3个小技巧让你工作效率提升10倍（下）

上期内容《3个小技巧让你工作效率提升10倍（上）》

【lingling】提问

如果事件项目非常多，又可能被很多人催着打扰。是否也应该先记着，再实施？

【呆宝】回答

在实际工作环境中，我们经常被各种人催，其中可能是自己的领导或同事。这种“催”会让人五心烦躁。但是，我们自己心里有一杆秤，知道什么事情最重要。不要被人打乱了自己的阵脚。

对于lingling提到的问题，如果你之前的时间安排没有问题，那么中间如果有人打扰，那么应该记录下来，然后继续手头的工作。因为当前工作已经开展了一段时间，如果停下来再重新开始，反而会浪费更多的时间。

我们上期分享的内容是《3个小技巧让你工作效率提升10倍（上）》，之前我们讲到阻碍我们高效工作的原因主要来自于两块：第一，自己分心；第二，外部打扰。

第一块内容，我们上期已经提供了GTD时间管理法和番茄工作法给大家，还没有看的朋友可以点击此处回看。

今天来给大家介绍怎么样在工作中可以尽可能的减少外部打扰，保持高效的工作状态。我们先来分析一下在单位上班的时候，有哪些外部打扰因素。

第一，各类消息，电脑弹屏、手机消息通知，比如邮件、微信、QQ、短信等。

第二，电话。一般电话分为工作电话，比如领导电话、同事电话、顾客电话。还有就是非工作电话，比如家人、朋友、快递等。

第三，突然有人到访。比如同事、合作伙伴等。

那么我们怎么减少这些因素对自己的打扰呢？P.S 我的办公电脑系统是WIN 10，手机是IOS，所以以下教程都是按照两个系统做的，使用其他系统的同学可以参考类似功能或者软件，设置方面不完全一样。

第一，屏蔽微信、QQ在任务栏的图标。这个简单的设置可以使得我们的工作效率大幅提升。

为什么我们工作的时候会不专心？主要的原因是不断有新的信息进来，比如你刚要开始写一个方案，突然微信桌面版闪了消息，然后自己去处理一下。刚刚回完微信，这个时候QQ又闪了。这个时候又去处理QQ消息了。然后进入死循环，写方案就变得遥遥无期了。

我们要做的就是在工作的时候少看甚至不看微信和QQ，对于学生专心写作业来说，这个很容易做到。但对于上班族来说，不开微信、QQ不现实，因为很多人都要依靠这两个软件接收文件或者同步手机上的内容。

因此，对于上班族来说屏蔽微信、QQ在任务栏的图标是更好的选择，也就是不要让微信和QQ的消息闪屏影响到自己工作。

大家看上面我的任务栏上根本就没有微信和QQ。我把微信和QQ的图标收起来，这样平时工作的时候开着微信和QQ的时候也不会受到他们的打扰。

点击那个🔼 的图标时，才能看到微信和 QQ。设置这个消息很简单，在工具栏上点击设置，然后点击“选择哪些图标显示在任务栏上”就可以设置了。

第二，关闭邮件提醒、设置邮件分组功能。

上班的时候，邮件成为大家的一大干扰源。不停有邮件进来，然后很多人就在不断处理这些邮件。

我觉得邮件处理太快没啥意义，我平时都直接把邮箱的邮件提醒功能关闭，平时只要养成固定时间处理邮件就好，比如一天4次处理邮件，早上上班一次、中午下班一次、下午上班一次、晚上下班一次即可。

那么有人会问，领导和同事的重要邮件怎么办？首先，每天的重要邮件不是特别多，而且重要邮件不代表是最急的邮件，不需要马上处理。需要马上处理的邮件，一般都会有同事打电话来催，所以不用担心。

设置邮件分组可以让你彻底不会错过领导和重要邮件。将领导邮件和邮件标题中有【重要】、【急】等关键词的邮件自动分组，然后设置邮件到达提醒，这样就可以保证重要邮件不会落下了。

outlook的邮件规则和通知设置

第三，开启手机勿扰模式。

我个人特别喜欢iPhone的一个原因就是它有勿扰模式，这个功能至少可以提升一倍生产力。

小月亮就是免打扰模式

开启这个模式之后，你就不会被手机一堆消息提醒和电话所打扰，专注工作就可以了。你可以在设置页面中来设置具体的“勿扰模式”。

点击进入后可以看到，iPhone支持的设置非常人性化。你可以手动开启勿扰模式，也可以设置时间让手机自动开启。

在免打扰模式下，你可能怕漏接重点，比如领导、重要客户、家人，那么你可以把他们的电话在通讯录中设置成为“个人收藏”，这样他们的电话就不受“勿扰模式”的过滤。

你还可以开启重复来电功能，就是一个人短时间多次拨打你电话时，这个时候可以接入，这样以防有什么特别急的事情。由于我做截图的这个手机是小号，除了家人没有人知道这个号码，所以我没有开通“重复来电”功能。如果你生活和工作用一个号，那么强烈建议你开启这个功能，以防有急事。

第四，一副好耳机+白噪音。

我个人很多副耳机，每副耳机的应用场景不一样。我在单位上用两副，一个BOSE QC25主动降噪耳机，带上这副耳机顿时间世界安静了。传说中带着这副耳机上街，被车撞死了都不知道。我一般写重要的文案的时候，就会带这副，然后开启免打扰功能。这副耳机也是我坐飞机的必备。

当然，它也有缺点，第一，价格比较贵；第二，同事领导叫你，你都听不到。如果你单位办公环境不像我现在所处的环境这么开放，你还是不要戴，以免领导和同事对你产生不好的印象。

第二副，日常用，戴着也不会太高调，SONY XBA-A1AP，圈铁入门级，日常用完全没有问题，样子也很闷骚，完美支持iPhone。

对于工作的时候听什么，很多人会选择歌曲，但是我觉得歌曲有时候会有打扰，我自己很喜欢听白噪音。不知道白噪声是什么的同学请自行百度。我推荐两个自己很喜欢的白噪音网站给大家，https://www.calm.com/和http://rainymood.com/。平时大家工作的时候可以开着，可以让你更加专注，两个网站可以一起打开，“混音”效果也很棒的。

第五，减少突然有人到访对自己的打扰。

学会安排自己的时间，不要刻意安排突发事件。

比如，有人问你，你明天什么时候有空，我过来和你谈点事情。一般这个时候大家都是回答，明天呀，我都有空，你随时过来就可以了。

这可能是每天都发生在大家身边的情况。如果当这个人来的时候，你正在做其他事情，你正在做的事情就被打断了。

一般来说，我会问他过来主要是谈什么的，大概要多久，心里有个底儿。然后安排一个固定时间给他，比如下午2点-3点。一般来说，下午刚上班的时候，接待来宾比较好，事情不容易被打断，也可以减缓中午的困意。这样的时间安排就比较合理、高效。

另外，对于突然有其他同事找你，如果你手头上正在处理一个项目，可以礼貌地问他是不是特别急，如果不急，一会儿你忙完手头这一点儿事情再过去找他。一般来说，大家都会同意，或者有人说上一句没事就走了。

以上这些小技巧都是帮助大家更好地掌控时间的。大家要记住，时间是自己的，要学会自己掌控时间，而不是被时间或者其他事物牵着自己走，否则很容易进入一个低效又耗时的怪圈之中。

好了，分享了这么多，最重要的一点还是大家要在工作中多实践。刻意练习才是养成好习惯的关键。

关于提升效率的小技巧大家还有什么自己的经验，可以在留言区和更多人一起分享。我也会选择一个有意思的留言纳入下期的文章开头。