你的清单，很可能用的不对
Calvin 的效率洞察
用清单的人越来越多了，因为我们的忘性越来越大了。
在十多年前，每天看报纸是重要的信息获取手段，可现在，想找两张旧报纸垫鞋都难。尽管所有版面的头条现在一屏微博就能看完，但别忘了那永远刷不完的 Timeline。就好比电脑内存和硬盘，海量的碎片信息看似填满了大脑，但实际上没有存入硬盘的部分。于是，我们开始记不住事儿了；于是，我们开始依赖清单。
但，很多人的清单用的不对。
清单一词的定义是：详细登记有关项目的单子。实际上，清单分为很多种类，常见的主要是以下三种：
- 待办清单
- 检查清单
- 愿望清单
一般来说，使用最多，并且谈到清单时所指的「待办清单」，即 Todo List。这篇文章，将告诉你怎样正确的使用待办清单，让它真正创造价值，为你所用。
1 不是什么事儿都叫待办
待办清单，自然是先有待办后有单。之所以说很多人的清单用的不对，问题主要就出在这里。在这个部分，我们先搞清楚到底什么才是待办。
1.1 待办不是日程
举个例子你就明白了：
日程：今天 9~11 点有课
待办：课前完成预习
日程是在一定的时间段内，需要你参与的活动；而待办则是在某个时间点前，需要你完成的任务。所谓的时间点，也就是我们常说的 Deadline。仔细体会它们的分别，之所以要区分待办和日程，是因为你无法决定日程的开始，日程应该出现的地方是日历。
还是觉得有点绕，对吗？这很正常。因为严格来讲，待办和日程不是完全独立的概念。当我上完晚上八点到九点的健身课程，我打开清单，划掉那条「晚上健身」的待办好像很顺理成章。本质上，还是因为日历可以完美承载日程，而拿走日程的清单，可以最大程度的被我们掌控。
1.2 三分钟能否完成
如果在三分钟内可以完成某项待办，那么就立刻完成它，而不是记在清单上，除非你已经处在专注工作的状态了。
常见的比如说打个电话给 XX、回复一封邮件等等。这样做一来可以避免你的清单臃肿不堪，二来可以帮助你更从容的应对打断；因为当你开始考虑三分钟的问题时，你也顺便过滤掉了那些不属于你的任务。
1.3 要有明确的动词
通过上面的两点，我们可以确认，这是一项可记录的待办事项。接下来，你应该确保出现在清单中的待办，使用相同的表述方式。我的建议是用词精炼，并且要有明确的动词。前者的好处显而易见，我们重点聊聊使用动词的必要性。
使用动词可以帮助你完成任务的拆分。你也许听说过关于目标设定的 SMART 法则：
- 目标必须是具体的（Specific）
- 是可以衡量的（Measurable）
- 是可以达到的（Attainable）
- 和其他目标具有相关性（Relevant）
- 有明确的截止期限（Time-based）
发现了吗？当我们使用明确的动词时，就自然的确保了目标是具体的、可衡量的并且是可以达到的。可什么才是明确的动词呢？说实话，我也给不出定义，但「完成」绝对不是个好选择。还是用刚才的例子：
完成课前预习
使用模糊的动词，就好比读了一大碗心灵鸡汤，低头一看没给勺。试试改成这样呢：
- 扫读一遍文章
- 划出生僻单词并查清释义
- 慢读一遍
是不是好多了？也许你会说，我知道怎么预习，没必要搞这么麻烦。话是没错，但那是因为在预习这件事上，你已经形成了思维套路，可以自动的完成目标拆解。
如果把「完成课前预习」换成「完成毕业论文」，你一定就会明白，我们谈到动词的时候，到底在谈什么。
1.4 记得设定 Deadline
如果一件事不好定 deadline，那就给确定 deadline 这件事定一个 deadline。
开夜车突击考试的经历，想必大家都有体会，每次考完头昏脑涨但结果竟都还凑合，也难怪有人说 deadline 才是第一生产力。在记录待办时，我们设定 deadline 一方面是为了提升自己完成的动力，另一方面，还可以充分利用很多 App 自带的智能提醒功能。
截图来自奇妙清单
比如在我个人在用的「奇妙清单」中，会自动把 deadline 为当日的待办生成一张「今天」清单，这样就避免了反复翻查。当然，制订期限只是为了帮助我们更好的完成事项，如果实在没能完成也没必要过于纠结，这点我们等下还会聊到。
