不会写，怎敢拼外企——TCS三级跳解析商务英语写作

TCS三级跳

第一跳：语气（Tone）

1. 对方的身份（一般为比自己高级的项目部或建管部同事）

2. 你们正在沟通的这件事情的性质（工作上的疑问交流）

第二跳：内容（Cotent）

1. 你为什么写这封邮件 （自己手头的资料不全，无法给租户一个满意的回复）

2. 你想让对方做什么 （提供资料或回答我的问题）

3. 对方为什么应该做 （项目部并未将物业将来所需要的全部资料给到物业，很多时候需要物业提醒缺少什么文件，项目部才会给，本质上，是对方交接工作做的不好，但是这些又不能写在email内，所以，邮件中，对方为什么应该做的原因应是，我们可以更好的答复到租户的问题）

第三跳：结构（Structure）

金字塔结构，先结论，然后列出自己的原因，支持，证据。

第一章 基本技能

短语汇总

挑战一：

1. …has been my goal from the beginning：…是我的夙愿

2. check on out：仔细阅读

挑战二：

1. Shall we start project o my suggestion as a test?   （将自己的”suggestion”定义为”test”最大限度的给双方降低风险。”test不需要完美，因为它是一个让我们学习的机会。老板没有办法拒绝一个”test”的请求）

2. engage my talent：充分发挥我的才能

3. Her hands are full：她的工作量已经满了

挑战四：

1. I look forward to meeting you for more discussions sometime before Friday. Would you please give some time slots when you are available?

挑战五:

1. I had hoped to…：我本希望…（这里的虚拟语气表示我的希望因为一些未可预见的因素而没有实现）

挑战六

1. with one hand tied behind：捉襟见肘

2. your adherence to the above is much appreciated：若您对上述规则可以遵守，将不胜感激。

挑战七:

1. We were dismayed to learn：我们很遗憾的得知

2. bring the issue to my attention：将这个事情通知我，让我知道了这件事情

3. take care of it immediately

挑战八:

1. We could never have…without…：没有…的帮助，我们达成不了...

2. special thanks go to/my sincere gratitude is also for…：尤其感谢

挑战九:

1. Merit increase

Merit increase 基于效率（efficiency）和表现（performance）之上。如果工作年龄不长，用merit increase来自信地描述自己的加薪要求可以避免这一弱势。

习惯养成

1. 每封邮件只专注解决一个问题

2.使用段首顶格（block style），不需右缩进，使用文本左对齐（ragged right margins），使用单倍行距，段与段之间空一行（single spaced with a double space between paragraphs）。

3. 和老板约时间，不要问”May i meet you at 10 a.m. tomorrow?”而可以问”Are you available sometime before next Tuesday?”

4. 读者永远关注”WIIFM”问题，即”What’s in it for me”，所以一个显眼，内容充分的标题很重要。

5. 当回复邮件的时候，标题是自动生成的，也就是在对方的标题前多了一个”Re”，”Re”是拉丁语，表示”in the matter of”或”as regards”。但如果对同一封邮件双方或多方已经进行了多次回邮讨论，并且

话题有所改变，可以另拟标题作为正标题，将”Re"作为副标题

Subject: B251增加地漏不可行原因；Re:B251于2015年11月11日交付

6.EOM是”End of Message”的缩写。为了节省对方打开邮件的麻烦，可以把所有信息都放在标题，末尾标注”EOM”。这样，就不需要写正文了。

（看情况使用，第一份工作老板是香港人，我以为他会懂，邮件的的标题后加了“EOM”, 结果他问回我什么意思，这就很尴尬了。。。）

7. 如果你不是最合适给我建议的人，请告诉我可以联系谁

If you are not the best person for me to contact, then I do apologize and would be very grateful if you could direct me to the correct person.

8.Thank you for your time：感谢您的时间（这个表达方式比人们常用的”thank you in advance”更好。在寻求帮助的时候不要想当然地认为对方一定会给予帮助。你需要做的是感谢对方花了时间了解您的需求，然后在对方提供帮助后再次感谢

9. 正式称呼之后，冒号比逗号更正式

10. 结束语正式排序，由最正式到最不正式

Respectfully yours

Very truly yours

Your truly

Sincerely yours

Cordially

As ever

Best/Kindest regards

Regards

Best

Yours

11. 工作计划要的是精准和高效，文采和个性并不重要。

12.如何向老板汇报工作？（取决于老板是个什么样的人，Ever Ho这种的可以定期汇报，孔工好像很不需要汇报，又不能越级给kelvin）

13. 金字塔结构：结论先行。

然后可以根据以下维度展开： 1）Reason 给原因 2）Details 给细节 3）Results 出结果 4）Examples 给例子 5）Comparisons 作比较 6）Statistics 列数据

14. 工作进度报告

Completed ：已完成的事务

In progress：正在进行的事务

To Do：之后需要做的新事务（这一部分可以加入自己的担忧，可能会遇到的困难、解决方案以及需要的帮助）

15. 当我们在描述一件略微复杂的事情时，讲三大点即可

16. 永远使用正面的语言

1) 永远不要说你做不到什么，而只说你可以做到什么

2）永远不要说对方不应该做什么，而只说对方应该做什么

17.练习用最少的话，表达最多的意思。可以找出自己原先写的邮件，挑战自己能否减去一半的篇幅而不丢失任何信息。如果你的邮件达到”Every word counts”的境界，你就修炼成高手了。

18. 中国白领们喜欢用从句，以为这样的复杂句结构很体现自己的语言水平。其实，用短语结构，如同位语、名词定语、分词定语等，更能达到简洁表达的要求

对比：1）The employee handbook, which was in five chapters, outlined the rights of obligations of each employee in DB.

