如何写好一封电子邮件？

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写邮件应该是现代办公族必备的一项基本技能了。

然而，写好一封得体的电子邮件，却并不是人人都具备的能力。

很多人只知道邮件是来传达信息的，而缺乏对内容的有效组织，导致阅读体验极差。

这类邮件每日大量填充在我们的收件箱中，需要耗费很多的时间来重新消化理解，

因此，写好一封得体的电子邮件，实在很有必要。

由于不同公司或者行业，其邮件的细节存在些许不同。

因此，本文仅罗列一些通用性的规则，以帮助大家提升邮件的质量。

一、写邮件的正确顺序

撰写一份邮件的正确顺序应该是：附件→正文→主题→地址栏

前段时间给技术发一份prd文档，乐滋滋在正文着重写下“详情请见于附件”几个大字。

结果不到1分钟，技术就在电话那头咆哮了：你丫的附件在哪个角落？
这种事情出现得多了，也就慢慢学乖了。

任何需要带上附件的邮件，请记住，一定要优先上传，避免出现缺漏的尴尬局面。

同样，地址栏一定要最后才能填写。

多少邮件灾难是来自大脑短路刹那的一个点击：关键领导未抄送、正文未及润色而漏洞百出、附件没有带上等等。

如果过早填入地址栏，一旦误点发送，后面的解释就有点麻烦了。

所以，一定切记，邮件地址栏放到最后填写。

二、注意附件的命名

一般来说，完整的附件名应该是：”序号”+“附件名”+“姓名“+”时间“

序号是针对附件数量较多时才采用的。当你的附件数量达到两个或两个以上时，就可以给附件编号，比如：附件1、附件2、附件3...

附件名就是文件内容简概了，让人一眼就能了解大意。

姓名一般是发件人的名字，当然，也有可能是编写该文件负责人的姓名。

时间就是你发邮件的当天日期了。

以上四个部分并非严格要求，视情况局部调整即可。

为什么我们需要按照这个格式来填写附件名呢？

我们知道，邮件是写给别人看的。当领导或者同事看到你的邮件时，也许他会下载下来留待有空再看。

当电脑密密麻麻都只是这样抽象的文件名时，他需要思考这个附件是什么时候收到的，是哪位同事发的。

所以，为了减少不必要的麻烦，还是标注清晰一点为好。

此外，当附件数量较多时，比如达到5个以上，你还需要在邮件正文用表格或者项目符号罗列清晰。

三、严格把控邮件正文的内容

一份得体的邮件正文，其主要规范如下：

1、合适的称谓

关于用Dear还是Hi，在不同行业、不同类型的企业，存在着很大的差异。

一般来说，关系较为亲近、比较熟悉的同事之间，用Hi更随意一点，距离感较小。

而关系相对陌生的同事或者商务来往，用Dear套套近乎也是不错的选择。

当然，这里没有一个绝对的标准，大家拿捏不定，可以参考同事或领导的称谓。

2、相关项目背景介绍

很多时候，我们的邮件是要发给很多的同事，其目的在于让相关部门同事了解此事。

比如，我们新增了一个需求，邮件需要抄送给活动组、市场组、客服组、推广组等

也许很多同事并非直接参与，这时候你的邮件就需要在正文开端，简单介绍一下相关的项目背景了，帮助不了解的同事建立一个清晰的认知，避免一头雾水。

3、结论先行，突出重点

建议大家在组织正文内容的时候，按照金字塔原理来构思。

先提结论，再解释细节。

这样做的好处是充分考虑同事的阅读需要。毕竟大家都很忙，谁也没空看你在邮件里写小作文。

举个栗子：

简历转化率上增幅度异常

29号的简历转化率达到102%，偏离最近30天的平均值92%，数据曲线异常，初步估计是注册人数出现了.....

4、对内容进行分段，多用短句来表述，增加阅读性。

我相信，谁也受不了一大段冗长的长文本内容。

如果你的邮件内容非常丰富，请务必组织好内容的呈现方式。

把一段上百字的邮件正文，拆成几段易于理解的小段落。

再把段落中那些冗长的句子，拆成一系列短句。

5、慎用颜色和加粗

一般来说，正文中最好不超过三种颜色。可用的颜色有红色（表示重要、紧急）、绿色（表示良好、顺利）及黑色。

其他的颜色慎重选择。

同时，切记加粗不要滥用，过分强调就是没有强调。

6、善用图表

图表因其清晰的结构而有更好的阅读体验。

因此能用图表来表达的内容绝对不用文字。

我们需要有图形化展示内容的意识，让其他人方便快捷地获取信息。

任何迟滞阅读的作法都是不可取的。

四、用新闻标题的手法写主题

工作中，我们每天都会收到大量的邮件。

如果每次都需要查看全文，那时间浪费得有点可惜了。

因此，为了照顾别人宝贵的工作时间，不给人添乱子，还是好好斟酌一下邮件的主题吧。

邮件主题的写法，可以参考新闻标题的操刀方式，用一句话表达核心诉求。

比如：

关于××事宜的通知、数据异常，简历转化率下降20%、××广告投递请求。

有时候，为了突出某个关键词，可以用“【】”符号来突出。

比如我们给技术发需求文档，就会在附件中表明：【产品需求】职位列表页新增自动加载交互样式

有时候还可以在主题前面加上【紧急】字样，以示重要性。

当然，这种情况尽量少用，以免大家感到紧张。

需要注意的是，一份邮件只能有一个主题，交代一件事情。

千万不要在同一份邮件同时说几件事。

这样做的目的，还是为了方便同事后续的查找。

五、选择你的发件对象

当前面的事情均已办妥，最后一步就是选择收件人了。

这里需要注意两点：

1、注意收件人的摆放位置，按照title的大小从先至后，不要乱了顺序；

2、注意发送与抄送的区别。直接相关人，必须用发送。非直接相关人，仅是让对方知道这件事，用抄送状态。

邮件是我们日常沟通的一项书面语言。

尤其是大公司，在跨部门合作及权责界定中，邮件扮演着非常重要的位置。

因此，熟悉邮件写作的常见规则，提高沟通的效率，值得我们每个人花费时间去提升。