《每天最重要的3件事》｜第十二章 时间管理帝王表：发现从杂事到行
第十二章
时间管理帝王表：发现从杂事到行动的缺口
在约束中能感到自如，那你就是自由的了。
——罗伯特·弗罗斯特
我有一位有十几年交情的好友，因为做服装生意，我们称她为时尚姐。三年前，时尚姐趁着孩子大了，出来二次创业，没想到生意不错，小小的童装店，从一家扩展成两家，请了几名助手，越来越忙。她常常需要出差，一方面出国进货，一方面也做品牌代理，需要拜访经销商。
这天她特别约了时间来拜访我，说是自己的时间管理做得不好，要好好向我学习。好友来访，我也安排了两个小时，准备好好听她说自己的问题。一进门，寒暄了几句，她看着我的办公桌，说：“老师，我也学你开始使用苹果电脑了，家里和店里都是。”时尚姐先说她的改变。
“你的手机也是吧？”我问了一下。
“对啊，我有iPhone和iPad，常常把照片传送到电脑，这样助手也好处理照片。”
“好棒，这就是清空收件夹。照片在手机上，是资料处理中的Input，处理的效率较低，清空收件夹就是把照片传到电脑里，这样小助手才能帮你快速做出美美的照片。”我接着她的话说。时尚姐的店里，有一位美工技术很棒的同事，帮助她把照片加工成漂亮的销售网页。
“而你的日程表、任务清单、待办事项、公司的主页、博客文章这些都是Output。你从各种地方Input，经过加工，成为Output，这个动作越流畅，你的时间管理能力就越高。”
我一口气说完，然后拿出一张“时间管理帝王表”。
LINE：
检查自己的收件夹系统（Input）
我先请时尚姐填写表格左上方收件夹的部分。这部分就是“Input”，代表杂事储存在什么地方，也就是我们前面提到的即时通信、电子邮件、笔记的储存处。
一方面我解释即时通信、邮件系统、笔记的意思，另一方面时尚姐写下她所使用的收件夹工具，下面就是她填写的内容。
《每天最重要的3件事》｜第十二章 时间管理帝王表：发现从杂事到行动的缺口
即时收件夹（L, Line等即时通信工具）
时尚姐使用中国台湾常用的即时通信工具Line、Facebook（粉丝会产生采购行为）、微信（服务中国内地客户）、Kakao Talk（韩国出差使用）。
邮件收件夹（I, Inbox）
时尚姐使用的是Gmail系统。
笔记收件夹（N, Note）
时尚姐得意地秀了秀她的两本笔记本，有高级的M牌笔记本记录每日、每周的大事情，还有一本紫色笔记本，记录店铺经营的各项事宜。
其他收件夹（E, Extra）
我提醒时尚姐，她手机里拍摄的大量服装照片，也算是一种杂事。她想了想，在其他收件夹位置写上“手机中的照片”。
“没想到我要管理这么多收件夹，我的手机和笔记本真的要好好整理了。”写完之后，时尚姐惊呼。
“这还算少呢！”我微微一笑。
信息和噪声（Signal&Noise）是时间管理一个重要的概念，我们需要信息来帮忙推动任务，但是信息里面若夹杂着太多噪声，那么决定下一步行动的时间就很长。
比较好的方式是进行“资讯压缩”，去掉噪声，只留下主要信息，并加工成下一步行动，这样信息就被压缩了。这些信息传送给团队里的其他人，并依照行动提示执行，效率才能提升。
我们要传送行动，而不是传送夹杂一大堆噪声的杂事，这就是“清空收件夹”的目的。
STAR：
检查自己的行动提示系统（Output）
接着，我请时尚姐继续填写表格左下方行动提示系统的部分。这部分放的是不同类型的行动提示，算是Output。杂事加工成行动之后，会存放在这里。
行动提示系统包含了S、T、A、R四个分类。时尚姐思考了一会儿，开始填写。
日程表（S, Schedule）
时尚姐指了指她的M牌笔记本，这是她今年的日程表，记载每日、每周、每月的行程。
任务管理（T, Task）
时尚姐拿出很厚的紫色笔记本。上面记录了她从创业以来，公司大大小小的计划。“我家还有一本用完的，绿色的，一样厚。”时尚姐补充道。