2) The five-chapter employee handbook outlined the rights of obligations of each employee in DB.

19. 周一综合症让人们普遍心情不佳，周五让人们心情愉快但是不愿做承担风险的决定。

20. “STAR”原则：

Situation（背景）

Task（任务）

Action（行动）

Result（结果）

第二章 沟通执行

短语汇总

挑战一

1. draw a perfect full stop to：画上完美的句号

2. in the place to do：做某事的正确时机  eg.I want to point out that DB is not in the place to open such a childcare center right now.

挑战四

1. exhaust yourself by working without stop：马不停蹄地工作直至精疲力竭

2. miss out：错过良机

挑战五

1. day in and day out：每天，日复一日

2. be careless with litter：乱扔垃圾

挑战六

1. I request your support：我需要您的支持

2. appreciate your advice about how best to proceed：期待您关于如何最好地开展下去的建议

挑战七

1. An ounce of pride will kill you. 丝毫的傲慢都会要你的命

2. If you want something different, you need to do something different.对照”The Fast-lane Millionaire”中

Insanity is doing same things repeatedly and expecting different results.

3. SOP (Standard Operating Procedure)

挑战八

1. Oversight：疏忽

The blame can be put on my oversight.

挑战九

1. dwell on：纠结于

Instead of dwelling on who’s right, let’s first get the job done.

2.追邮件的时候

I wonder why you have not made a reply to my last email.

不如改为：

I am writing to follow up with my last email which I wonder if it went through.

开头可以写：

I am writing to check if you have received the XX proposal I emailed to you last Wednesday. I have not heard back and wanted to make sure it went through.

习惯养成

1.当不赞成老板的方案的时候，要提供替代方案。没有替代方案的反对就是找茬

2. show, and don’t’ tell

3. 关于标点符号

1）逗号和句号一律放在引号之内

2）表示”某人说”后面应该用逗号加引号。如果引语在前，”某人说”在句后，应在引语的引号逗号终结引语。

“Don’t do it again,”he said.

3）并列成分中最后一项之前的逗号可有可无，但全文必须保持一致

The email’s six parts are: subject, greeting, purpose, details, future action and closing.

The email’s six parts are: subject, greeting, purpose, details, future action, and closing.

4. Align your personal goal with the company’s goal.

5.西方人最喜欢阅读的邮件通常是这样开篇的: This is to…/ I am writing in reference to…

因为英语在表达信息时，逻辑重心在前，因此我们写英语邮件时，第一件事就是告诉对方最重要的内容，也就是本邮件的沟通目标。

6. Mark Twain 关于英文商务写作的告诫：If you find an adjective, kill it.

7. 小标题平行结构

8. 对事不对人的说明自己的理由。I would like to point out 优于 You failed to notice.

第三章 高效管理

短语汇总

挑战四

1. All’s well that ends well：哪怕中途出了错，只要结局好，一切就都好了。（莎士比亚一出戏剧的标题，中译为『终成眷属』）

2. safe and sound：安然无恙

挑战五

1.extend my deepest sympathy：表达我最深切的慰问（这是一句在邮件中表达情感的常用语。”sympathy”可以更换为”gratitude”,”apologies”,”thanks””appreciation”,”condolences”等）

挑战八

1. It has come to my attention that：我注意到…

Is has come to my attention that you are failing to meet the results achieved in the recent 360° Feedback.

2. a general pattern of performance：总的工作表现

3. a considerable amount of time：大量时间

4. have the benefit of your careful conscientious approach to work：欣赏并收益于您认真工作的态度

I am certainly proud to have the benefit of your careful conscientious approach to work.

5. I will strive to：我会尽全力

I will strive to provide constructive criticism along the way.

习惯养成

1. 回复邮件的时间，比较专业的做法是在48小时内回复。你拖延的时间越长，对方越期待一个完美的答复。

2. 批评人的原则：1. 尊重对方 2. 尊重对方 3. 尊重对方

3. 锻炼语言肌肉

a)尽量不使用”be”动词，因为它无生命

We were exhausted because of the stress we felt.

不如改为：The stress exhausted us.

b)尽量用主动而不是被动语态。主动语态直接传达”someone is doing something”,更有力量有权威

The manual must be read by all employees when they join KS.

不如改为：All the employees must read the manual when they join KS。

c)尽量不用there be 句型，因为它死气沉沉

wThere are five female employees gossiping in the cafeteria downstairs.

不如改为：Five female employees are gossiping in the cafeteria downstairs.