你知道沟通的基本层次是什么吗？

你知道沟通的基本层次是什么吗？

董晓闲

摘要：沟通的一个基本层次叫信息共享

你在工作中有没有遇到过一些让自己崩溃的特别情况，比如你已经把事情安排好了，跟领导汇报时，领导突然说：“还有一件重要的事忘了跟你交代了”，刚好这件没有交代的事情导致你的全部工作都泡汤了，你需要重新来过一次，并且，由于已经错过了处理的最佳时机，重新来做的结果也不理想。

你有不及时汇报工作进展而导致同事或领导安排的工作出现纰漏的吗？

我想我们很多职场人都遭遇过类似的问题或犯过相似的错误吧，晓闲曾经就犯过类似的错误，而且现在服务的一位领导也经常出现这种“事情没有及时交代”的情况，自然导致我的工作有些难做。

这些现象都是一个共性问题的表现，那就是在沟通种没有做到信息共享。

如果信息没有做到及时共享，就容易导致工作出现问题、效率很低或浪费时间、精力和财力的问题，结果极有可能是非常糟糕的。

那么要想解决这个问题，在沟通中就要做到信息共享。

信息共享是指让所有利益相关的个人、部门、组织和国家之间获得一致的信息，最终达成你知道的信息所有人都知道，所有人知道的信息你也知道的局面。

从定义来看，信息共享适合于任何组织、商业活动内部和外部沟通的场合。

信息共享的实质是需要各相关方知悉的信息提前或及时提供给各相关方，保证所有相关方及时获得必要信息，并最终推动目标结果的达成以及最大效率的实现。

信息共享非常有价值，它可以减少沟通的压力，将沟通的责任从单向转为双向。

如果某个关键信息只停留在一个人那里，那么，为了保证最终结果顺利，就需要这个人独自解决问题，而当信息扩散到各相关方时，则相当于调动所有相关方的力量去解决问题，减轻了压力。

一、方法

要想做到信息共享，在沟通时，我们需要把握几个要点。

1.信息传递

当我们传递信息时，要及时和清楚。

A.信息传递及时

当我们获得某些重要信息时，要及时提供给相关方。

信息如果没有及时传递，极有可能导致整个项目的境况发生重大变化，导致整个事态出现异常情况或者难以处理的问题。

信息及时传递需要设定一个标准，也就是说信息传递出去要在我们规定的标准时间内完成，具体标准如下。

a.紧急任务

紧急任务一般是指临时出现的问题，这一类任务处理的关键是快速处理，一旦处理的时间很长，就可能会带来起来问题。

其沟通的时间范围为30分钟-1小时，尽可能不超过该时间处理问题。

在工作中我们根本处理不了的问题，我们应当及时跟领导汇报结果，比如跟供应商谈价格失败后要及时汇报，以免供应商很快就把货物供应给其他厂家了。

b.重大事项

重大事项一般是指对组织的发展会产生重大影响且需要耗费较多精力处理的问题，比如关于公司发展战略的沟通。

一般情况下，这类任务处理的标准时间是1天-3天，这一类问题应当尽量在这个时间范围内处理完，包括棘手工作（需要耗费大量精力）的沟通时间范围也应当为1-3天。

除了重大事项外，日常工作沟通的截止时间也不应该超过1-3天，比如回复同事或领导邮件，一般应当在24小时内答复对方。

c.长期项目

在我们的工作中，还会遇到一类项目周期非常长的任务，比如一个大型工程项目，对于这类任务，我们处理的标准时间不应当超过1-3个月。

长期项目往往涉及到的利益相关方非常多，问题非常复杂，需要与各方进行大量沟通协商，一般情况下，对于任何一方的利益诉求，我们很难做到在3天内给一个比较好的答复，但是，如果答复的时间周期过长，会导致一方缺乏处理问题的耐心。

B.信息传达清楚

要将意思表达清楚，就需要我们采用清晰表达的方式进行，具体要求大家可以去看晓闲以前写的一篇文章《沟通方法篇-清晰表达的基础》。

要想做到信息传达清楚，就需要提前传递信息。

在传达信息时，将特殊情况明确地告知对方，避免事中出现含糊不清的情况，导致问题出现。

当我们与相关方处理问题时，要保持淡定的心态，相信事前沟通特殊情况的必要性。

有些情况下，我们可能因为对事前沟通结果的担心或犹豫而不进行事前沟通，结果反而可能导致最终出现问题。尤其是重大事情，一定要做好事前的特殊情况沟通。

表达意思应当直接。比如拒绝他人要直接，要说“不好意思，我帮不了你”。

当然，并不是说什么话都直说，比如不要讲“你们公司太墨迹了”，而应该说“你们走流程比较慢，我们等不了这么长时间，今天装货，你们还是先打款吧”。

2.信息确认

在传递信息之后，要及时确认对方是否完全理解了自己的意思。

信息确认是非常关键的，很多情况下，如果我们仅仅只把信息传递出去，但却不管对方是否已经收到了消息，那么，整个信息传递过程也依然是无效的。

比如在与领导或客户邮件沟通时，如果仅仅只是给对方发一封邮件，这种沟通方式极有可能是无效的，因为对方可能不会去查邮件，或者即使查了邮件，但由于各种原因而直接把邮件给忽略了，最终遗忘回复邮件或者处理邮件要求之事。