1.5 信任你的清单，然后忘掉它
清单就像一位严格的教练，督促着我们完成任务；但在场上的球员，没工夫看教练。
随着我们使用清单的不断熟练，有时会陷入一种焦虑。我都记了什么？是不是漏了什么？然后你开始不断的翻查，反而停下了手头的工作，到头来还不如不记。
其实，如果能按照上面的几点记录待办，那么你需要做的就是 100% 的信任你的清单，然后在做事时忘掉它的存在。说到底，使用它的意义就在于外部记忆，腾出大脑空间去考虑更重要的问题。
2 做事，让清单为你所用
记录好了各项待办，我们终于可以轻装上阵，专注于学习和工作了。
2.1 对重要的事情，标记番茄钟
重要 - 紧急四象限怎么和清单结合？我的答案是对重要的事进行番茄钟标记。很多人都有这样的感觉：每天忙的不可开交，但阶段总结时发现没什么成绩。原因就在于没有把精力放在那些真正重要的事项上，而仅仅是在 紧急但不重要 甚至 既不紧急也不重要 的事上疲于奔命。对于那些工作中的重点项目，在待办命名时我会加上「- 1T」标记，代表预估耗时为一个番茄钟（25 分钟）。这样做有两个好处：
- 在「今天」清单内快速找到重要项目；
- 执行这些事项时使用特定的番茄钟软件，这样很容易回顾每天在重点事项上投入了多少时间；
如果每天都能至少完成 8~10 个番茄钟，相信你的工作状态一定不错。国产软件「番茄土豆」，就是将番茄钟和待办事项结合在了一起，感兴趣的同学可以用用看。
2.2 相似性质的事，放在一起做
大脑好比一台多核处理器，每个脑区有着不同的分工，而机器是需要润滑和预热的。频繁切换使用的脑区，就会导致大脑一直处在低功率输出的状态。通过「相似归类」就可以让大脑一直高效运转，在正确的时间做正确的事。
那么，又该如何分类呢？一个实用的标准是：是否需要与他人沟通。比如汇报、开会、跨部门沟通等等，都需要你保持良好的精神状态，并且不断倾听、谈论。将这些事项尽可能安排在一起，会让你更加从容。我曾与一位前辈在咖啡厅约见，我告辞时问他是否一起，他答说：
下午我在这要见七个人。
我猜测这些人里，有的可能是面试者，有的可能和我一样只是后辈约见，但无疑他正在使用「相似归类」的方式来安排事项。当然，分类标准上，找到适合自己的最重要，比如简单与复杂、输入与输出等等都可以考虑。
2.3 故意让开头变简单
设计心理学告诉我们：接近目标时会加快人的行动。当我们看到待办任务时，0/10 要比 2/12 更让你心烦。其实，很多社交产品为了诱导用户填写个人资料，就用了这个小花招，你从来没见过在完善度上是 0% 的产品，对吗？既然万事开头难，那就干脆让开头变的不能再简单。
截图来自陌陌
回到清单上，如果你想要读二十页书，那完全可以将「把书翻开」作为第一项待办，甚至「找到书并且放在桌子上」也完全可以。慢慢的，你会进入到做事的节奏中来，直到把一件事彻底搞定。懒惰是人的天性，那同样的，我们也可以利用天性来提高效率。
2.4 今日事未必今日毕
理想的状态是，把每天计划做的事全部做完，然后满足的去睡觉，周而复始，但现实却总是计划没有变化快。每天的时间是有限的，临时的调整在所难免，我们应该学会接受这一点，而不是为没能完成所有待办感到自责。
加利福尼亚多米尼克大学教授盖尔•马修斯（Gail Matthews）博士研究发现，光是把事情写下来就能提高 33% 做到的概率。如果你能熟练的运用文章中提到的每一点，我相信做到的概率会很接近 100%，就算把它挪到明天又怎样呢？
3 关于清单，还有些话想说
清单无疑是一件利器。
在苹果 AppStore 的效率栏目下，清单类 App 占据了最靠前的位置；而在没有手机的年代，也有些人因为有意识的使用清单而迈向成功，比如流行天后麦当娜在跑通告的时候，会在她的加长保姆车里列好待办，写下要做的事情，而这些手稿曾拍出几千美元的高价；再往前，美国著名的科学家本杰明·富兰克林更是清单控。
今天，智能手机的普及，使我们可以方便快捷的使用清单。那么就用好清单吧，毕竟在这个浮躁忙碌的社会，这是难得让人感到轻松的一隅。
