时间管理工具（三）：时间管理四象限法

低头伏案，被工作中各种琐事追赶；

加班苦干，忙碌似乎永远没有尽头；

紧盯电脑，沉浸在邮件和文案中无法自拔；

到处“救火”，有限的时间被切割成碎片，无法按照预期完成目标与计划……

“时间管理四象限”（又名时间管理矩阵），就是将要做的事情按照“重要”、“紧急”程度进行划分，引导我们将工作和生活中的事项归类至相应象限，然后依据该项事情处理优先级进行时间分配，帮助我们成为高效的时间管理者。

1、时间管理四象限法

第一象限（紧急，不重要）：日常工作中，我们的大量的时间都在做紧急不重要的事情。突如其来的寒暄，参加一些无关紧要的会议，抑或是一直停留在低价值工作的重复中，时间久了，我们自己也就变得不重要了。

第二象限（紧急，重要）：日常工作中，我们还把大量的时间投入到“救火”中。税务局到柜面查账，我们得及时出面应对；产品“踩雷”，客户要说法，需要及时处理；领导要个紧急方案，需要放下手中活赶稿。“救火”，打乱了我们的工作节奏，令我们手忙脚乱。

第三象限（重要，不紧急）：这类工作，今天做可以，明天做也可以，我们的做法就是习惯性地拖着。想与思想有波动的下属谈话，聊一聊员工的职业发展，但总错过合适机会；想思考一下下阶段工作如何提升，但仿佛很难找到成块时间静下心来思考；想考一个职业证书，离考试时间貌似还远就先拖着不学。但是，这类工作和事情一直拖着，就变成了“重要，紧急”的事情，反过来又压迫我们，我们又开始“救火”。

第四象限（不重要，不紧急）：鲜有人承认自己会把时间投入到这一象限，但如果我们用“时间日志”追踪我们的时间，就会发现，我们有大量的时间都在刷抖音、刷头条、追剧或者聊微信，这些“低头族现象”充斥在我们的工作和生活中的时时刻刻，影响了我们工作效率的同时也浪费了陪伴家人、享受欢乐的宝贵时光。

2、如何用好“时间管理四象限法”

第一步，用“时间日志”追踪时间，确定自己的时间都去哪儿了。利用时间日志记录下每天时间安排，然后将工作事项进行分类整理，也可以用Excel表将时间消耗做成百分比的图，看起来会更加直观。

第二步，寻找工作中的关键要务。首先，围绕工作目标，将与之相关的工作事项概括并罗列出来，可能是15项，也可能是20项。其次，需要思考这些事项“是否必须需要你做，别人可否代劳”、“这些事项是否可以授权给他人”、“这些事项是否必须花费这么长时间”等等，将相关事项划分成三个系列，无须身体力行的事项授权他人或直接略过。最后，将相关事项浓缩成最终浓缩成3-5项关键要务，要务与时间匹配。

第三步，时间管理四象限工作法则：对照事项所处区间，合理进行时间分配。

第一象限（紧急，不重要），自己有时间做当然好，但更要学会授权培养下属去做，或由他人代办，掌握进度即可。第二象限（重要，紧急），既要分配时间，集中处理，又要学会建立流程，做好沟通，在他人的协助下群策群力去做，力争达到最佳的工作效果。第三象限（重要，不紧急），投入碎片化时间，系统思考，明确工作方法，务必拉出时间进度表，紧盯过程，避免拖延，需要做到最优。第四象限（不重要，不紧急），属系列三，如果直接略过并不影响目标达成，应减少时间投入，尽量不去做。

时间管理四象限，告诉我们在什么阶段该做什么事，为我们提供正确做事之道。但是，此种方法需要在有效运用“时间日志”做好反思之后，才能做到最优。

正如乔西·戴维斯博士在其著作《每天最重要的2小时》中谈到，高效人士没有捷径，只是在每天最重要的2小时将身体调整至最佳状态，处理了最重要的事情。

时间管理的秘诀因人而异，不同时间管理方法的适应性也大不相同。

德鲁克说，浪费生命就是高效的去做不重要的事情。

只有高效合理地分配时间，处理最重要的事，才能成为时间的主人。