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开好会议需要遵循的5个原则

2016-09-12  本文已影响1662人  木子求

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向会议要效益
题记

提起开会,每个人都会心理有一肚子的话要说,没有效率,不知道在干什么,时间过长。这些都是周末见的朋友“吐槽”最近工作,说现在会议多了很多,但是很多都需要他参与,他顶多算是一个打酱油,没有起到什么作用。

那么一个好的会议应该是什么样子的呢?

1.有标准(前)

如果一个会议没有评判的标准,那么这个会议就很难达成共识,比如说这个月的业绩是有提升,还是开始下降呢?这个是对会议当中议题的标准,从而可以针对事件进行评判后,把会议进行推进。

2.有主题

会议主题和议题是会议的中心,只有主题明确了,并围绕这个主题展开会议,再按照流程进行,如果偏离主题,那么会议本该解决的问题没有被解决,自然效果不佳。

根据会议的主题不同,我们可以采用三种会议的形式:

明示做法——告诉大家会议的主题、固定时间、地点把工作做好。
例会做法——更加相对稳定的的人群,讨论的流程基本是固定。
自然做法——部门内部的聚餐、团建,让每个人都知道彼此是朋友,相互关心。

3.有参与

在会议中要赋予参会者参与讨论会议的权力,给参与者得以被尊重的感觉。当参与者觉得自己意见呗尊重时,参与的积极性才会更好。

关于参与会议讨论需要一个注意代办事项就是:在和其他人讨论的时候,多数人喜欢区分一个对错,尤其是证明自己的是对的,而别人是错的。在这样的讨论氛围中,失去的是会议的和谐氛围。

4.有标准(后)

基于讨论的会议内容,制定相关的工作标准以及会后跟进系统。通过标准的制定:

标准可以领导我们工作方向
标准可以激励我们工作激情
标准可以规划我们行为规范

这个标准的讨论更多的所谈论的事项的具体标准,相比前面的标准更多的会议标准。

5.有分工

有分工,在会议讨论中,参与会议的每一个人都能从会议中领取自己职责范围内工作,或者配合其他人把工作执行完成。比如在一场会议当中,有企业中高层、中层、基层,那么这三层级的分工是不同:

高层在会议中应该安排关注和领取相关战略的活;
中层在会议中安排相关战术的活;
基层在会移动安排相关的技术的活。

确定每次参与人员的职位,基于这样的智能定位,我们才能确定每次会议的职能定位,才能确定会议的内容和形式,做到有效开会。

6.有执行

会议开完后,后面紧跟的是执行,因为任何一个美好的愿望,如果不去行动是不可能实现的。会议的执行力是把目标变成结果、落实会议决策。


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