如何用“万象协同办公平台”进行项目管理和团队协作的？

如何用“万象协同办公平台”进行项目管理和团队协作的？

团队协作离不开项目管理，它不仅能让参与者明确自己的任务目标，也可以让项目管理者快速了解参与者的任务完成情况和项目总体进度。在协作过程中，我们不仅要有足够直观且完善的任务系统，以应对多种场景下的任务分配，还需要一个可以多维度记录和追踪项目完成情况的统计系统，方便负责人及时发现问题并把握好项目进度。“万象协同办公平台”，这是一套基于「看板系统」的工具，它保持了「看板系统」在项目管理中直观易用的特性，同时也针对企业在项目管理中经常遇到的问题开发了很多特色功能，让整套系统变得更加符合使用习惯。

项目：工作分配更清晰

企业工作经常需要跨部门分工合作，由于工作内容不同，需要参与的部门也不尽相同，例如编辑部的日常的发稿工作仅需要编辑负责，商务合作则需要商务、编辑和运营共同参与，而遇到一些大型活动时，就需要编辑、运营、设计、商务甚至是开发等多个部门合作完成。

在“万象协同办公平台”中，我们可以根据工作内容的不同创建多个「项目」，作为“万象协同办公平台”的核心功能，管理者可以根据实际情况将员工分配至不同的「项目」中，这样不仅能保证每个「项目」中出现的都是和任务相关的内容，也能确保只有参与者能够接收到任务通知。一些因举办活动而组建的「项目」则可以在活动完成之后归档。

「项目页面」

同时，因为「项目」之间是相互独立的，每个「项目」都可以按需做个性化设置，如「项目」公开性是「企业所有成员可见」还是「仅项目成员可见」，是否需要添加不同的任务类型和自动化规则等。

任务看板：任务执行更高效

「任务板」是「项目」的主要呈现形式，“万象协同办公平台”的「任务板」采用了「看板系统」的展现方式，每个任务板分成多个任务列表并列排放，列表中的卡片就是一个个任务，通过将卡片拖拽到不同列表，代表此任务的当前状态，这种方式直观且便于操作，所有人都能迅速定位到自己的任务，管理者也能快速掌握任务的当前进度。

任务列表：划分工作进度

每个项目工作内容不同，我们在设置列表也会拆分为多个维度。如果你之前有使用看板系统的经验，或是对项目的流程规划比较清晰，可以创建空白项目并自己划分列表。

例如编辑部的工作全都围绕发稿进行，主编需要知道每个编辑目前负责了几个选题，以及各选题进行情况，所以任务列表会根据写稿流程分为「收集箱」「确认选题」「本周进行」「等待检查」和「完成」五部分。

编辑平时想到的选题都会先放在「收集箱」内，这些选题经过讨论后，确认要做的选题会移动到「确认选题」列表交由指定编辑负责，不做的选题则直接在「收集箱」内归档。根据选题优先级，需要本周执行的选题会移动至「本周执行」，初稿完成后将卡片移动至「等待检查」，由负责人统一检查并排期，待文章发布至首页后卡片则会移动至「完成」。

建立子任务：进一步明确分工

在商务合作时，大家更关注每个项目的进展，从接洽立项到执行再到后期反馈，任务列表同样是按照执行流程进行划分，列表中的每个卡片则代表了一个合作项目，但在项目执行阶段会涉及到商务、编辑、运营等多个部门的同事参与文章撰写、活动运营等多项任务，此时除了任务列表之间的「横向进度」之外，每个卡片也都会通过子任务的方式建立一个「纵向进度」。

初期接洽时，商务会将筛选后的合作项目添加在「接洽询问」列表中，并在备注中简单介绍合作方背景资料及合作需求，相关资料可以直接上传到“万象协同办公平台”中并附在卡片中，编辑和运营同事此时会根据需求制定合作方案。

确认合作后，商务会对卡片内容进行进一步补充，根据约定添加整个项目的截止日期，并在卡片内创建子任务和子任务截止时间，分派给编辑或运营同事。在执行过程中，由于商务是主要负责人，因此编辑和运营在完成每个子任务时都会收到相应的提醒，方便及时得知项目的进展情况。

如果对于如何划分任务列表不是很了解，在创建项目时“万象协同办公平台”提供了 10 多种模板，涵盖了产品研发、市场营销、行政人事等多个方面，每个模板都有已经划分好的任务流程，只要找到合适的项目就能快速创建项目并设置好任务列表。

统计：项目进度一目了然

各部门在每周的例会上都会回顾上周部门成员的工作情况，项目负责人也需要定期查看项目成员的工作情况以及项目的进展，“万象协同办公平台”提供的「项目统计」功能可以供管理者方便地查看这些信息。

项目负责人就可以查看这个项目中的任务总量，已完成和逾期任务，以及每个项目成员的任务完成情况，在「报表管理」中你还能根据需求筛选想要查看的数据。「统计」功能提供了多个维度的统计数据，并通过柱状图、折线图等多种形式直观地展现这些数据。通过查看这些数据，项目负责人可以重新评估项目排期，及时发现问题并作出调整。