3. Mac OS 环境下 OmniFocus 初步使用
个人事务管理基本要求就是把自己要做的事情都收集起来，然后进行分类，按照轻重缓急的顺序，依次处理，不遗忘、不推延、不混淆。但是如果事情一多，千头万绪，难免丢三落四。
先前是是用笔和纸进行备忘，譬如说是笔记本之类。现在有了台式机和移动终端，又有了很多应用软件，而云存储技术又让台式机和移动终端上的应用软件可以方便地进行实时同步，这样就可以非常便捷地处理大量的个人事务，相当于为自己配置了一个非常优秀而尽职的贴身秘书。
对于Apple用户而言，最简单的个人事务管理可以使用日历、提醒事项、备忘录、通讯录进行管理。但是这样的管理可能还不能满足更加复杂的个人事务管理的需要。于是就有了专门的应用软件。
最终个人事务管理应用软件的选择目光落在了 Things 和 OmniFocus。这两个软件都是按照GTD的理论作为基础。一般而言，对于简化的个人事务管理，Things还真的不错，简单明了，使用方便；但是对于复杂的个人事务管理，OmniFocus也许更适合。要用好OmniFocus还真的不太容易，这可能是很多人浅尝辄止，望而却步的主要原因吧。
1、流程
个人事务管理就是按照规范的程序来处理个人的各种事务。参见维基百科:GTD
要用好OmniFocus软件，首先是要搞清楚个人事务管理GTD的完整的管理流程。
每一件事情其实都是一项任务（Task），完成它的动作称为一个行动（Action），处理任务的行动的流程是：
- 收集（Collection）全部任务，并把它放入收件箱（Inbox）；
- 处理任务，按照Trash、Reference、Someday/maybe、Do it、Delegate、Defer分类
- 组织任务，分为 Project、Next Action、Waiting for、Someday/maybe、Active、On Hold、Complete
- 对全部任务进行回顾：一天、一周、一月、一季、半年、一年
- 执行行动
下面的图件显示了GTD的基本管理流程：
GTD 图示1
中文版本的是：
GTD 图示2
但是我最喜欢的还是这个：
GTD 图示2
2、基本设置
开始使用需要对软件设置的资料库、上下文、收件箱、聚焦、过滤、检查器等有大致的了解。
资源库（Resource）
GTD的管理单元是任务（Task），处理任务的过程称为行动，任务的集合是项目（Project），项目的集合是项目集合 (Collection)，项目集合是本文为了叙述方便提出的概念。
在OmniFocus中，执行任务行为的行动进行管理是最基本的要求。行动可以是单一的，也可以由下一级若干个子行动 构成行动组。
行动或者行动组的集合构成了项目。同类项目的集合称为项目集合 (Collection)，不同分类的项目集合称为分类事务，全部的分类事务构成了的个人事务管理的整体。
所以，对任务的梳理就是按照上述的分类事务、项目集合、项目、行动（或者行动组）的方式进行组织。
要点1：在资源库中，按照分类事务、项目集合、项目、行动（或者行动组）的方式组织自己的个人事务
很多参考资料中，将资源库的设置成“工作”和“个人”两个分类事务的一级文件夹，这是很恰当的。尽管可以分为更多的类别，但是这样会增加管理的复杂度。
每个分类事务下由单个或者多个的项目集合构成二级文件夹，每个项目集合的二级文件夹中放置项目。
OmniFocus可以设置更多级的文件夹，但是，为了在移动终端使用的便捷性，两级文件夹是合适的，如果个人事务管理的内容比较少，甚至使用一级文件夹也是可行的。
要点2：尽量减少分类事务（一级文件夹）数量，合理设置项目集合（二级文件夹）
在OmniFocus资源库出现的是分类事务（一级文件夹）、项目集合（二级文件夹）、项目（单项项目）。
在右侧窗口出现的是项目和行动（或者行动组）
比较容易引起困惑的是，如果为了完成某项任务需要有若干个行动，是把这项任务设置称为项目呢还是设置成行动组呢？我的理解是最好设为行动组。因为，从操作和管理的角度，对行动的操作要比项目操作便捷。
要点3：对由若干个行动构成的任务，设置成行动组也许比设置成项目更合适