所以说，在传递信息时一定要确认对方是否完全接收了相应的信息。

不同的沟通形式会对信息确认的结果产生很大的影响。

A.当面沟通

在当面沟通中，信息传递者应当让信息接受者重复自己的意思，以此来确认对方是否完全理解了自己的意思。

当领导给下属安排任务时，如果领导讲了很多东西而且这些东西下属根本不熟悉，那么，最佳的做法是领导要求下属重复自己讲解的内容，看下属是否理解自己的意思。

老师当面给学生做培训时，也需要让学生直接重复培训内容，以避免出现学生不理解但以为自己已经理解的问题。

比如晓闲在给父母做一些新知识和新方法培训时，晓闲会要求父母用他们自己的话重复我的意思，以此来确定他们是否真的理解了我的意思。

如果是会议形式的沟通，那么，在会议结束时，应当要求参会人员重复会议内容，以便组织者检查参会者的会议理解程度。

B.间接沟通

间接沟通对信息确认的要求更高，因为往往在间接沟通中信息传递的效果更差，尤其是电话沟通和邮件沟通形式。

在电话沟通中，如果信息接受者因为环境干扰而不能认真听信息传递者讲话，接受者就不能完整地理解传递者的意思，那么，整个沟通过程就可能变得非常低效，当然，如果接受者不想接收传递的信息，那么，沟通也是无效的。

在邮件、微信等文字沟通形式中，如果接受者故意忽略信息或者因为忙碌而没有看信息，那么，整个沟通过程就变得无效或低效，可能对方需要很久才能接收传递的信息。

所以说，不管属于哪种形式的间接沟通方式，都可能出现信息未得到确认的情况。

如果传递的信息未被确认，那么，作为信息传递者，就有义务对传递的信息进行确认。

如果通过邮件形式传递的信息，就需要及时发微信或者qq消息提醒对方，询问对方是否接收了消息。如果在微信或qq传递消息时无效，那么，此时应当选择电话进行沟通。

当然，如果一开始通过电话沟通，但对方不方便接电话，此时，可以选择一些沟通工具进行。

这里给大家推荐一款商务沟通软件钉钉。一旦对方阅读了你发给他的钉钉消息，你的钉钉软件就会提示对方已经阅读了该消息，那么，你可以根据情况确定是否需要打电话跟对方确认。

二、应用

最后，晓闲简单地说一说关于信息共享的应用方法。

对于职场人而言，我们需要接触的场合不少，但晓闲从做业务的身份出发，总结了以下几种重要的沟通场合，分别是组织内、与客户、家庭中这3种沟通场景。

1.组织内

组织是指我们的公司，也可能是学校、研究所等。

在组织内的沟通中，我们要建立一个信息共享平台，信息共享平台适合于我们与老板、领导、下属、部门、跨部门以及全公司的沟通场景。

一般，我们可以选择的信息平台主要是一些商务软件、社交软件、组织内沟通软件和公共盘等途径，比如建立一个微信群、钉钉群等，当有涉及多人的信息时，及时发布在相关的群组中，让所有相关方都能及时见到。

当发布信息后，我们要及时跟对方确认是否接收了消息，而且要确认对方是否能够在要求的时间范围内给与答复或者提供需要的资料。

当然，有时我们无法与需要沟通的人建立沟通平台，比如在一个跨国公司内与跨分公司的跨部门沟通，此时，应该选择一对一的沟通方式，可以找对方当面沟通或电话沟通。

在沟通中，需要直接告知对方你的需求，并确认对方是否理解和能否满足你的需求。

2.与客户

与客户沟通时，我们很难通过信息共享平台的方式进行沟通，所以，更适合的方式是一对一的沟通，比如通过微信聊天或电话沟通。

在与客户沟通时，要及时沟通说明情况，如果遇到了异常情况，要及时跟客户讲。

与客户的沟通时，在重要商务细节确认上务必要慎之又慎，比如交易货物的特征（包括产品的尺寸和外观）。如果没有十足的把握，我们应当直接向对方提出要求，要求对方确认条款是否可行。

比如跟客户说“你好，麻烦确认一下新款是否可行。之前的货物颜色是白中带黑，现在有一种现成的货，是纯白色，其他地方完全一样。因为你们用货比较急，我们准备供应这种产品”，一旦你这么说，你的客户会对细节更加注重，他一定会去核实新产品是否可行，这样可以避免发货后，客户的收货部门拒收货物的情况。

有时，我们可能会选择比较简单的沟通方式，会直接告诉对方“我们有一种白色的现货，这次发这种货过来”。

对方如果对这条信息不敏感或者根本不清楚以前的产品要求，他会直接忽略掉你传递的信息，由此，会产生一个信息没有及时确认的问题。

3.家庭中

当我们与家庭成员进行沟通时，比较好的方式是建立群聊天室，比如建立微信群，把重要信息发布在群聊天室中。

如果家庭成员比较少的，或者需要沟通的人很少，比如只跟一个人沟通，那么，也可以考虑单独沟通。

比如我在父母沟通时，不会建一个微信群，因为我父母生活在一起，共用一个微信，我妈知道的事情，我爸自然也知道，即使我爸不知道的事，我也只需要单独告诉他就可以了。

所以，在跟我父母沟通时，我一般会选择微信聊天或者直接打电话。

对于与家庭成员的沟通，重要事情还需要我们提前告知对方。

比如在给父母买春节期间的火车票，买到票之后，我需要告诉他们买的哪天的票，几点上车等信息，以便确认他们对这趟火车是否满意。

总之，如果有些信息涉及到自己的家人，那么，提前说明具体细节会更好些。

以上就是晓闲根据自己的经历总结的信息共享的心得体会，希望对大家有所帮助。

我是董晓闲，我在这里等你

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