细节决定成败，小秘书大宝典

网上一则消息震撼了人们的心扉：“中国最贵女秘书朱旭：年薪849万，年终奖1000万”。朱旭是一名秘书，但不是传统意义上的普通私人秘书，而是著名房企万科的董事会秘书。朱旭拥有三个国内外顶尖大学硕士学位，作为董秘，她曾是万科对外最重要的联络窗口，也曾协助董事会作出有利决议，助力万科走向更辉煌。后来朱旭又被任命为万科集团副总裁，可谓秘书中的佼佼者，直达秘书界的天花板。

秘书是大家经常接触却又难以说清楚的职业。影视剧中有不少带着职业偏见色彩的秘书角色，对秘书职业不熟悉的人或许以为：秘书是长老板面子的“花瓶”，是为领导打杂的跑腿儿。其实，秘书的工作内容可以很丰富，秘书的晋升发展空间也可能很大。

“总助能量站”的创办人张小文老师将自己的多年经验整理总结成《老秘书工作笔记》一书，为我们全面而详细地介绍了秘书这个职业，告诉大家秘书是什么、需要做什么、怎样才能做好秘书。

张小文曾在5年内6次调岗调薪，从秘书做到业务负责人。她曾在某大型教育集团任职5年，期间担任院长助理并获得“金牌助理”称号；从事秘书线下培训3年；2020年创办公众号“总助能量站”，专注于秘书线上培训，受到众多学员和用户的欢迎，包括阿里巴巴等知名企业。

这本书，系统地阐述了秘书工作的方方面面，覆盖秘书的入门、初级、进阶各层次，还提供了很多效率工具。如何成为“千手观音”一样的优秀秘书，我们从三个方面来具体了解这本秘书宝典：应知应会，秘书入门基本功；高能要事，秘书的武功秘籍；向上管理，秘书的内功心法。

01 应知应会，秘书入门基本功

秘书无小事，无论什么工作都要做到应知应会。

秘书小米第一次陪同领导参加商务宴请。席间，小米给客户倒酒，却忘了倒多少才合适，越急越出错，倒了满满一杯红酒。这是一件很小的事情，却弄得双方很是尴尬。所以说，别小瞧了秘书工作，商务礼仪、迎来送往、能说会道，在商务接待中起了很重要的作用。

办文、办会、办事，是秘书必须学会并做好的基本功，也是秘书工作的核心。秘书往往需要负责又多又杂的事务性和执行性工作，随时接受任务、传达任务、执行任务，要什么有什么，做什么能什么。

秘书工作的涵盖范围很广：信息管理、商务接待、会议组织、公文写作、文件流转、部门沟通、差旅安排、活动策划，等等。

做一个合格的秘书，要能对各项工作应对自如、信手拈来、运筹帷幄。领导一个眼神，优秀的秘书就已经知道领导的心思和暗示了。

02 高能要事，秘书的武功秘籍

高能要事，是秘书工作必不可少的武功秘籍。

一位学员小赵在担任总经理秘书初期，常常手忙脚乱，也曾向作者求救：领导要带高管们出差，让小赵订票，她不知是否要临时问询身份证号；在制作公司介绍PPT时，要体现公司人才济济，小赵不知大家的具体学历；领导突然问询高管的平均年龄，她感到难以迅速回答。作者教了小赵一招，平时多留意收集信息并做好记录，提前制作《员工信息表》，以备随时查用。

以上只是秘书工作中信息管理的一个缩影。信息管理，作为一名合格的秘书，需做到“外来的不乱，外发的不错”。作者指出，“信息管理的本质是任务管理”。秘书每天要从各种途径接收各种信息，信息就是工作任务的载体，信息管理伴随着任务执行的过程。这些信息经过过滤、筛选、处理、再加工、使用等步骤，最终助力我们达成工作目标。

鉴于秘书工作的繁杂性，如何做好时间管理、工作安排，就显得特别重要。高能要事，就是要知道工作的优先级，能分辨事情的轻重缓急，合理安排，在较少时间内完成更多任务，且优先完成最重要的任务。作者认为，“秘书工作价值的高低取决于为领导节省了多少时间”。优秀的秘书将助力领导最快地进入工作状态，避免领导的时间消耗在低价值工作上。

每个人都只有24小时，如何在有限的时间内做到高能要事，方法和工具必不可少。我们可以运用GTD等时间管理方法。

要做到高能要事，秘书要培养三种工作思路：想在前面，善假于物，善假于人。提前准备事事易，后来找补处处难。根据不同公司的具体岗位需求，找准秘书工作的定位，提前理清工作重点。善假于物就是将工作模块化、流程化、标准化、清单化、可视化，善假于人就是要充分做好向上管理和向外管理，人人为我、我为人人，实现双赢甚至多赢。

本书提供了12个秘书常用清单、72个秘书常用模板，还介绍了各种常用的办公软件，以及高效完成转换、压缩、笔记、协同、检索的工具。相信你一定会爱上这“哆啦A梦的口袋”。

03 向上管理，秘书的内功心法

优秀，就是要做超越期待的事情，秘书要学会向上管理。

有一个经典的商务接待案例，充分向我们展现了什么叫做细节决定成败。在一次商务接待中，有位客户高管因突发情况需在次日早上6点半离开，秘书Selina负责送机。次日4点多Selina已提前到达酒店等待客户出发；在去机场的车上，她备好了多款营养丰富的早餐供客户选择，用保温杯为客户泡上热茶；还为得感冒的客户贴心地准备了口罩和感冒药；在客户毫不知情的情况下准备了当地特产。这位秘书做的每件事，虽然非常琐碎，但细节中见真情，专业又妥帖，打动了客户，最终促成了一单价值1亿元的合作。

要成为一位优秀的秘书，不能停留在“领导让做什么就做什么”的层面，而要动脑、用心，从更深更广去进行目标管理、任务管理。秘书不要只埋头干自己手头的琐事，还要向上管理、向外管理。获得领导的认可，可能会决定秘书的工作深度和发展空间；获得合作伙伴的配合，可能会事半功倍。

正如作者所述“主动用优秀来要求自己的人，从来不会离优秀太远”。秘书Selina把小事也做到极致，将秘书的内功心法展现得淋漓尽致，后来她去了美国硅谷一家创业公司做市场工作。

优秀是有感染力的。秘书工作做好了，就是近水楼先得月，可以获得更多的有用信息，得到更多的锻炼机会，结识更多优秀的人才，秘书也可能成为更优秀的人。秘书的向上管理，是通过成就领导来成就自己。

秘书的向上管理，首先要熟悉领导的各方面情况，有意识地观察总结，包括个人情况、履历、优缺点、工作习惯、管理风格、工作内容和目标，等等。在秘书的日常工作中，要适时地主动汇报工作，做到“事事有回应”；还要做到“件件有落实”，做一个能兑现承诺的靠谱人。

写在最后

在一场活动上，格力董事长董明珠当众宣布，22岁的孟羽童将成为她的秘书，而且要把孟羽童培养成第二个董明珠。

人生是一场修行，秘书是一种浓缩精华的职业。人生无处不惊喜，小秘书也可以成就大事业！