三十年会计办公方式的演变
裴新民
今天开始，我准备逐步停止使用电子邮箱、QQ号，以后将集中使用微信处理各方面信息沟通。
今年是我参加工作三十年。三十年间很多事情发生巨大变化，会计工作的办公方式也发生了巨大变化，在此给大家回顾一下我亲身经历的。
（1）
上世纪八十年代前，是纯手工的工作方式。除了办公桌，一个算盘、三支笔是会计们办公用品的基本配置。
当年，算盘是会计们必备的工具，计算数据、复核单据、编制报表都要靠它，珠算等级证书是会计评定职称的一项要件，珠算水平高低直接影响办公效率和质量。到了八十年代末，计算器开始慢慢普遍使用，算盘才逐渐退出了财务人员的办公室。
三支笔包括钢笔、铅笔、圆珠笔。日常记账、填制凭证一般都是用钢笔，签字笔要到九十年代才出现。一次填制多份报表、单据的时候，要垫上复写纸用圆珠笔写，日常对账、单据上备注时用到铅笔。钢笔、圆珠笔还要有蓝色、红色两种，记账、填写凭证、编制会计报表时出现负数，要用红笔处理。
那时候的单据、报表最多是三份，再多就很难复写清楚了。向政府部门、上级单位报送报表，是必须盖好章、签好名送过去的。一些政府部门布置的报表，领用时还需要企业购买，政府部门总是想尽办法把各项费用分摊到企业承担。
那时候的“对账”是真的对账，总账、明细账、现金日记账、存货明细账都是由不同的人分别负责的，定期、不定期就要相互对碰余额、发生额，相互对上了，说明双方的帐都没记错，这就是教材上讲的“账账核对”。
月底是必须核对一致的，核对一致才能进行成本分配结转和编制各类报表。每到月底为一毛钱、几分钱差额加班到深夜，是经常发生的事情。那时十几个人围在一起，抓耳挠腮，反复检查，从上午找到深夜，千辛万苦最终找出几分钱差错的快感，是永远难以忘怀的。
（2）
八十年代初已经有电脑，但是很大。我们在大学上电脑课时，要到计算机站上课，很大的电脑主机在机房里边，每个人在一个终端上操作。台式微型计算机到八十年代末才出现，最早见到的是美国王安公司的，一些大企业在技术部门配备了台式微型电脑。
王安是个美籍华人，曾经是世界华人首富，美国第五大富豪，电脑界巨头，微软的比尔盖茨、苹果的乔布斯都只能算其后辈。八十年代王安捐赠过一批电脑给中国政府，受到过邓小平的接见，王安电脑因此在中国获得了极高知名度。
王安
1990年我所在的中国一拖财务处决定实施电脑记账，从香港购买了四十台王安286电脑，每个分厂一台，每台2.5万人民币。当时大部分人的月工资只有100元，一台电脑相当于当时一个人21年的总收入；如果对比现在的月薪3000元，货币膨胀了30倍，那时候的2.5万元人民币相当于现在的75万元。这样算一下，大家应该知道当时一台电脑的价值有多高了吧。
因为贵重，当时的电脑要修建专门的电脑室，房间要装修：地面要铺木地板，进入后要穿布拖鞋，说是需要防止地面产生静电；电源要安装三孔带接地线装置的，说是需要防止雷电；房间要配置空调，防止温度太高或太低，说是可以防止主机损害。
因为我是财务科唯一的本科生，自然而然就被确定为电脑操作员、管理员。在总厂自行开发记账软件过程中，我负责数据调试、模拟记账，在电脑工程师、高级会计师之间进行沟通。我用电脑排版打印出一些单位需要制作的票证，很多同事都觉得新奇不已。
我应该是国内最早一批拥有电脑配置的会计。1995年到深圳的兆峰陶瓷集团工作时，开始配有独立的电脑，2002年公司开始配给笔记本电脑，2012年起我自己购买笔记本电脑用于工作。从1990年开始到现在，电脑一直是我工作的基本配置。
1994年见到了Windows系统，1995年开始正式使用Word、Excel，2002年后大量使用Access，微软的Office一直统治着我的电脑工作界面。
1995年到兆峰陶瓷集团深圳总部上班，上班第一天，香港经理就问我们新加入的十多个人，会不会Excel？结果只有一个人说用过，香港经理就让他做老师，给大家进行一个培训。他大概讲了半小时，说明如何进入、划线、跨栏居中、求和、预览打印等操作，大家就按照布置开始工作了。晚上，我和另外一个同事跑到书店买了一本书，就这样边看书边工作，一周时间完成了Excel的入门。
由于在内地有近30个工厂，我所在部门其中一个日常工作就是编制各种汇总报表、分析报表、分析报告，香港总部总是今天这个明天那个地布置各项临时数据处理工作，数据处理量大，临时工作频繁。在工作过程中，我开始思考如何设计一个表格才美观？如何处理数据才快速？如何储备数据才能应付下一次数据处理需要？一段时间之后，大约一年吧，形成了自己对Excel表使用的基本、原则性认识。这些原则至今是我对制表的要求，在不同地方工作时反复分享给同事。
（3）
在整个九十年代里，国内缓慢完成了电脑普及，但是，九十年代应该算打印机、传真机的时代，电脑并不能独立完成工作。利用电脑完成文件、报表制作，通过打印机打印出来，通过传真机发送给集团总部，是当时最标准的工作方式。
