经常也会有朋友在微信问我如何从容处理好自己的事务，让自己不那么焦虑。

从自身这两年来的经验，初步谈一谈我自己是如何用工具管理自己的时间以及事务的。

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大脑是CPU，而不是硬盘。

读大学的时候，经常有三四件事要在同一天完成，每当遇到时就会变得特别恐惧和害怕，最后的结局就是一直拖到最后一刻才草草地把这几件事情一起完成。每次事后都会觉得事情完成的不尽人意，那种感觉就像每次跟女神约会完后，总觉得自己还可以表现的更好。

后来我发现，每次只剩下两件事后，整个人才会放松下来。GTD中的理论中也说过，大脑是CPU，而不是硬盘。处理事务的时候，脑袋里想着未处理的事务，大脑是无论如何也无法集中精力的。

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所以我们需要做的第一件事就是清空大脑。

收集、排程一整天的事务。

收集：每天早晨花两分钟把脑子里想到的事情列一个清单。

排程：①不需要做的事情直接删掉

           ② <2分钟能完成的事情立刻去完成，比如打电话预约快递         

           ③ >2分钟才能完成的事情

           ④计划外的紧急事件：当发生计划外紧急事件时，先处理紧急事件，比如小孩突然生病，需要照顾送去医院。

重点处理>2分钟才能完成的事情（日程和清单）：

一、日程

日程就是确定性的大事件，比如你的清单上有4月15日科目二考试、4月30日公司月度总结会议、5月9日公司产品发布会等等。

确定性的大事件我们把它们写在办公桌上的日历里面。（如下图所示，图片来自网络）

二、清单

清单就是具体到每天需要处理的事务了，我列举几个清单事件：

1.去设计院拿图纸

2.联系广告公司做宣传

3.转账给供应商5000元

4.买电影票

5.预约健身教练晚上8点的私教课

……

清单的特点是动作比较单一，句子的结构是"动宾结构"。

接下来我们引入一个「情景」的概念，意思就是完成这些事情需要「在哪里完成」或者「通过什么方式完成」。

通过我们处理事务的情景有这几类：

@智能设备

@电话

@外出事宜

@在家时

@在办公室时

@授权和委托

@将来/也许

…

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Omnifocus操作步骤：

一、打开Omnifocus ，「上下文」表示链接事件「未完成状态」和「完成状态」，就是上文提到的「情景」。（向左滑动查看操作步骤）：

二、同时，我们还需要引进一个概念，叫做「项目」，项目代表着清单事件轻重缓急的属性。我的项目一般分为以下几类：

将来/也许

紧急事件（2周内）

项目（6个月内）

关注:工作和生活的责任

梦想:长期和短期目标（1-2年内）

……

我们参考用同样的方式添加项目到软件里（向左滑动查看操作步骤）：

三、我们现在把清单上列举的几个事件输入到Omnifocus里：

例如：去设计院拿图纸，去设计院在「项目」里属于紧急事件，在「情景」（上下文）里属于外出事宜，上午11:50前完成。（如下图）

把一整天的清单事件输入到软件，如下：

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假设今天是上图所示的周四，当我们早上起床，打开Omnifocus的时候，就清楚的知道自己一整天需要处理的事情。

每件事情都有一个截至日期，事情的完成顺序不必要按照顺序进行。

举个例子，当我们去设计院拿图纸的途中，有一段是玩手机的碎片时间，这段事情对应的「情景」就是「智能设备」，我们就可以查看在「智能设备」这个情景下有哪些事情是需要我们去完成的，恰好今天的「买电影票」事件是需要在手机上完成的。

在完成一件事情的途中，我们就顺其自然的利用间隙把另一件事完成了。

以上就是利用Omnifocus处理日常清单的一些基本思路。Omnifocus还具有多层嵌套功能，可以处理复杂的多层次的项目事件的管理，你可以用它管理你整个的旅行计划、留学计划、创业项目等等，这是其他类的管理软件所不具备的，这款软件也是时间管理大师戴维·艾伦极力推崇的一款软件。

管理我们的时间、管理我们的事务要靠系统，不是靠感觉。以上列举了如何通过工具管理我们的日程事务，把我们的大脑解脱出来，用于专心致志的去处理每一件事。这样就会避免大脑里装着很多事情，每天过的很匆忙并且很焦虑，而且事情也做不好。