清单管理
本周千聊主题是清单管理-让一切高效,主讲嘉宾Monica讲解得非常详细,我最开始接触清单是在得到app上,听了成甲的清单革命,当时对于清单的理解还不是很透彻,当时时间管理上海战队线下见面会后,谭勇让我们列出100条清单,我一直没有完成,因为不知道怎么列清单,后来通过各种学习,使用印象笔记来处理清单,结合omnifocus还有日历,罗列清单,设置项目等等。叶武斌老师时间管理100讲里也有讲到过我们的大脑不是CPU是用来思考的,那每天需要存储的资料如何解决呢?就是利用清单,清单就是收集把任务从待办事项整理出来,然后利用软件比如omnifocus放进收件箱,或者印象笔记,或者手写笔记本,比如刚买的100天计划清单本,把要做的事情一一分类别罗列。
一.首先,清单的必要性(why)
《清单革命》里讲人会犯两种错误,无知之错和无能之错。无知之错:因为没有掌握正确的知识而犯下的错。无法避免,可以被原谅。无能之错:虽然掌握了正确的知识,却没有正确的使用知识而犯下的错。 造成无能之错的两大原因(1)人并不能把所有的事情都记住。(2)记忆和经验会让人麻痹大意,导致无能之错的发生。清单避免我们犯无知之错和无能知错。
2. 清单发挥作用的两大原因 (1)外包:把大脑不擅长的记忆的工作外包给清单,解放脑力。
(2)可靠:把工作流程从依靠回忆和经验,变成了一种可视化的强制约束,从而确保不论在什么情况下,都能保证重要的环节不被遗漏。
二、清单是如何避免错误发生的
1. 对遇到的问题进行分类,可以分为:简单问题、复杂问题和不确定的极端复杂问题这三种类型。
2. 对不同类型的问题采取不同的策略
(1)简单问题,采用“执行清单”
(2)复杂问题,采用“核查清单”
(3)极端复杂问题,采用“核查清单”加“沟通清单”
除了用“核查清单”来确保复杂问题各个环节被注意到,以确保跨领域、跨部门的工作顺利完成,还要用“沟通清单”来应对过程中没有预料到的不确定问题,以确保问题和隐患能够及时地被发现和排除。
三、制作一份有效清单的三大原则 1. 设计,要简洁、高效、可测(1)简洁:不要面面俱到,找到需要提醒我们的关键内容。(2)高效:以效果为导向,强调清单的效果。(3)可测:清单要具体,要有可操作性,其效果应该能进行观测,并由此改进。 2. 执行,要设置明确的检查点 检查点是指提前安排某个节点或者某个情况下要使用指定的清单。(1)在任务发生前,设置检查点(2)任务执行过程中,设置检查点(3)意外情况发生时,设置检查点 3. 更新,要根据实际情况不断更新,清单必须不断地符合实际情况,不断结合实际情况及时更新与时俱进。清单从来都不是大而全的操作手册,而是我们理性选择后的思维工具。书籍:清单管理的书籍《清单革命》《聪明人都是清单控》《为什么精英都是清单控》 清单App:印象笔记,Omnifoucs 最后,我们可以把Monica讲的8大关注可以同日检视周检视月检视结合清单执行起来。 同行路上有我们!