第四篇. EXCEL分类汇总与数据有效性篇

一、分类汇总

1.使用分类汇总批量合并内容相同的单元格

方法：排序——A列左侧再插入一列单元格——数据——分类汇总——所属区域+计数——开始——查找和选择——定位条件——空值——选中A列第二行至最后一行，合并后居中——复制A列——选中B列，选择性粘贴——格式——数据——分类汇总——全部删除——删除A列。

二、数据有效性

1.单元格只能输入整数、固定文本长度数据

作用：使单元格中只能输入符合要求的数据，如整数、八位数等。

2.防止重复录入

选取要防止重复录入的单元格区域，数据-有效性-自定义-公式：=countif（A:A，A1）=1（记得前面要输入=号）

3.制作下拉菜单

步骤1：选取整列，打开数据有效性窗口，在窗口中的“设置”选项卡里选“序列”。

步骤2：在来源输入框里我们需要设置下拉菜单里要显示的内容，有两种设置方法。

（1）直接输入法。在来源框里输入用“,”（英文逗号）连接的字符串；

（2）引用单元格的内容法。在“来源”框里输入选区。

进行如上设置后，我们就可以在班一列看到下拉菜单了。

5.制作二级联动下拉菜单

步骤1：设置数据源区域。

步骤2：批量定义名称。选取班组区域后，打开名称窗口（excel2003版里，插入菜单-名称-指定，07和10版公式选项卡-定义的名称组-根据所选内容创建），选取窗口上的“首行”复选框。如下图所示。

定义班级名称（直接选取后在名称框中输入名称即可）

步骤3：设置数据有效性。

选取班级列，打开数据有效性窗口，在来源中输入=班级

选取组列，打开数据有效性窗口，在来源中输入=indirect(A2)

进行如下设置后，二级联动菜单设置完成