行动清单（A, Action）
用的还是刚才的M牌笔记本，记录今天或近几天需要做的大小事情。
参考资料库（R, Reference）
时尚姐打开电脑，说明Facebook主页、公司主页、博客、促销网站等的资料库。
我浏览时尚姐的行动提示系统（Output），里面既包括纸质的笔记本，也包括电脑里的资料库。我心中暗想，难怪效率低，从纸本到电子文档，这需要大量的誊写时间，每天抄抄写写和同事沟通，就要花上不少时间。
一开始，人们凭着大脑记忆来做事情，面对面口语沟通；慢慢地事情多了，开始用笔记本来记录整理，用电话或微信讨论。但是像时尚姐这样的例子，需要移动办公（出差或出国），和不同分店的员工沟通，纸笔的资料传输缓慢，查找旧的档案也不便，交代给同事的事情常常有遗漏，就需要花更多时间开会、电话沟通，增加许多不必要的时间成本。
STAR：选出核心工具，打通两个系统
“我对你清空收件夹的工具及方式，已经有了大致的了解。”我端详着时尚姐填写的表格，“接下来，我想问的是，你从这张表来看，觉得自己在时间管理方面最大的难题是什么？”
“我懂了，我懂了，我发现我时间管理的问题所在了。”时尚姐突然拍了一下巴掌，把我吓了一跳。
“以前我买了很多漂亮的笔记本，手机也下载了很多APP，不同的资料放在不同的地方，要找的时候可麻烦了，花费大量时间。还以为自己工作很认真，其实不折不扣地效率低下。”
“好棒，自己发现问题了。”时尚姐真的好聪明。
“现在，我知道清空收件夹的概念，只要建立好收件夹系统，并全部转成行动提示系统。”时尚姐眼睛发亮，话也越说越快，“把客户的要求，加工成一个又一个行动，放入行动提示系统。店里的帮手，就可以按图索骥地推进，我就不用这么辛苦了。”
“没错，收件夹系统是Input（也就是表格上半部），行动提示系统是Output（也就是表格下半部），若是能打通两个系统，并搭配合适的工具，这样时间管理的效率就能大增。”
时尚姐点点头说：“自从店里买了苹果电脑之后，员工和我的手机、平板的资料，就可以往上放，这样各分店的同事和合作伙伴共享资料很方便，也清空了手机、平板的收件夹。这张分析表里那么多工具，有没有一个可以像苹果电脑一样可以连接Input和Output，让大家配合工作更方便、更有效率呢？”
“你觉得如果有一个工具，会带来什么好处呢？”我希望引发时尚姐自己更深入的思考。
“有一个核心工具，这样Input信息像是公司邮件、Facebook上粉丝的留言、微信上的信息，都可以记录上去。收件夹清空，大家同时看到客户的需要，我们也能提供更好的服务。”时尚姐畅想着团队井然有序的工作场景。
“依照这个思路，那你觉得目前系统最需要改善的关键点是哪一个？”我继续抛出问题。
“我现在使用的M牌笔记本虽然能让我厘清思路，但是加工完成的行动提示，只有我自己知道，这样子整个公司的进度推动，就都卡在我一个人身上。”时尚姐显然已经想明白了问题的关键所在，语速越来越快。
“那你要如何做出改变呢？”快要接近答案了，我按捺住内心的期待，给出时间让她独立思考。
“我需要改变，要找到一个方法及工具，能够把我想要采取的行动，快速让同人知道。甚至我的店长们自己也能决定下一步行动。我们需要一个共享的行动提示系统。这就是老师说的‘Output'。对，永锡老师，你帮我介绍一个工具吧。”时尚姐想通了自己需要什么，高兴得手直比画。
想打通收件夹（Input）和行动提示（Output）这两个系统，就需要让不同收件夹内的杂事加工成行动，收件夹也就随之清空了，接着把行动提示放在日程表、任务管理、行动清单、参考资料库等不同的地方，这样自己或团队成员就可以迅速获得资料，提高效率。
“永锡老师，我决定要改变，好好学习新工具，因为不改变，对手就会超越我。”时尚姐下定决心，一字一句认真地说。
“好的，选择工具，我们必须做更多的考虑。”我说。
