如何做一名合格的文字秘书？

今天我重点给大家讲讲关于如何提升公务员的写作能力，包括如何建立一个写作框架，如何去自我训练、提高。公文写作能力是一项公务员必备的基本技能，它为什么能在公务员职业发展中起到至关重要的作用呢？对此，大多数人未必理解。他们或许只是看到单位里的“大笔杆子”挺受领导的尊重和重视；只是感觉到如果写作能力强的话，工作起来会轻松一些，否则有时会很吃力…如果仅仅从这些角度和层面来理解写作，那一定无助于自我提高。在公务员的职业发展过程中，会存在一些敏感期。就如同小孩子学习语言应当从12岁之前开始，这不论对于学习汉语、英语还是其他外语来说，都是一个重要的敏感期。如果不在这个敏感期之内学习语言，学习效率通常会大打折扣。公务员职业发展中的敏感期也是如此，对于刚参加工作或者参加工作2年之内的年轻人来说，写作能力是易于培养的，一旦度过这一时期，公务员的心态普遍会发生很大的改变，敏感期也就不复存在了。现在的遴选考试之所以设置35周岁以下的年龄门槛，也有考虑到各种能力的可塑性和敏感期的因素，因此我们必须明确以下几点：

第一，当我们处在敏感期的时候，必须及时掌握写作这项基本技能。

第二，在政府机关之中，公文一旦盖章、签字之后会随之产生巨大的责任，反之如果不加盖公章，或者是领导不签字，通常是不算数的，这种公文运行方式不仅是机关运行的血液，体现了高度的严肃性，更重要的是蕴含了公权力的运行。由此可见，公文对政府机关的重要性，公文写作也就不仅只是一项技能。

第三，只有不断写作才能促进思考。曾有世界顶尖学府研究表明，拥有优秀写作能力的毕业生，往往能凭借此项能力额外获得百分之三十的薪酬。不仅是工资收入，对职业发展也是如此。

了解我经历的人都知道，不论我身处哪个单位，不论我当时的身份是普通公务员还是领导，我始终极为重视写作能力。我之所以能够两次在全国遴选处级领导干部考试中以压倒性优势取得成功，与我对写作能力的这种重视程度密不可分。

我的第一次工作变动是从检察院借调到组织部。之所以会有这次借调是出于我想到政府机关发展的初衷。作为从南方来到北方的异地公务员，我从来没有抱怨过，没有觉得这件事是不可实现的，也没有想到我应该去找谁“走后门”。我是通过什么方式实现目标的呢？我给领导写了一封信，在信中介绍了自己，表达了自己，最终赢得这次借调的机会。借调并不是一条坦途，这个过程中发生了很多次反复的情况，导致定下来的事情不了了之，这一点我的经历和大家的经历是一样的，但是在这个过程中，我想了许多办法去适应困难、解决困难，后来我把握住机会调到了政策研究室。大家会问，在组织部部门工作怎么能到政策研究部门？事实上这就是一种对机会的争取。那时候我常常在看到政策研究室写的领导讲话稿以后，主动去信给他们提出一些意见和建议，比如说他们在网上发布一些征求意见稿，其他人对此并不感兴趣，但是我始终认为：想实现自己的目标，就必须实实在在的展现出自己的能力。于是我认认真真的对征求意见稿提出了详细的修改建议，通过这样一种互动，向政策研究室展现了自己的才能。后来，政策研究室主任也正是基于我在这些事情中展现出的能力水平，向领导建议把我调到了政策研究室。到了政策研究室之后，我特别能吃苦，把整个人投入工作，达到了忘我的状态。工作期间，一开始我的工作是负责写简报，在任何地区和部门，简报都是深受领导重视的，那时我还没有结婚，对我来说并不存在上、下班的区别，下班后我总是在办公室待到深夜，我的生活和工作是紧紧联系在一起的。我并没有因此感到特别疲劳，因为我十分注意劳逸结合，该休息的时候就休息。我还清楚的记得有一段时间我感觉掉头发掉的厉害，于是我立刻加大了登山锻炼的数量和频率，通过运动健身，很快就解决了掉头发的问题。正是这样的工作节奏，为我打下了坚实的写作基础。对工作中的每一篇文稿，我都经过了反复的思考，收集了大量的素材，吸收了丰富的经验，这一过程极大地提高了我的思维水平和写作能力，以至于到后来我参加遴选考试时，我从内心深处就相信我一定能成功，因为我不相信有人在忘我学习、构建思维和研究机关写作等这些事情上能比我付出更多。所以到今天我仍然相信：没有一件事情是不需要经过刻意练习，不需要超高强度的训练就能够轻而易举做到的。比如咱们国家队的乒乓球运动员，虽然个个拥有超凡的运动天赋，但是他们平时都是在进行常人难以想象的、艰苦的训练；比如教育，多少事例都证明了所谓的快乐教育一定会毁了这个人，所以我认为教育不可能完全是快乐的；比如团队工作，我在机关单位和企业工作中所带的团队能够不断取得成功，都与我对下属始终坚持高强度的训练，和高标准的要求密切相关。昨天我看了一篇文章后深有感触，讲的是特朗普访华。这次特朗普访华给中国带来的最惊喜的礼物就是他的小外孙女展示学习中文的成果，这个小女孩是从一岁半就开始练习中文，文章里还谈到，美国的精英分子，为了训练小孩的自理能力，都把孩子送到一个叫“童子军”的教育机构，接受如同西点军校一样的训练。这两个例子都印证了那句话，比你富有的人、比你有钱的人、比你幸运的人，比你还拼、比你还努力。