上下文（Context）
Context在系统中翻译成上下文，但是也有称之为情景的。上下文通常用在指证任务执行的场所、人物、工具、状态、分类、职责等。于是可以把它作为行动的属性。把上下文理解为行动的属性，便于对任务进行分类管理。
上下文设置需要和资源库的复杂程度相匹配，资源库的项目比较复杂，上下文设置的项可以多一些；反之，可以设置的简化一些。
OmniFocus中设置“上下文”有各种做法，还是按照动作所处的“位置”（广义）设置似乎好些，分“工作”“在家”“外出”和“思考”。然后分别细分下一级的“上下文”。
例如，“工作”可以分为“重要”（重点关注）“精力”（集中精力对付）“任务”（必须完成）“杂务”（琐碎杂事）四个子类。通常设置为两个级别就足够了。
要点4：按照行动所处的位置设置上下文似乎更合适，然后再设置下一级的上下文
3、项目和任务的设置
项目的添加
项目是任务的集合，在资源库中设置。可以先设置分类事务（一级文件夹），如上文所说，设置“工作”和“个人”两类分类事务。然后分别在下面设置项目集合（二级文件夹），例如可以在“工作”的项目集合下设置“技术审核”、“技术管理”、“行政事务”等等；在“个人”的项目集合下设置“提高”、“休闲”、“家务”等等。再在下面设置项目。
项目设置完成后，为设置行动（或者行动组）做好了准备。
任务的添加
- 收件箱用来收集一系列的单一的任务；
- 也可以通过邮件或者快捷入口等方式收集任务；
通过上述的方式，把全部想做的任务都输入到收件箱（inbox）。
从行动到行动
把收件箱中的任务分发到资源库中相应的项目下，就完成了任务与项目之间的关联，完成了对任务的分类。在我看来，把任务与项目进行了这样的关联后，就转化为进入管理流程的一个行动。
要点5：把通过各种途径进入收件箱的任务与预设的项目进行关联，是把任务转化为行动的第一步
例如：我把写一篇“Omnifocus 使用心得”的文字，这是一个任务，我把它收集到收件箱中，然后，把它放到“个人”（一级子目录）-〉“提高”（二级子目录）下的项目“文字”下，转化为一个行动：“编写Omnifocus使用心得”。
也可以在项目中直接增加相关的行动（或者行动组），或者在行动下增加子行动，形成行动组。
例如：我可以在“编写Omnifocus使用心得”的这个行动下，增加几个单独的动作：网络阅读、书籍浏览、专家请教等等，这样“编写Omnifocus使用心得”的这个行动就构成了由三个子动作构成的动作组。
但是如果“编写Omnifocus使用心得”的这个任务改变为“编写Omnifocus使用书籍”的这个任务，那么涉及的事项就非常复杂，这样的话，把“编写Omnifocus使用书籍”的这个任务设置为项目也许更为合适。
要点6：把复杂的任务作为项目设置，把简单的任务作为动作设置
4、上下文设置
初始的项目和行动是没有属性的，也就是说没有上下文的，将项目和行动进行上下文的配置，便于对项目和行动进行有效的管理和控制。
操作是简单的，只要把行动简单的移动到相关的上下文中就可以了。
要点7：对行动进行上下文的设置，便于对行动处置的类别、场合、时序、优先度、资源分配进行综合考虑
“场合”可以指完成行动的空间，其中“思考”可以理解成为在个人大脑内部进行处理的场合；所谓“时序”，就是指行动执行的先后顺序；“优先度”可以指行动的重要程度；“资源分配”可以指是否需要集中精力处理，还是可以利用零星时间完成。
按照这样的考虑，对于“工作”处理的动作，可以从“重要”、“任务”、“精力”、“杂务”进行区分；对于“在家”处理的动作，可以从“精力”、“休闲”、“零星”进行区分；对于"出门"处理的动作，可以从“单位”、“家庭”、“个人”进行区分；对于“思考”处理的动作，可以从“近期”、“中期”、“远期”进行区分。
例如：我把“编写Omnifocus使用小结”这个行动与“思考”->“近期”的这个上下文进行关联，表明这是需要自己在近期完成的，而且需要花些心思好好思考的一项任务。
也有把处理动作的设备作为上下文设置的，例如，分为iPhone、Mac、PC等，这些都是按照每个人的理解设置的。
5、检查器设置
