易效能时间管理九段学习讨论专题@蓉蓉教练

2段【 一日】一招就能获得16倍效能提升?Yes!

2019-08-22  本文已影响0人  深圳晓晓

《叶武滨时间管理九段》第三课——学习音频第四天

2段【 一日】一招就能获得16倍效能提升?Yes!

【学习者】学龄后2组16号+晓晓

【学习时间】20190823

【学习记录】

我们对自己的时间,以及一生的掌控过程应该是逐层分级的,没有人能一飞冲天,有的只是循序渐进的成长,所以耐心一点,我们就能听到知识的回响。

如何过一天就是如何过一生!今天这一课的内容:如何过好自己的一天,让自己的效能获得16倍的提升!

经过大量的阅读研究,我发现:其实我们每个人每天只需要专注地深度工作2小时,效能就能翻16倍,不出一年,你就能成为行业内的专家,不用五年,你就能成为全国范围内的行业专家。十年累计7000多个高能专注小时,你就可以成为全球范围内的行业专家。

所以,具体怎么做?我主要给大家讲五个部分:前面三个部分为新朋友准备,老朋友复习一下或者直接快速跳过。

1、今日待办是个谎言

2、二八法则原理

3、高能要事原则

4、五种时间的分类

5、解析一日五色工作法


一、今日待办是个谎言

在叶武滨时间管理100讲免费节目,我谈过。很多人每天开启做事模式的第一个举动就是拿出自己的笔记本,罗列自己的“今日待办”,密密麻麻写很多事,看着颇有成就感。

但到了晚上却睡不着了,因为事情没做完。这是不是你们的写照呢?

之所以会出现这种状况,原因是“今日待办”是一个谎言,而做今日待办的人,他们的视角局限在了这一天,当关注仅在这24小时的安排,我们就容易被视角窄、事务多、没有分类、安排缺乏弹性、先做简单的不做重要的等各种因素影响,从而让自己的计划永远赶不上变化。

那么如何逃离谎言,不再做芝麻西瓜一起抓的笨事呢?

二、二八法则原理

1897年意大利经济学家帕累托归纳出的一个结论,即20%的人口享有80%的财富。这表现了一种不平衡关系,不知道你是否计算过,在财富数量上,富人平均是穷人的16倍。

同理,如果你每天首先聚焦对自己人生产生积极影响的20%的重点事务,你就会提升效能16倍。其他事务可以删除推迟委托。

在我的课程我重点传递了这个重要理念,大家运用90天聚焦一个自己主动选择的目标,然后每天首先为这个目标做一件心甘情愿的小事,持续下来,大都取得意想不到的成果。我的一个学员,来自辽宁的王长宇,175CM的个子却有245斤重,减肥之前没成功过,上了我2天的课程后励志要减肥20斤,一年多的时间总共减了100斤。这个方法,很多人都实现了减肥,易效能差点被误认为专业的减肥健身机构。再举一例,3月开始到目前的18天,一个河南三门峡学员周成义,减了5.1公斤。为什么他们能成功?就因为我让他们明白了要首先专注于重要的事,列出清单,找到方法,每天持续完成。重点的还有不难,因为明天只做心甘情愿的一件小事,前提是为目标。

同样的,我2016年开始做线上音频课程《叶武滨时间管理100讲》的时候,连续100天保持每天早上6:00更新一期只有6分钟的节目,但当我做到40多天的时候,这个节目就登上了教育榜榜首,并且长期两年霸榜,为什么能有这样的成绩?同样也是因为我对目标下了决心,每天持续做。回报惊人,因为节目成功,我的线下课程也扩展到全球,加上明天的意大利,目前已经到了11个国家和地区。

三、高能要事原则

我在研究实践时间管理10余年间,阅读了国外几乎所有的时间管理相关书籍,其中“要事第一、要事优先、重要、紧急”的概念是其中非常经典且重要的理念,后来我翻查文化古籍,发现我国很多历久弥新的著作,例如《大学》等著作中早就有相应的描述,例如:物有本末,事有终始,轻重缓急等等。

不管是西方的“要事优先”,还是古人的“轻重缓急”,它们所包含的都是单一的时间管理概念,《孟子·公孙丑下》中说:天时不如地利,地利不如人和。《孙膑兵法·月战》中也说:天时、地利、人和,三者不得,虽胜有殃。因此我们知道,想要做成一件事,天地人缺一不可。站在巨人的肩膀上,经过大量的研究实践,我提出了“高能要事”这个双重意义的时间管理最新理念,并开展实践,被广泛认可。即:我们不光是先做重要的事,而是为了确保执行的高效率和成果的高质量,我们还应该在自己高精力的时间和情境下,做重要的事。低精力选择放松休息补充精力。

在《刻意练习》这本书上讲了作者埃里克森的一个研究成果,这个成果也推崇了“高能要事”的巨大价值,他说:“我在研究柏林的小提琴学生时发现,最杰出的和优异的学生,比普通的学生平均每周多睡了5个小时,并且与普通学生每周花在休闲活动上的时间大致相当。唯一不同的是,最杰出的学生会把那些受到干扰最少的高效能时间留给练习。例如他们会固定在早上起床后练琴一小时,在午休后再练琴一小时。在每天固定的时间里做重要的事,捍卫了重要的练习日程,并且排除了干扰,于是他们成为了最杰出的学生。

