清单管理精进版——用软件管理清单

我们知道要想让大脑思考，必须把每一件事都记录在清单中。苹果手机的清单管理，可以使用“Calendars 5 + ominifocus”软件。安卓手机的清单，可以使用“日历 + 奇妙清单”软件。我们每天做事不在乎做多少事，而是要把事情做到极致。记录这些清单事件，首先要分清事件清单的本质，下面以苹果手机为例，详细叙述清单的管理方式。

 清单管理要求对每一件事情都进行记录，但这“每一件事”也不是真的每一件事。首先要区分出哪些事是需要记录的，有两类事情可以不用记录，第一种是习惯。比如每天起床洗脸刷牙，这是惯例的，永远不可能不做。第二种是下一秒决定马上处理，并且可以在1-2分钟内完成的。比如妈妈请你帮忙拿东西，你马上就处理掉，就无需记录。剩下的都要进行记录，你会问那会不会很多？那是当然的。

为什么要记录？记录的目的：(1)提醒自己不要忘记做“小事”，既然是事，无关大小都要处理。忘记会影响后续工作和生活混乱，使思考不连续。(2)让自己有大块的时间做事，不被零星事打断，花更多时间处理。(3)有了记录就能反思做事处理方式的改进。(4)留给今后的自己翻阅历史记录，有利于回顾事件处理原因和时间。(5)有了记录才能了解紧急和重要性的事件，才能更好的安排时间处理，不容易产生焦虑。

 记录按时间有效性，用不同的方式记录。先把事件分类：1.有固定时间的事件，如开会、旅游、约会，这类可以直接打开日志进行创建。2无固定时间或时间是自己约定，没有外在关联要求。比如今天的要事排程即为自己给自己约定的时间，可以用ominifocus软件管理。这里有几类比较特殊的说明：(1)如果每天要做的事，如果在可以养成习惯，建议在ominifocus软件中作为重复的事件处理。如果已经养成了像吃饭刷牙一样的习惯，那无需在进行任何记录。比如刚开始每天跑步，由于要刻意形成习惯，一定要把它当成任务放在ominifocus中，不能作为日历项。一方面这是要被管理，要有结果呈现都在软件清单中。另一方面日历上都是跑步，而每天是否真的去跑了，不一定。看上去就是像在日历上跑步，有记录但并未有执行，毫无管理的意义。(2)ominifocus软件关注在记录事情完成事情的过程，它不充当有着很强提醒功能。如果先要提醒自己别忘记做某一件重要的事，比如参加空中会议。那通过闹铃设定，强有效的通知自己，毕竟ominifocus的提醒铃声很轻。

 把所有的事情都记录在收件箱中，随时记录，清空大脑。每天都必须清空收件箱，清空收件箱并不表示已完成，只是将清单进行分类。清单的分类方式按“项目”和“标签”两种不同维度管理。项目是指正在做或想要开始做的，需要几个步骤才能完成的工作。而标签是指在某个情境下可以做的工作。项目类似文件夹的功能，可以分为“紧急事件（2周内）”、“项目管理（3-6个月）”、“梦想：长期和短期目标（1年内）”三大项目。对于每一个分类还可以再细分为个人事务、公司事务、家庭事务。也可以是一个独立的项目，比如在“项目管理（3-6个月）”下创建一个“台湾旅游”的项目。在这个项目中增加事件，如办理台湾通行证、儿子拍照片、确定行程时间、预定机票等。又比如集团公司内有很多家关系企业，把“公司事务”再往下按各公司英文缩写再细分。这样的分类方式很容易找到事件的归属，按时间的紧急性和涉及的不同层面进行管理。

 Ominifocus中的标签就是情境，什么为情境？比如堵车的时候，可以听书，这就属于”外出”的情境。设置情境的根本目的在于有很多的事情是没有截止时间，那就可以使用情境的方式管理碎片时间。每天的工作安排不能列出满满的今日待办，很有可能会被临时事件所批断。因此我们要求每天只需要列出三只青蛙（要事第一原则），用大块的时间完成了重要的事情。有空闲时间就可以从情境中挑出可以完成的事件，随之情境就可以划分为在办公室、在家中、外出、智能设备、委托、待定等。

总的来说每天每时每刻要维护清单，要做事前也需要review清单，挑出紧急重要性较高的，再按情境选择需要处理的事情。事情就能越做越顺，越做越有效率。