检查器对行动、行动组、项目、上下文属性进行设置。包括时间、重复、检查和相关的属性。检查器会根据对行动、行动组、项目、上下文的处理，自动切换到适用的检查器。
项目的检查器设置：包含类型、状态、上下文、时间控制（开始、截止、已完成）、重复（不重复、重复频率、重新开始、再次到期）、检查等要素；
行动的检查器设置：包含项目和上下文、估计时间、时间控制（开始、截止、已完成）、重复（不重复、重复频率、重新开始、再次到期）等要素；
行动组的检查器设置：包含类型（平行、顺序）、项目和上下文、估计时间、时间控制（开始、截止、已完成）、重复（不重复、重复频率、重新开始、再次到期）等要素；
上下文的检查器设置：包含状态一个要素。
其中的含义需要仔细掌握的包括：
类型：动作按顺序还是平行执行；
项目状态：是“活跃”的表示项目在执行过程中、“暂停”表示需要搁置到未来某日执行的项目、“已完成”表示项目已经完成、“已丢弃”表示不再继续执行的项目；
上下文状态：“可用”使用中的上下文、“暂停”指该上下文的动作不可用、“已丢弃”表示不打算再使用的上下文；
时间控制：开始时间：何时开始可用，如果以后再开始执行的日期，则在此日期之前，会暂时“消失”（也就是处于“待定”状态）。截止时间：规定的最终期限。如果截止日期将近，该项会以即将截止的样式显示，如果该项过期，则将以过期的样式显示。
重复：如果您需要定期执行某个动作、成组或项目，可以设置重复间隔。“下一次开始”和“下一次截止”日期显示一项刚完成后下一项的重复方式。重复的设置，是非常有用的功能，尤其是提醒执行一天、一周、一月、一季、半年、一年任务的执行。
检查：下一次检查指何时要对选定项目进行检查。可以设定检查的时间间隔，也可以自动按照上一次标记为已检查的时间对此进行确定，还可以输入检查的日期。检查间隔是指两次检查之间的预设间隔，可在数据预置中进行设置，如果要密切关注某些项目或者将其搁置更长一段时间，可以针对单个项目设置时间间隔。上一次检查时间：您上一次将项目标记为已检查的时间，如果您从未执行过项目检查，则为项目创建日期。
检查器设置也许是最麻烦的。真正把检查器用好了，也就大致掌握这个软件使用的关键了。
要点8：自如地掌握检查器的使用，是有效管理项目和动作的最关键环节
6、聚焦
聚焦就是突出关注的分类事务的内容。可以把聚焦理解为按照某种过滤方式显示项目或动作。聚焦设置有些麻烦，可以参照有关介绍。按照个人的需要和资源库的分类事务，设置“个人计划”“工作计划”“行动盒子”“仪式”等聚焦内容，方便使用。
比较有意思的是设置“仪式”的聚焦。所谓仪式就是按照规定时间进行的行动。譬如，可以设定每天早上、每天上班、每天下班、每天晚上、每周、每月、每季、每半年、每年的行动。和重复一起配置，可以在规定的时间提醒执行重复的行动。
先按照过滤的方式，选择聚焦显示的方式，然后在菜单中的“透视”-“窗口另存”中与“工具栏”中预设的“聚焦”的分项内容进行设置。
要点9：聚焦的本质是按照某种过滤方式对项目或动作的有效显示
7、实践体会
有了上面基本了解，就可以开始使用OmniFocus对自己的个人事务进行管理了。由于每个人的个人事务的深度和广度都不尽相同，所以还是需要在使用过程中逐步完善自己对个人事务管理的认识，逐步熟悉软件的使用，以便按照适合个人实际情况对个人事务进行有效管理。
还有很多需要掌握的内容，譬如台式机和移动终端的同步、不同信息的快捷进入系统的方法、服务器的设置、聚焦的优化、检查器的深入研究、移动终端的使用等等。这些还需要等下次在使用一段时间后再进行补充。
6、参考资料
善用系统自带的帮助，有助于对系统使用的了解。如果英文还可以的话，可以看看其中给出的视频链接视频帮助
其他网络上中文参考资料有：
Omnifocus使用心得总结Part 4【Applescript】
Omnifocus使用心得总结Part 5【External Support】
Omnifocus使用心得总结Part 6【Workflow & Case Study】
还有一个系列的写得不错，可惜是没有写完：
比较详细的是这个翻译系列，只是网页排版显示有些不适应：
何必
初稿 2013.11.4
第一次修改 2013.11.6
