管理ISO体系用这个信息化工具，既提升效率又不用熬夜

高质量的产品和服务总是能受到人们的青睐，比如华为手机，比如海底捞火锅。但奇怪的是，在很多企业，负责质量的部门其地位并不高。

质量部门的发展其实也比较受限，对于质量人而言，这可能过于残酷，但却也是事实。

不过要说质量部里最心酸的一个群体，还是要数体系工程师。

每日除了为KPI愁到头秃，被各种体系文件、应付外部审核折磨到没脾气外，还得经常性的背锅。尤其是在推行体系的过程中免不了需要各部门配合，一不小心还容易得罪人。

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大家都知道，体系运行刚建立的时候，是新习惯与老习惯对抗的时候，以前在日常的工作中也许习惯了不需要做记录，也不会受到条条框框的约束。

而体系一旦运行，就势必会造成执行部门或人员做起事来感觉束手束脚，或者增加工作量的感觉。

特别是车间等需要记录的部门，平时生产已经很繁重，还要经常抽时间记录数据，让生产工人感到很麻烦，会找出各种方法和借口逃避。

由此一个部门不执行，其余部门也会参照，这样下去体系必然没办法推下去，到时候质量出了啥问题体系人免不了还得背锅。

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小李在一家大型国企的质量部做体系工程师，公司几十个部门，体系文件的数量很大，并且每一份文件从起草到最终版本定稿都要经过至少5次修改调整，每一次修改调整都要体系部的同事们和小李审核、确定。

其中涉及到多个部门的文件，又要协调各部门共同起草，反馈意见，修整完善。小到一个标点、一个词汇、一个段落的格式准确，大到一项工作流程的科学性、合理性、可行性，一个部门、一个中心的权责分配的完善，要考虑到国家标准、行业惯例、公司管理等方方面面，涉及面非常广，工作量也变得非常大。

上班做不完的，就加班继续做。小李经常和同事们利用晚上时间来处理体系文件的审核、修改，晚饭随便吃一口，加班到很晚才回到宿舍。

“自打入了这行，咱就不知道休息是个啥滋味”小李淡然道。

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仔细想想，当你补记录补到头昏眼花时，当被认证机构的审核老师逼到墙角时、当标准换版时、当内审总是面对推脱时、当不符合项整改跟进时，是不是感觉此生无爱了？

是不是感觉羊驼这种动物哪怕是一万头、一百万头也根本无法表述你此刻复杂的心境。

其实，所有的体系问题都是管理问题，如果不从降低风险和成本的角度去做体系，你的老板不会重视你的工作。如果不从解决问题的角度去做体系，你的同事不会配合你的工作。

而体系人工作的最大价值就只是给公司带来了一纸证书。

显然，这不是老板想要的结果。因此，作为一名合格的体系工程师，我们要学会用科技的力量来提高自己的效率，从根本上解决问题。

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从上面的案例不难看出，如果用传统的方式来进行体系管理经常会遇到诸如文件多标准化困难、多体系运行不兼容、表单填写效率低员工工作强度大、管理繁琐体系无法落地等问题，而使用信息化工具来管理体系则会极大地减少这些烦恼。

艾思欧IMS信息化管理平台以ISO/GB体系为核心，将组织架构、体系文件、业务流程、运行记录、多管理体系全面融合一体化，不仅兼容所有的ISO体系，还可以此延伸出QA、SEM、EHS、EMS等相应的各类场景。

总的来说就是能够基于企业的一个实际情况和个性化需求，为企业定制一套全流程全方位的体系管理解决方案，帮助企业能够真实落地运行体系，高效处理体系管理运行相关业务，提高体系从业者的工作效率。

工欲善其事必先利其器，作为一名体系工程师，当面对体系文件多交叉多、标准化困难、多体系流程重复难管理、体系证书查找不方便等等一系列让人头痛的问题，一套好用的信息化工具能起到事半功倍的效果。

让体系文件管理变得更简单

对于体系文件多管理不方便的问题，艾思欧IMS体系文件全生命周期在线管理，可全面替代线下文控管理工作：

① 分类管理各ISO管理体系的管理手册、程序文件、作业指导书、表单

② 编写、修改、借阅、分发、作废、销毁等文控流程

③ 一键发布、分发新版体系文件后，旧版本文件自动收回、自动作废、自动更新受控文件清单

④ 自动生成文控记录，再也不需要人工抄写大量文控记录

⑤ 文件管理分权限，自动配置水印，文件可追溯，安全可控

⑥ 根据自定义文件编号规则自动编号、修改后自动更新版本号

让体系贯标变得更简单

为了解决体系贯标文件不会写的问题，艾思欧IMS的快速贯标功能，能够快速实现体系信息化：

① 无需辅导，快速、轻松导入管理体系，实现体系信息化

② 根据体系文件、表单、流程模版，快速建设管理体系

③ 已建体系客户文件批量发布、流程快速设置，运行便捷

④ 引导快速完成多体系文件、流程融合

让体系审核变得更简单

针对体系内审、外审以及管审的多种问题，艾思欧IMS提供了一套智能化内审、管审、认证审核平台：

① 流程标准化：审核步骤一目了然，无需辅导

② 任务简单化：审核记录智能分类，覆盖全行业全体系。

③ 过程智能化：任务柔性规划，状态实时跟踪，证据全量查询，隐藏敏感信息，安全高效。

④ 整改简易化：不符合项统一管理，纠正措施自动触发实时跟进，整改记录自动归档。

一阶段审核自动同步管理手册、程序文件、作业指导书、表单及外来文件

二阶段审核，自动同步各表单的历史运行记录，不再需要人工到处搜集

在线实施不符合项整改并跟踪，自动汇总整改记录形成整改报告

让法律法规搜集变得更简单

面对管理体系部门法律法规搜集难、搜集不全面的问题，艾思欧IMS也能帮你轻松解决：

① 提供最新最全的法律法规库

② 法律法规清单自动更新，省时省力

③ 一键创建企业专属的法律法规清单

④ 标准的合规性评价流程

⑤ 完整的法律法规内容

⑥ 通用式在线合规评价表，简单勾选即可完成合规性评价工作

此外，平台还额外提供了体系证书的管理功能模块，再也不用担心体系证书多查找不便、资质证件易丢失等问题了：

① 分类和属性管理：可自定义企业各类证照类别及属性

② 体型服务：根据证书有效期设定单次或周期性提醒服务

③ 数字化：支持电子版的引入和证照原件的扫描录入