所以我建议：大家要想走机关工作这条路，一定要对写作能力启动刻意练习，启动魔鬼训练。我在当政策研究室主任期间读了1000多本书，直到今天为止，我每个月都要买两次书，一次买十来本，我读书从来不是为了消遣，要读就要规规矩矩坐在桌子上，拿着笔、放着纸，认认真真地看书，这才是看书的姿势，否则如果就是躺在沙发上，怎么舒服怎么拿着书，笔都不拿一个，还想着要比别人看更多的书，掌握更丰富的知识结构，从遴选考试中脱颖而出，可能吗？绝对不可能。我反复跟大家强调，在中国想做成任何一点事情都非常难，因为中国的人太多了，你想做成一件简单的事情有一大堆人竞争，你想做成一件很难的事情还是有一大堆人竞争。只有多付出百倍千倍的努力，才有可能从这一大堆竞争对手中脱颖而出。

有些学员说，我不在文字岗位上怎么练习？不在文字岗位上，第一，要多读书。第二，要在单位通过内网、通过报纸多看多学习。我在组织部能够给政策研究室提建议，就是因为我经常看他们写的文章，经常看报纸，哪怕看网站也是在学习严肃的知识。只有这样，我才可能给他提出合理有效优质的建议。第三，要在学习之后，同别人有所交流。

掌握一种知识，最好的方法是在学完之后能够表达出来。我常常跟人说，要想教育小孩子，就不要把小孩子当成学生，要让小孩子当老师，让他来教你，他能教出来的才是他真正掌握的，否则他不就是一个记忆的机器吗！第四要创造实战演练的机会。如果能发表一篇文章，你在单位的地位就会有所改变；如果发表了十篇，那你不用参加遴选考试了，有人会主动来找你。我曾经遇到过这样一个人，他能从欠发达地区调过来，就是因为经常在省报上发表文章和摄影作品。通过这两样本领，他不仅实现了跨地区的工作调动，而且让自己的收入翻了好几倍。所以，大家一定要抓住自己的职业训练的敏感期，坚持反复训练，反复复盘，多问问自己“我这样干对吗”“我这样干有效率吗”“我应该这样去做吗”。