因为时间管理的工具非常多，我们先大致分为四类，分别是日程表、任务管理、行动清单、参考资料库，也就是STAR系统，在本书的152页我会详细介绍它的概念。
“考虑一下，在你的工作场景中，你觉得这些工具中，加强哪一种工具的管控能力，会对公司有最大帮助？”我对时尚姐说。
“以长久而言，我需要任务管理能力（T），但其实我在任务管理领域还只是个小白，我会先加强日程表（S）和行动清单（A）的能力。”时尚姐认真思考后给出答案。
“很棒，接着我们就可以开始选择工具了。”我满意地说。
终于要选出时尚姐的工具了，我建议的工具有两个。
针对S日程表：采用Google日历，这样无论她在家工作或是出差，都能让团队迅速了解行程。
针对A行动清单：我建议采用Google Keep，一方面可以列出各种行动清单，甚至拍照上传；另一方面可以和Google日历结合，最后也能做出团队协作分享清单功能。
常见的工具如Outlook、Omnifocus、笔记类应用（印象笔记、OneNote）、清单类应用（滴答清单、奇妙清单）。
选择工具的关键是根据时间管理帝王表左半部分填写的现状，从中选择你熟悉的。
“永锡老师，通过时间管理帝王表选出工具，打通了收件夹和行动提示两个系统，对我和我的公司帮助太大了。”时尚姐眼睛发亮地说着。
“现在你已经清晰了解了自己的工具，接下来你还要学会运转系统，它才能发挥应有的效能。不过不用急，在此之前先休息休息。”说着，我斟了一杯茶给时尚姐。时间管理是一个日积月累的自我提升过程，我们慢慢来。在接下来的一章中，我们就会学习到系统的运转。
领装备
时间管理帝王表
如何使用时间管理帝王表？
时间管理帝王表可以帮助我们贯通从杂事收件夹到行动提示系统的高速铁路。你可以在书上直接填写或下载表格打印成A4纸大小填写。团队一起填写对了解彼此的工作习惯有很大助益。
1．收件夹系统和行动提示系统
先填写左半边，这半边包含收件夹系统和行动提示系统。
收件夹系统包括即时收件夹、邮件收件夹、笔记收件夹、其他收件夹。
行动提示系统包括日程表、任务管理、行动清单、参考资料库。
2．精简系统，减少工具
接着我们填写右半边，如果只用1~2个工具打造系统，你会选哪个？
3．打通任督二脉，将工作提速
上方是收件夹系统，下方是行动提示系统，从杂事到行动的高速铁路如果想要提速，需要本部分中的学习方法。
在完整读完本部分内容后再次填写时间管理帝王表，对比两次有何不同。
本章练习
从时间管理帝王表中选出适合自己的工具。
《每天最重要的3件事》｜第十二章 时间管理帝王表：发现从杂事到行动的缺口
《每天最重要的3件事》｜第十二章 时间管理帝王表：发现从杂事到行动的缺口
《每天最重要的3件事》｜第十二章 时间管理帝王表：发现从杂事到行动的缺口
《每天最重要的3件事》｜第十二章 时间管理帝王表：发现从杂事到行动的缺口
《每天最重要的3件事》｜第十二章 时间管理帝王表：发现从杂事到行动的缺口
《每天最重要的3件事》｜第十二章 时间管理帝王表：发现从杂事到行动的缺口
《每天最重要的3件事》｜第十二章 时间管理帝王表：发现从杂事到行动的缺口
《每天最重要的3件事》｜第十二章 时间管理帝王表：发现从杂事到行动的缺口
《每天最重要的3件事》｜第十二章 时间管理帝王表：发现从杂事到行动的缺口
《每天最重要的3件事》｜第十二章 时间管理帝王表：发现从杂事到行动的缺口
《每天最重要的3件事》｜第十二章 时间管理帝王表：发现从杂事到行动的缺口
《每天最重要的3件事》｜第十二章 时间管理帝王表：发现从杂事到行动的缺口
《每天最重要的3件事》｜第十二章 时间管理帝王表：发现从杂事到行动的缺口
《每天最重要的3件事》｜第十二章 时间管理帝王表：发现从杂事到行动的缺口
《每天最重要的3件事》｜第十二章 时间管理帝王表：发现从杂事到行动的缺口
