摆好，被打断的时候不要感到烦躁，要知道被打断是非常正常不过的一件事。被打断的时候，尽量在沟通清楚事情之后，当机立断判断，这件事是否需要马上处理的，如果不是需要马上处理的，当即把这个事情记录到收集箱中。如果是需要当天处理的，可以先放到当日计划中，可以先简单记录放着，等干完手头这件事的时候再去对计划做调整。记得如果有临时新增计划，也要记录到TODO本子中去。 -
明显知道日计划无法完成怎么办
我们经常会遇到各种意外情况，比方说老板突然给个临时任务、任务比自己设想的要难等等。这种情况下，可能自己当下就知道，本来做好的计划是无法完成的。这种情况我建议就是马上调整计划，主要有两步：1.把不是非今天完成不可的事情，拖回去待执行里头；2.把临时加进来的事情，加入到待计划里，也加到TODO记事簿里。我也经常会在午间就对计划做一番调整，所以一定要自己内心保持好心态，无须抱怨。 -
任务完成时
执行完成的时候，一方面是把事情从思维导图上删除，尽可能保持思维导图简单，这样可以减少“事情很多的”假象，减少焦虑感。另一方面可以在TODO记事簿上面打钩，不要小看打钩这个动作，这是给自己奖励，让自己有完成事情的成就感，形成积极的脑回路反馈。
如何回顾
我们前面讲时间管理之道的时候说过，要愿意不断持续改善。即便是拿来主义，也要不断在做的过程中去调整自己和方法工具。那么如何做回顾更好呢，以下做简单介绍：
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每周做周总结
我们公司是要求每周要做周总结的，这是一个自我回顾检查的好时机。如果是做周总结，则还可以围绕自己的目标来回顾（比如OKRs），这里我们先单纯讲对时间管理计划的回顾。（关于周总结和OKRs以后可以再另外单独起题分享） -
分析没完成计划的原因
时间管理回顾，主要是回顾这周的计划完成情况，并分析原因。这时候TODO小本本就要发挥大作用啦，可以看看本子上的打钩和打叉，分析为什么那天的计划都打叉了，是不是之前分析事情的时候没分析好？还是那天的计划安排太满了？亦或是那天有很多临时工作？还是说自己状态不好？总之，可以思考一下原因，以便以后遇到类似情况的时候，可以自我借鉴，从而提升自己处事能力。
不要再找借口了，马上用起来！
我一年以前，曾在公司做过时间管理的分享，虽然没有这一次这么细化，但其实方法论是没什么变化的。上一次做分享之后，有很多人反馈是说，时间管理方法要找到符合自己的才是好的。我当时觉得那是对的，确实要合适自己的才是好的。但一年过来了之后，我发现很多听了我上个分享的人，依然没做好时间管理。做事各种一团糟，事情一多就各种焦虑各种压力大。我不禁就要问了，这是不是一个不改善自己的一个绝佳借口呢？你认为时间管理不适合自己，真的是这样吗？
所以，如果各位没有更合适自己的时间管理办法。建议直接copy我的时间管理方法实践去用，大可作为你自己的时间管理1.0办法去运用。然后再去二次开发，逐步根据自己的情况做改善。这样起码可以避免重复踩坑走弯路，减少重复发明轮子。
难点（持续更新）
道理都懂，但很多人就是做不好。这里我根据一些同事反馈和网友评论做一些汇总，也作为难点整理：
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Q：很多时间管理有说到事情的四象限法则（紧急重要、重要不紧急、不重要紧急、不紧急不重要），为什么这里完全没提到？
A：其实四象限法则我认为道理是对的，但实际运用的时候，是难在如何判定的问题，因为事情分很多种类，每个人的目标、价值观又不同，难以定义出判断规则和标准。如果你有能力辨别判断事情的四象限分类就再好不过了，否则可以弱化，不必刻意去分。 -
Q：计划被其他人或事打断怎么办
A：不要怕被打断，这是常态，灵活调整计划就行，但记得很多事情能挡就挡，要有分辨事情重要与否的能力。上文有详述，可以找到如何执行再看看。 -
Q：整理时做分析分解很困难怎么办
A：一般分析分解困难，是因为业务能力不到位的原因。也就是你即将要处理的这件事自己还不太清楚方法或完成所需的专业知识，这时候最好的方法是利用渐进明细，先分解出让自己去找资料、设计完成计划之类的作为先行任务。明确了如何完成之后，再细化计划。 -
Q：坚持不了怎么办
A：人总有懒散的时候，像我如果放假或想放纵放松一下自己的话，也会偷偷懒。不必因为自己一天没执行或没做好GTD就自责，想做的时候做做，想偷懒的时候就给自己稍微偷一下懒就好，但也不要过度放纵自己为好。