公务员干任何事情都要按照一个专业人士的要求来要求自己。十九大报告已经提出了要建设高素质、专业化的干部队伍，提出了要注重培养干部的专业精神。要想显得专业化，就要在工作过程中加入创新性元素，干得比别人更快、比别人好，领导才可能交办更重要的任务。我写过一篇文章就叫《思维工作者》，文中提到：如果领导总是把更重要更复杂的工作交给比你晚进单位的年轻人去办，这是一个需要你引起高度重视的信号。我为什么面试分数高，就是因为答出了不同的高度、不同的深度、不同的角度，所以答案整体呈现出了截然不同的亮度和精彩的程度。我的面试题是这样的：单位要接待一个远道而来的考察团，本来应由一把手出面接待才符合对等原则，但当考察团到达时，却怎么也联系不上一把手，你该怎么办？大多数人都会说：第一，我们要照常举行；第二，请其他领导出面，使接待正常进行；第三，向考察团的联络人作好解释工作，请他们理解；第四，继续联系领导，让领导能够早一点回来参与接待。这些角度没有问题，但都属于普通答案。当时我额外提到了这样一点：对方来参观考察，的确有礼节上的需求，领导接待的规格越高肯定越好，但是对方参观考察的本质是学习我们单位相关工作的精髓。所以我会告知对方联络人，我们单位主要负责同志对他们前来考察一事非常重视，已经提前作好精心准备，除领导介绍稿之外还搜集了详实的资料，要把我们单位最有心得、最精华、最值得分享的经验提供给他们，相信这才是对他们最大的尊重。否则如果我们仅仅是有一个级别高的领导出面接待，却不能够分享他所需要的经验，那就是一种形式主义。对于这道题，我们的着眼点不能仅仅放在高级别领导是否一定要出场这个矛盾点上，要从思维的角度抓住形式与本质的关系。如果没有对阅读和思维进行刻苦的训练，是无法做出这样精彩的回答的。

通过我多年来的公文写作训练，我想分享给大家的经验，就是关于移植力的写作方法。什么叫移植？移植是通过学习和研究，把好材料移植到自己的文章里。如何进行移植？

第一步，提前谋划、精确移植三个方面的内容。一是全文，二是框架， 三是部分信息和内容。移植文稿之前要计划好移植什么内容，是全文、框架还是部分内容，有时可能是既有一部分框架又有一部分内容。

第二步，有意识判断这篇文章是需要自己写，还是完全不需要自己写。不会写稿子的人或者写稿经验不丰富的人，上来就自己写，这是不对的，白费功夫。我举个例子，比如政治性非常强的党建类文章，这类文章不要自己去发挥、去创造；又比如述廉报告，坚决不能自己发挥、创造。如果是一篇根本不需要我们进行发挥创造的文章，那么第一位的任务就不是写文章，而是去找一篇同类型里最好的文章。如果这篇文章需要我们操作需要我们写，需要我们动脑筋，那就要去找标杆文章。初级阶段的移植，标杆文章最起码找五篇，把其中最好的结构移植过来，最好的内容移植过来，最终凑成一篇。高级阶段的移植，至少找出10篇文章，结构上不只是借鉴10篇中1篇的结构，而是把这10篇进行杂糅，然后再选取内容。所以，写作过程的核心就是找到正确的参照物，找到正确的标杆文章。到哪里去找呢，这是一种思维训练。如果你被抓到一座陌生的城堡，你一定会大脑高速运转，怎么逃出去，怎么摆脱看守。一篇文章的写作过程也是这样一个高强度的脑力思考过程。在高强度的思考中，你会想到各种各样的影响因素。比如今年下半年刚调动过来的领导要开一个务虚会，听取大家关于明年工作的想法，需要发表讲话。这时，你就要想领导刚调动过来，他应该是想提出新思路、新的施政想法，首先判断这篇文章我已经不能够完全去抄一篇文章。其次，既然是新思路就必须符合十九大报告要求，而且十九大刚刚闭幕，必然有新意可供借鉴，那十九大报告是我需要重点研究的方面。第三，十九大报告是国家层面，我们仅仅是一个县该怎么办？看一看全国百强县这个概念，重点研究一下排名第一的县、有自身特色的县、过去落后但现在经济增长很快的县和跟我们县有相似点的县，了解他们的发展有什么新思路，有什么特色能在我们县作为新的突破口，然后到他们的官网上去下载文章，寻找灵感。可见，文章的写作过程是一项脑力劳动，是一个非常复杂的操作过程，不是看看范文找两篇稿子那样简单，所以一定要按照正确的方向长期坚持，多思多练，才能得心应手。

