如何做好秘书

这是来自我的专业秘书培训材料的一部分

现代职业秘书/行政助理必备的特性

A. 稳妥、周详、可靠 (Dependable)

一个行政助理/秘书的可信靠性, 使到主管能充分地放马加鞭,往前奔腾; 无后顾之忧, 精神集中, 思考周详; 智慧丰富, 发展创新; 事半功倍, 效率倍加.

她如何做到这样呢?

1) 自动、自发、自监 （Self Starter）

她不单知道她的任务, 她还认清各项任务的轻重缓急, 按部就班地, 充分及时地, 自动、自发地, 展开, 执行. 这样就可以免等上级的命令或催促, 可以让主管把精神与时间用到其他事情. 这样的有预知, 预感, 预防, 预备 (Proactive) 的工作风格习惯是秘书/行政助理工作好坏成败的关键.

2) 关心、注意细节及及时性 (Attention to Details)

企业中最具灾难性的就是 “百密一疏” 的事情. 一个字之差, 一个数字的错误, 一个不够详细的纪录, 一个命令的误解, 一个遗漏的小事, 一个过分焦急大意的后果, 一个错误的班机号码或来抵达日期, 一个产品代号的偏差, 等等, 都是可能后果严重的, 都是可以避免的. 助理/秘书的信靠度也就需要建立她对工作及有关一切的关心、注意细节及及时性的习惯.

3) 工作跟踪到底 (Follow Through)

“叫一句就动一下”这样的不主动, 当然不是一个好的秘书/行政助理作法. 展开后没有完成的事, 不如不要展开好. 秘书/行政助理应该了解她的工作的目标, 全程跟踪. 她应该有一个良好的跟踪工作的制度与工具, 熟练地操作.

4) 稳重、准确、完善、的质量 (Unmistakable Quality)

每件事情, 秘书/行政助理都了解它应该达到何种完美周详度. 她应该特别留意, 检查核对; 让她的工作没有可能被误解, 或失误的机会.

B. 知识及技能的熟练 (Competent)

1) 企业组织、人员、规章、程序、产品、技术、市场、术语

2) 上属管理人员工作风格、策略、范围、职权、目标 及下属组织制度

3) 工作工具使用、保管、选用. 沟通技巧，公关细节、礼仪知识

4) 内部与外部讯息、资源运用

5) 中、外 语言与风俗礼仪

6） 内外关系单位及关键人员的配合与协调

7） 耗材、文具、通讯方式运用，管理与成本的控制

8） 其他专业工作需要技能

C.灵活、敏捷的智慧 (Intelligent)

1） 敏锐的感性 （Empathy）

2） 灵巧智慧性 （Tactfulness）

3） 适应性 （Adaptability）

4） 外交官公关性 （Diplomacy）

D. 恰当、给人好感的仪表与举止 (Pleasant)

1）专业形象与仪表 (Image and Personality)

2）态度礼貌与举止 (Mannerism and Postures)

3）谈吐与聆听 (Communication and Listening)

4）工作站及办公室的配备、装饰与摆设 (Work Station and Office Set Up)

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