曾国藩也说,早起是治家之本,每日甚至有日课12条。拥有同样做法的还有篮球明星科比和文坛巨匠村上春树,科比那句名言“你知道洛杉矶早晨四点半的样子吗”,以及村上春树在33岁决定以写小说为生后,坚持每天凌晨4点起床,写作4小时,跑10公里的生活方式,都在表达为重要的事留出固定的时间,这样工作模式,就是我总结的“高能要事”。就连修行20年成为佛学最高学位格西(类似博士学位)的麦克格西老师,《当和尚遇到钻石》作者,我在美国圣多娜访问他的商学院并做分享时,他每天6:45就出现在他的学生面前开始一起翻译古老书籍,他也非常推崇我的高能要事理论。我的高能要事理论,甚至还得到了大家非常熟悉的获得了18块金牌的邓亚萍的认可,在她的职业生涯中,她认为在最旺盛精力时段去做最重要事情,是非常重要的。

因此,为了快速地获得成果,我们就应该把那20%重要的事,放在这一天中自己精力最旺盛的时候去完成。

我再来讲讲低精力对大家的影响,录制这节课程的前几天我再次来到伦敦。

因为多次来到这座城市,下了飞机就没有打车到酒店,我与助理就坐上了伦敦地铁。

因为抵达伦敦是傍晚刚好可以很快进入伦敦时间晚上要好好睡,因此在飞机上我们选择睡4个小时,然后吃饭、工作,还完成了本专辑前两篇稿件的修改。由于长途飞行,并受到时差的影响,上了地铁已经是我精力的低点。

地铁出来,一见到414公交车就马上上了车,很久才发现坐反了。

低精力是没办法作重要的事情,同时高精力的时间在每一天是非常少的。美国专家Dan Ariely的研究显示:我们每天都有一个2-2.5小时的效率高峰期,通常是在醒后几个小时,这是你拉开和他人差距的最宝贵时间。

如果你因为各种原因是起床睡觉没个点,那么你的高能要事时间就一定不会是固定时间段,而如果你过的是按部就班的工作,那么早上的晨间时光就是你一定不能错过的高能时刻。

我们的精力是不断地释放和补充,它是一个动态变化的过程,那么为了很好地使用它,我们就要学会张弛有度地安排它,因此我们一天的时间就可以根据使用方式的不同进行分类。

今天我从伦敦飞到佛罗伦萨,我安排得非常好,一贯的早班机上睡觉,抵达去比萨斜塔路上,我用手机ZOOM和国内的团队开会部署新节目的上线,然后游玩比萨斜塔一个小时,回酒店录音今天这一讲。做到睡觉、工作、游玩,一个都没少。

来揭晓高能要事的具体秘密吧:

四、五种时间的分类

我连续10年每天记录统计自己的时间使用,并且在做了大量的社会教学研究后得出一个结论:优秀的时间管理者可以把一天时间可以分为四类:休息时间、固定日程时间、弹性事件时间、留白时间。卓越时间管理者,还会有第五类时间。

1、休息时间

就是那些无论如何我们都必须花费的时间,例如:吃饭、睡觉和运动等等。

这类时间的支出是保持了我们的生命基础,它的作用是补充精力消除疲劳,你知道吗?这部分时间占我们时间总量的很大比例。

以一天为例,一个正常人平均每天需要睡眠8小时左右,加上睡前睡后他们一天花在睡眠上的时间大约在9到10个小时左右。每天三顿饭,加起来大约会花我们1-2小时左右。想要身体健康身材健美,每天我们至少需要1个小时的锻炼。

这么算下来,一天24小时,至少有12-13小时是我们必须花费的休息时间,这是比较自律的人,如果是自控力不好的朋友,作息无序,加上睡前玩手机,早上赖床,那么一天要会花费15-6个小时。

因为无序不自控而浪费多出来的3-4小时,就是时间的黑洞。

因此,想要避免休息过多虚度光阴,我们最好就要规律自己的作息,甚至做到早睡早起,古今中外的名人和伟人,例如曾国藩和富兰克林等,都有早睡早起的习惯,曾国藩日课中最后一条是夜不出户,富兰克林每天晚十早五。同样的,我也是一直这么要求自己,无论在世界那个城市,很快调整为日出而作和日落而息。同时在早起和睡前,我还可以划出30分钟的第五类时间,来反思过去一天计划未来。