当时许多人不会用电脑，许多公司都配有打字员，很多领导秘书的主要工作也常常是打字。很多人手工写稿，然后交给打字员录入电脑打印出来。如果公司大，业务多，传真件也很多，就需要配备专门的文员负责文件的传送和接收。打字员、传真员当时是公司非常重要的岗位，掌握公司许多机密。
九十年代末出现了电子邮箱，通过电脑、企业内网，可以直接发送报告给总部，减少了部分文件打印、传真的工作量，但是还无法给企业外的人发送电子邮件。
（4）
进入新千年，互联网时代来临，门户网站兴盛，雅虎、搜狐、新浪等各大网站都提供免费电子邮箱服务。一时间人人都有了电子邮箱，人们开始通过电子邮箱互通信息，大家进入电子邮箱工作时代。
很多年间，我一直使用雅虎邮箱。从此时开始，我办公的档案管理大大简化了，数年之间办公室也积累不起一个纸质文件夹，大量的工作文件、沟通记录统统存在电脑里。
2002年我从一个香港总部来内地出差的同事处第一次见到了U盘。后来，USB接口成了电脑的标配，磁盘驱动器被彻底淘汰。很快，一个不小心，竟然再也见不到有磁盘驱动器的电脑，我早年间保存在一堆磁盘上的工作资料找不到打开的工具，算是被彻底封存了。
2006年到2011年我在大自然地板工作的时候，是使用电子邮箱最多的时候，跨部门联系工作、部门内上传下达，全部通过电子邮件处理。每天处理的邮件常常达到上百封，一早上班半小时、中午一个半小时、傍晚下班前后两小时，是我处理邮件的主要时段，正常上班时间几乎都在开会、谈话。
电子邮件可以灵活安排时间处理，不打扰别人，自己也少受打扰。与讲电话的随意性不同，发送电子邮件时会思考内容的严谨性、完整性，实际沟通效率更高。电子记录便于查找，无法抵赖，一份邮件可以同时送达多人，几乎满足了办公沟通的一切要求。
从这个时候开始，我感觉需要讲电话的事情越来越少，绝大部分的事情都可以通过电子邮件沟通解决。多年来，我一直用Foxmail（开发微信前的张小龙开发的）管理电子邮件，多少个邮箱都可以集中起来管理，书写邮件很方便，收发后的邮件也很容易管理，查找非常方便。
2003年时第一次试用QQ，没感觉有什么特别的好处。2006年开始使用QQ进行一些远程通话。2008年左右QQ泛滥开来。由于QQ是即时性的，打开后弹出信息不处理会被人感觉怠慢，其实很多时候的确无暇响应对方，因此我对QQ总是有顾虑。后来虽然也发现了QQ远程控制等强大功能，但是由于不喜欢被随时打扰，我一直不太热心QQ。
再后来，我发现了QQ邮箱的好处，给人口头说全部是数字的QQ号，对方不容易出现听觉偏差，此后我就停用其他电子邮箱，改用QQ邮箱。但是，在很多地方，我仍会事先声明，我不太使用QQ，要求大家有事就给我发电子邮件，而不是直接Q我。
（5）
微信是2011年1月份推出的， 2011年5月份的版本有了语音通话功能。不产生电话费，只需要支付很少流量费就可以完成通话，因为微信的这一功能，许多人开始购买智能手机。
2012年3月，微信注册用户超过了1亿，我也随同趋势购买了第一部职能手机，从此进入了微信时代。
现在我发现，大部分资讯是通过手机上网阅读的，朋友圈阅读得到的信息超过网站，打开电脑网站的时候越来越少。淘宝、京东、美团都是在手机上操作的，地铁、购物都是手机支付。原来必须在电脑上做的事情，现在很多都可以在手机上完成。每过几分钟就想查看一下手机，唯恐错过什么信息，手机离开身边会立即让人感觉不安。
手机时代真正来临了，电脑时代渐渐成为过去。
因此，顺应这个潮流，我决定停止通过电脑处理工作沟通的方式，将工作沟通集中到微信渠道，集中到手机平台进行处理。集中为一个方式，可以避免同时存在多种工作方式的许多麻烦。
当然，电脑这个老伙计还是不能退休的，手机存储的信息还是没有电脑上可靠、易查，许多工作还需要在电脑上完成。但是作为工作信息交流的平台、接口，手机优于电脑，已经完全可以代替电脑。
(6)
会计工作的三大件，账簿、报表、凭证，在过去三十年已经发生了很大变化。账簿、报表的变化最大，电子化、无纸化程度非常高，如果不是档案管理要求，这两项可以完全做到无纸化。
相对来说，凭证的变化是最小的。凭证的来源仍强调原始性、可见性，审批手续至今仍难完全脱开手工方式，凭证的方便核查性仍要求对凭证进行装订保管。
但是，近来已经出现改变趋势。电子发票逐渐普及，区块链发票已有实施，已经有人在围绕会计凭证信息的全部电子化开发软件，一旦效果理想，加上OA已经解决了审批手续的电子化，会计凭证的无纸化、电子化就可以实现了。到那个时候，档案的无纸化与否就是个法律规定问题了。法律规定总是跟随实际情况后发变化的，到具备条件的时候应该也会跟进了。
期待财务部门的那些纸堆早日消失！
期待会计们可以彻底摆脱装订凭证这样的原始劳动！
期待会计工作完整电子化、无纸化那一天早日到来！
