行政管理丨采购资产怎么管？

无疑，作为公司的行政大管家，采购资产是必须要管理的模块之一。那采购资产到底要怎么管呢？

在回答这个问题之前，先要把采购资产做个区分。一般来说，采购资产主要是分为两类：

一类是公司的固定资产，主要指的是有一定价值（比如2000元以上的）的可以长期使用资产。电脑、办公桌、柜子、打印机、复印机、摄影机、商务车，等，都可以归属到这一类。

另一类是低值易耗品。主要是在规定的限额以下（比如小于2000元）或者使用期限比较短（一般一年以内）的物品。像常见的本子、笔、订书机、纸巾、实验服、打印纸、零食、口罩、消杀用品、劳保用品，等都算在这一类。

那这两类资产的采购使用该怎么管理呢？我们就一项一项分开说。

第一，固定资产怎么管？

一般来说，固定资产的管理主要涉及到行政和财务两个部门，一个是管实物，一个管帐，要管理得好，就需要账实相符。

作为行政部门要就要制定好固定资产的采购规则，并且做好定期的盘点，对公司资产的使用情况要“门儿清”。

那这个采购使用规则怎么确定呢？

主要要明确以下几个方面：

1.申请和购置的原则是什么，流程要怎么走？也就是要明确有需求之后，如何申请，审批到哪一层次，由谁来审批的问题。

2.资产采购到位后，如何领用？后期遇到员工离职或者调岗，资产的交接与收回怎么处理？

3.资产的调拨、出租、外借、维修和换新怎么处理？

4.资产如何报废？折旧、赔付又该怎么做？

5.资产如何清查？又怎么样定期盘点？

一般来说，把上面这些内容明确之后，固定资产的管理就可以有章可循了。确定好规则之后，按照流程来走就好。

但唯一有点难点在于，固定资产的盘点，尤其是当公司规模比较大的时候，前面的规则又没有制定好的情况下，盘点就会比较复杂、琐碎，这个时候，除了借助电子系统来盘点之外，就需要用人工一对一的去查、去找、去问，然后跟财务的账目匹配上。

一般来说，这个盘点最好能每半年做一次，一次搞清楚了，后面就会越做越好做。

第二，低值易耗品怎么管？

与固定资产相比，低值易耗品采购的频率就会高很多。因此怎么采购，怎么分发，怎么领用都是问题。

这种情况也有两种处理方法：

一种，如果公司规模比较小，百人以内，行政专员就可以搞定的话，一般都是大家有需求了直接报给行政专员，如果有货可以直接领用；如果没货，就统一采购后登记好，再领用。

另一种，公司规模较大的情况，一个行政专员对很多人，肯定是忙不过来的。这个时候就可以明确一个采购的日期，让各部门、甚至是各分子公司定期提报需求，然后统一采购，再统一登记，分发领用便好。

那所有这一切说起来，都是要先把规则制定好，把流程制定好，这样让大家都按照规则和流程来操作，就可以减少人力的负担，也可以更高效的运转起来。