我当政研室主任时，也是这样训练我的下属的。一篇稿子再重要，我自己操作也用不了太久时间，我干工作能够预见到马上应该开什么会，在领导部署之前就已经让下属就准备文章了，通过我的反复提示，使他们像骑自行车一样找到写作的感觉，等他们写完，我再写一篇出来给下属参考学习，通过这样的一个过程，一步步训练，完成引进、消化、吸收、二次创新的过程。在原有材料的基础上进行删减，组成初稿。之后，还要把本地的信息资料往里填充，开始进行本地化。完成以后，再把这位领导以往的文稿，或是前几次大会的文稿拿出来，按这位领导的风格进行修改。把外部的稿子、以往的稿子、本地信息找全并修改之后，就要思考有没有最新精神，将这些新精神加进来，如果你不会加入精神的话，那就把这一部分放前面，就表示我们接下来要做的这些工作都要在新精神的指引下进行。最后，我们还要把领导经常提到的高频词汇放到标题里，不是放在一级标题就放在二级标题，总之放在显著位置，让领导一看自己平时经常强调的高频字眼已经存在，这就基本上完成了移植一篇文章的整体过程。通过这一过程可以看到，抄别人具体的内容并不是关键，关键是如何思考，如何去借鉴、吸收别人的精髓，这种方法论才是最重要的。这一过程是最训练思维的，这样去做以后你就能从一个文章的她誊抄者变成了一个文章的思考者。

关于如何训练这种思维，我跟大家推荐一本书叫《金字塔原理》，这是麦肯锡的一个合伙人写的。书里详细讲解了关于如何使用资料撰写文章的思维技巧，我认为这是很重要的，只有掌握了这一点，才是真正学会了公文写作，公文写作对你才会产生价值，对社会也才可能产生价值，否则就是简单的誊抄默写。百分之七十到八十的笔杆子都在做简单誊抄工作，有些人看似疲劳，甚至连头发也掉光了，视力也下降了，但是究竟抄出了多少价值？还有人说笔杆子不受重视，问题在于你是不是领导心目中真正需要的那种参谋助手？如果你没有领导提供参谋助手的价值，那领导是不会直接说出来的， 越是高层次的领导、越是合格的领导，越不会轻易说话。现在是大数据时代，不缺信息，缺少的是如何把有效信息提炼出来，有些人说数据非常重要；但是我认为，数据本身并不重要，重要的是如何提取数据，最终把数据变成对我们有价值的东西，同理，现在不缺文章，缺少的是如何把这些文章迅速攒成一篇属于自己的新稿子，这就是我们所讲的培养移植力的问题。

另外，精读范文也是我们要坚持做的。我最近打算每天给大家提供一篇到两篇范文，并提出一些思考题，然后大家按照我刚才所说的方法论去看范文，把范文真正看穿看透，这个过程对你来说就有真正的价值，十九大报告就是最值得我们学习、代表最高水平的范文，我们在学习时有几个主要的着眼点：

一要看主题，要思考为什么这么定主题；

二要看框架，思考如果自己写这篇文章，用什么样的框架，为什么他这种框架是最容易把最主要、最鲜明的观点讲清楚、讲明白；

三要看提出了哪些新观点，文章的表述跟以往有哪些差异。这是我们今天给大家讲，我通过自己实际的例子，讲解了写作技能应当怎样训练，大家要根据今天的内容去校正自己以往不正确的习惯性做法，然后坚持不懈地训练自己，就能成为一个真正的有思想、有观点、有思维能力的人。