写一封漂亮的电子邮件只需4步

最近，W妹子在工作中遇到一件令她很委屈的事情。

上级需要在某个日期前确保所需资源到位，作为项目助理的她，提前很长一段时间就发邮件给相关人员，确保他们能及时完成工作。

很多职场人应该都吃过这种沟通亏，明明期限快到了，事情无法落实，一看原来是邮件无人回复，收件人没能理解任务的紧急和重要程度，发件人又忽略持续跟进，最终发现任务无法完成。

那么，在平时的邮件等书面沟通场景下有哪些值得我们注意的沟通技巧呢？

01 邮件格式

① 邮箱昵称

很多同学喜欢用QQ邮箱，并不是说QQ邮箱不能用，只是在发邮件前要把帐户昵称改为「中文姓名全称」,避免收到邮件时乱七八糟的邮箱昵称以及只显示个人邮箱帐号。

② 邮件主题

主题的作用不言而喻，帮助收件人快速了解邮件内容，同时也易于加入到收件人的待办清单中。

③ 邮件抬头

像周报、日报等工作汇报邮件一般都有固定的邮件抬头，如果收件人不是经常交流的对象，这时候有礼貌的邮件抬头会显得格外重要。

④ 结尾签名

正式的沟通邮件需要在结尾注明发件人的姓名、部门、职位和联系方式等信息。如果是小团队的内部沟通，根据团队需要进行调整，但发件人姓名不可或缺。

⑤ 邮件回复

直接在原邮件上回复，避免创建一封新邮件，帮助收件人快速获取之前的沟通情况。

⑥ 避免「全部回复」

经常遇到一些同学，喜欢在有多个收件人的情况下多次来往邮件进行内容的讨论和核实，这会给那些只要结果的人造成不小的干扰。 因此，邮件沟通切忌将同一主题的讨论内容多次发给全部收件人和抄送人。

02 邮件发送对象的选择

在不同的使用场景下的邮件沟通目的不同，发送对象也有所差别。

① 工作计划

主送工作计划的下达对象，抄送直接上级。

② 项目通报

主送给项目小组成员，抄送给小组成员的直接上级。

③ 寻求跨部门的支持

主送给能够提供支持的人，抄送给对方的直接上级和本部门的直接上级。

03 邮件正文的排版

见惯了阅读体验极差的邮件正文，Daniel开始摸索如何快速提高邮件正文的易读性，最终找到了一个上手极快、体验极好的工具：Markdown。手机端和电脑端的阅读体验简直完美！！！

Markdown专为那些经常码字且对文字排版有要求的同学设计，只需借助几个简单的符号即可快速完成美观的排版。

这里列举几个Daniel经常使用的符号：

① #一级标题，##二级标题，以此类推。
② 斜体，粗体。
③ *和-表示无序列表。
④ 数字和点表示有序列表。
⑤ >表示文字引用。
⑥ 使用 \ [描述]（链接地址）为文字增加外链接。

① 简书：

适合人群：爱好码字和阅读，乐于分享的人。

**优点：

• 可以选择常用的编辑器：富文本和Markdown。
• 写作模式非常简洁，专心码字，不受干扰。

• 预览模式下左边写MD，右边看效果，随时发现写作过程的疏漏。

缺点：

• 网页版写作中断后，不能在手机端继续同步写。

• 复制预览界面的文字会有背景色，影响美观。

② 马克飞象（Chrome插件）：

适合人群：印象笔记重度用户。

**优点：

• 专为印象笔记打造的Markdown编辑器，实时同步。

• 异常美好的写作界面：支持高亮代码块，多种编辑主题。

• 复制预览界面的文字毫无痕迹。

③ Markdown Here（Chrome插件）

适合人群：想要写出一封漂亮邮件的人。

优点：

• 让富文本编辑框也支持MD，在邮件编辑框内直接右键选择「Markdown转换」即可。

• 不只是邮件，微信公众号文章的编辑同样支持！

④ 为知笔记

适合人群：喜欢多端码字的用户。

优点：

• 电脑、手机、平板和网页实时同步，在地铁上也能继续码字。

• 提供标签和关键词搜索。

• 一键收集微信、微博、邮件等各个平台的资料。

• 多人协作工具，功能太多，自行体验。

⑤ Cmd Markdown

适合人群：经常切换电脑写作的人。

优点：

• 无需安装客户端，网页上直接编辑，云端同步，多台电脑一起办公。

• 离线模式依然可以运行。

⑥ Matcha 3：

这其实是款iOS App，售价高达￥98，Daniel在限免活动时强势入手（狂笑脸）。

适合人群：印象笔记用户、不想输符号又想完美排版的懒癌。

优点：

• 支持文档标题的全局搜索，再也不用担心找不到文档了；

• 可以通过触屏向左或向右滑动段落，实现段落间的快速排版，经常忘记MD符号的童鞋赶紧滑滑滑；

图片来源于网络

• 还支持添加图片，图片任意放大缩小，轻松生成不错的图文排版或相册。

缺点：

• 不支持中文关键词搜索。

• Markdown语言的支持有限。

赶紧对号入座，找到属于自己的Markdown工具吧。邮件发送之后别忘了面对面沟通哦！