怎么更好发布会议纪要？

昨天带着团队去某主机厂汇报软件问题及其解决方案。这件事在主机厂批产上市的紧要关口，显得尤为重要，时不我待，必须争取内外部团结一致，快速切换新软件。

会议结束后，提醒了下属小陈整理好会议纪要，发给内部相关人员，及经理层和总监。小陈点头称是是是。

我等啊等啊……

昨晚没有会议纪要。

今早没有看到会议纪要发出。

中午，我还是没有看到会议纪要。

我等不了了，立马微信给小陈，叭叭叭，一口气就把关键点列给他，并提醒注意组织和完善语句，巧妙的传递信息。

结果，一下午过去了，在今天晚上5点半后，收到了他的会议纪要。

正文是这样写的：

“各位领导、同事，

昨天去XX进行了软件汇报，会议纪要如附件。FYI。”

我打开附件，看到一页格式工整的会议纪要，规规矩矩列出双方参会人员，主题，及会议内容，代办事项。

我看完，一声叹息，哭笑不得。立刻拨他电话，指导了他一番——

会议纪要，不要刻意在意格式和美观，也不要刻意追求完美的遣词造句，也不要想面面俱到列出所有信息，一切的一切，只为一点服务：这次会议想要达到的目的。这次会议的目的就是：内外对软件问题的Root Cause及解决方案，以及执行计划达成一致，快速切换掉软件。

而小陈的会议纪要，没有做到为这个目的服务。原因有这么几点：

1、信息传达不及时。晚上下班后发出会议纪要，几乎没人看，等到9/30，已经很多人进入欢度国庆放松状态，紧接着就是一个小长假。对于这个问题的关注热度会大大降低。节后重启这件事，需要重新投入更多精力。即使没有假期，我们也要做到及时传递信息。比如这次我们去主机厂进行汇报，内部开发团队及高层非常关注汇报的结果。这种期望没有及时满足，因为内部大家都很忙，每天要解决很多的问题，对这件事的关注度很快会降低。在去汇报之前，内部上下已经折腾过一番，高层也给于明确指令要快速解决问题。我们要趁热追击，带回主机厂的要求，催内部尽快解决。总结：项目管理者或者组织协调者，一定要学会及时传递信息，趁热追击，不减攻势，才能促使内外部没有懈怠，快速解决问题。

2、“隔靴搔痒”式信息传递。一句“如附件”，就减少了人们对这份邮件的关注和兴趣。传递信息，写邮件，一定要简洁，但不是简洁到等于没有。我对这种一句“如附件”的邮件，比较反感。这是一种隔靴搔痒的信息传递。我们为什么要传递信息？就是为了告知、寻求支持和认同等等。这就是我们的“痒”，也就是我们的目的。我们要达到目的，就是要准确搔着痒。但是你给这个信息戴了个套，放在了附件里，就好比隔靴搔痒，效果大减。最好的做法是什么呢？就是邮件正文一定要列出关键的信息，详细完整的信息可以放在附件。总结：项目管理者和其他任何个体，传递信息要简洁也要予人方便，想办法让别人一眼看到你想要传递的关键信息。

3、信息群发等于没发。将会议纪要群发内部一堆人，公事公办的罗列一下内容，这样的信息传递效果会很差。在大多数组织里，都会有懒人、互相推诿的人和部门，所以他们往往会对这种群发的邮件，置之不理或优先级放在靠后。群发信息，有这种做法的好处，但是要抓出关键的责任人，在邮件明确点出来，说明需要他支持的内容和完成时间。总结：不管群发还是单点发送工作信息，项目经理要明确写出责任人、工作内容、完成时间。

4、没有借力使力。和客户汇报完，发现客户并不认同我们对软件分析的Root Cause和解决方案，并质疑了一堆问题。这就意味着，这个项目的问题并没有解决，反而比当初内部想象的要严峻的多。项目经理不咸不淡的罗列一下会议内容和待办事项，那就不叫项目经理，只能称为记录机。项目上有任何问题，有任何无法顺利推进的阻碍，项目经理无条件的要负责，要跳起来，要叫起来，要上下活动去解决掉。组织内部，会有各种各样的流程和制度框架，出现任何一个问题，都会有相应的流程框架约束，无法以120码的全程高速去推动解决。这个时候，客户的要求和给予的压力，是项目经理最好的子弹，最好的宝剑，可以利用去砍掉纷繁复杂，避免效率低下，快速解决问题。总结：项目经理要学会突出客户的声音，给内部传递压力，寻求到更大支持，形成强大的项目推动力。

5、没有顺势发力。我问小陈：“会议纪要发完了就完了？”他说：“是的。”我接着问：“那你的会议纪要没人看，制定的行动计划没人执行怎么办？”他回答说，“哦，后面会盯着的。”我就没有再深入去问了。我知道他的盯是什么样的盯。这可能也是很多当前项目管理人员的做法。比如，隔个两天后，找到相应的负责人，邮件或电话问他：有没有做完啊。对方说：还没有。然后项目管理就叫两声：你快点做啊！要来不及啦！……然后再隔两天，重复这样的“盯”。其实，这是最无能的项目管理，这样的项目管理者其实自己内心也很窝火憋屈。我给了小陈两个顺势发力的建议：1）立马把会议纪要的内容和相应的负责人及其领导电话或当面沟通一下，透个气。目的是得到他们的认可及支持，也就是变相的得到他们的承诺。2）立马在会议纪要后面发一个会议邀请，邀请相关负责人及其领导参会，并知会大领导。列出这个会议的目的及要讨论的内容，以及每个内容对应的相关人。总结，项目经理，不能把自己作为一个传话筒，一个问题不解决，自己必须无条件的一连串的不停歇的去协调解决。不停发力，形成势后，再顺着势发力，势越来越大，必会解决问题。

好了，关于会议纪要，总结一下，有这么几个感想：

1、要及时传递；

2、要清晰明确，强有力的传递；

3、他只是解决问题、达成共识道路上的一个铺路石，不能寄希望于写一份会议纪要能彻底解决问题。但是，我们可以利用好会议纪要，配套其他动作，一起发力，促进问题解决，达成共识。

4、会议纪要挺重要的，也有很多价值，我们可以琢磨琢磨，怎么更好的利用好会议纪要。