2、固定日程时间

就是那些执行事先计划好的,拥有明确截止日的重要事件的时段。例如:写作、做课件、提前定了时间的会议、约会和课程等等。

这类时间基本上属于专门服务于我们在上一课中讲到的A类事件

在上一课中我讲到了我大儿子鸿儒去参加USAP比赛,因为他平时学业繁重没有太多时间准备,于是赛前冲刺阶段,我们特意为他制定了一套训练计划。

本来那个时间段我们一家原计划是滑雪加上备赛的,但是为了鸿儒的比赛准备,到了雪场的第一天,他选择放弃了滑雪,大年初一我记得很清楚,他使用ABC工作法+255专注力训练法进行赛前准备功课。扣除固定休息时间,鸿儒一天完成掉10个255高能专注时间。

其实一个人一天的极限高能时间,就只有5-8小时,但我建议正常情况一天控制在2-4小时。

所以,为有明确截止日的重要事件,留出的专门固定的时间应该选在高能时段,尽可能排除干扰的时段,同时要保持空间安静整洁和高精力状态。

3、弹性事件时间

就是去完成那些计划内,但没有固定截止日弹性事件的时间。

这类时间主要用于处理我们生活和工作中那些不太紧急的事务,这类事务可以前后调节,但最好提前处理。例如:订机票,提前和推迟一两条差别不大,早早买,有票价格低了却一桩心事。我们有一整套的方法在后续课程详细解读。

4、留白时间

就是给那些计划外的突发状况,或者临时任务预留出来的空白时间,一旦有紧急事件发生,我们在应对它的同时,还可以做到不影响我们原有计划的正常执行,所以它的意义就等于高速路上的车道划分与紧急车道。

顺便说说英国的交通,英国乡村非常美,路很窄,但通行速度却很快。很多乡间公路上都有那种圆形转盘,来自四面八方的车会很自觉地等到视线里转盘里的没有车,才会进入。看似慢,但一旦自己进入转盘内,无需担心其他车辆进入,可以快速通过。

这种交替有序与时空留白,有效地提高了来往车辆的通行速度和安全性,维护了“秩序”的价值。很多时候我们满满的计划被打乱,就是因为没有给自己留有空白的时间,以缓解意外紧急状况的冲击,导致自己的内心和行为失去了原有的秩序。

我经常在飞行,一次和阿联酋的空乘聊天,发现他们的排班表就严格遵行了为紧急事件留出时间的机制。

据说,每个空乘每个月大概要飞6趟,公司系统会根据航线需求和人员的技能自动匹配,提前安排好前面5趟航班,最后会留有1班不做具体航线的安排,每个人都有可能被随时“抓”到某个航班上,但是他们每个人都可以在起飞4小时之前取消自己的工作,包括请假、生病甚至心情不好,公司也自然可以调另外一个人上岗,一切依旧井然有序。这比起另外一家中东航司需要提前12小时待命显得科学与人性化。

因此,不要活得太满,给自己的日常生活留出一定的空白时间以应对突发状况,我们就能活得更加从容淡然。前提是减少了工作时间,你需要提升自己的计划于选择能力,这是我们后面高阶段课程内容, 你期待吗?

五、解析一日五色工作法

为了让大家能够更快上手管理自己一天的事务,我们专门研发出了全新的“一日五色工作法”表格,你只需下载打印,就可以用简单做填空题的方式,掌控好自己的一天。

在表格里,我们用五种不同的颜色代表了上面说的五类时间,具体的对应时间,只是示范。

第一种:黑色,黑夜。代表了休息时间,必不可少。管理它的要点就是“要规律”!作息一定要有规律,尽量养成固定作息,早睡早起比较难可以慢慢来。

第二种:黄色,阳光。代表了高能时段,想要人生有成就,重要的事务必须重点做,专注做。

第三种:绿色,代表了弹性时间,弹性时间可以动态分布,可以在这类时间里处理的事务也是灵活多样的。当然还可以作为黄色的延伸。

第四种:白色,代表了留白时间,主要用于应急,确保突发状况不会打破我们的原计划。如果一段时间无紧急事件,慢慢可以成为绿色甚至黄色的延伸。

这张表上标出了每日1-24小时的色块,计划外事务填在B区,需要记录的事填在C区。最后一栏是评估,记载你实际使用情况,与左边的计划时间进行对比分析,以便重新调整。注意各个色区具体时段是因人而异的,期待大家最终可以与我的建议一致。

第五种,最重要的蓝色,反思计划。一天结束或者第二天开始后,也就是早起睡前,半个小时蓝色时间,写反思日记,做计划,30分钟。不知道怎么写反思日记的,可以去收听我的另一个专辑《叶武滨时间管理进阶》,这里我就不再重复了。

课程的最后,我要非常感谢,并大力推荐德鲁克时间管理论述、佛朗西斯科的番茄工作法、大卫艾伦GTD工作法、博恩崔西的青蛙理论,还有高效能人士的七个习惯,大名鼎鼎的科维,显然,我的创新站在这些巨人的肩膀上。


【自我检视】

1、我已经做了什么?

开始晨间反思,并早起时确定当天中三件A事件

2、我的下一步行动是什么?

1)继续训练255工作法。

2)记录自己的一日时间。

3、我希望讨论的问题是:

近来比较关注自己的作息,发现自己深睡眠时间好短,不到1个小时。如何延长深度睡眠时间,保证更加旺盛的精力?

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