如何转换成报告和简报——《麦肯锡教我的写作武器》第六章

你好，欢迎来到XXXX，我是一朵肥羊。

今天为你讲解的内容是《麦肯锡教我的写作武器》的第六章的内容，主要介绍如何将主题信息金字塔转换成报告和简报。

本章节的中文版大约1万5千字，我将大约用8分钟时间，为你讲解本章的精髓。

本章我们要把学到的金字塔结构和解决问题型故事展开法落在特定的格式报告和简报当中，因为这二者都是依据金字塔结构来制作的。

所以今天我们学习的要点有三个。一是用金字塔结构当设计图，二是金字塔如何写成报告；三是金字塔如何落实成简报

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好，我们先来看看第一个要点: 用金字塔结构当设计图。

截止到第5章的内容，我们学过的金字塔结构已足以帮你处理业务上碰到的各种文案，堪称万能设计图。而将设计图落实成报告和简报才算成功。

首先要确认的是文案的设计图，也就是金字塔结构。只写出主题的金字塔结构，称之为逻辑树。

主题金字塔包含了提示问题（导入部分的S设定状况C发现问题Q设定课题）。主要主题（O克服障碍，一般包含三个关键主题）和结论（R解决、收尾）。

而信息金字塔就是在主题金字塔结构的主要主题和关键主题底下，都加上几十个字的标题信息。三个O的部分在结构上同时并列，而在故事展开上则是以连接词来连接发展的顺序。同时注意主要信息与结论R的关键信息相同。

最后，在主题底下加上主要摘要，在标题之下加上次要信息，就完成了完整版的金字塔结构。

02

好了，以上这就是为你讲述的用来当设计图的金字塔结构。咱们接下来说第二个要点：金字塔如何写成“报告”。

报告的结构和金字塔结构很相似，有些人会视情况加入撰写者的名字或者主要主题与主要信息之间加入报告的背景介绍。报告页数过多时每页附上主要摘要。

一般说来，一张A4纸上，最适合放上五个左右的分段（即一组SCQ，三个O及一个R）。如果想加长内容就必须增加细节的说明，如果想减少字数，，最好只靠增减说明的部分来调整篇幅。

如果主题与标题二者之间必须省略一个，那么请省略主题，留下标题（信息）。因为信息作为标题是明白且吸引人的。所以，附在分段前面的标题组好用信息来表达，效果较佳。

标题别凭空而出，正文中也要提到，请注意，标题是标题，正文是正文，不宜将标题视为将正文抽象化处理之后的结果。

03

好了，介绍完本章的第2个要点：金字塔如何写成“报告”。下面来为你说说最后一个要点：金字塔如何落实成简报。

现在越来越多的人喜欢用横向A4纸的形式来做简报。简报设计的整体流程是：首先将想首先将想传达的事物提前摆在前头；再深入描述内容。最后再次确认想传达的事物。

简报的基本设计模式是每一页都要放入三个要素，标题信息、主题、支持性的信息。

页面的顶端放“标题”，是你最想传达的信息。最多不要超过两行，字体不要过大。每一页都设定一个主题，表示你在这一页想说明什么。相当于把每一个页面都当成一个容器。

支持信息就是支撑标题的信息，其内容可以是旅游视力条件步骤等。并列型的结构里支持信息之间要注意使用“追加”连接词。直列型则使用“追加”之外的连接词。另外，设计直列型支持结构时要记得：最后的支持信息必须等同于标题。

简报的封面上要标出主要主题。有时会加上副标题。确认并记录“时间、地点、场合”。封面通常不会标记页数，如果要就标记为第X页。

封面过后的摘要页面，要先“一口气”讲完整个故事。让对方理解包含结论的整个整体故事发展，这样对发言人较为有利。信息量过少时舍弃摘要页面也无妨。

接下来就是关键信息页面。有两个重点，一、将主要标题之下的主要信息挪上来作为本页标题，而标题下的支持信息则写上关键信息。二、这个页面的主题就是简报的主要主题，而支持信息的内容几乎与前页的摘要页面相同（摘要页是叙述式，这里是条目式）。讲完主要摘要之后下一页又要讲几乎一样的关键信息。这对于听众而言是有好处的。等于换个角度，让接收者有机会再度理解整体的内容。

次要页面的设计要用次要信息来支持关键信息。如果是并列型，要在信息开头加入“追加”衔接词，如果是直列型就要加上“追加”以外的逻辑连接词。

最后，再拿出开头用过的摘要页面收尾，或者是逐条使用排列整理过的关键信息页面收尾。

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好了，以上就是今天为你讲述的第三个要点：金字塔如何落实成简报。

现在，让我们一起回顾一下全部的要点内容，先构建一个在主题底下加上主要摘要，在标题底下加上次要信息的完整版金字塔结构，在此基础上进行调整后得到“报告”。而简报是按照先将想首先将想传达的事物提前摆在前头；再深入描述内容。最后再次确认想传达的事物的设计流程，按每一页都放入标题信息、主题、支持信息的页面要求，从金字塔中提取对应信息设计而成的简报。