减少会议耗时

自参加工作以来，在单位我最讨厌的事情可能就是开会了。会议占去我很多宝贵的工作时间。

刚参加工作那阵子，单位订有制度，有事没事都会一周召开一次员工大会，时间一般定在星期二的晚上，时间一般在一个小时左右，有时要开两个小时，不管什么内容的会议，全体员工一律参加，视同上班一样考勤，也不管是什么会议，在家的所有领导都会一个个讲话，再没话可讲的领导，也不会放过这个展示口才的机会：我没有什么要讲的，今天只讲三个小问题，每个问题讲三点，最多讲十分钟，结果一讲就是20分钟甚至半个小时。幸运的是那时单位只有三四个领导。

后来，自己到了管理部门在办公室担任秘书，几乎公司的大小会议都要参加，会前要发通知，一个个参会人员要通知到位，要做会务准备工作，有时还要安排分支机构参会人员食宿；会议期间要负责签到，清点到会人数，还得专心致志做会议记录；会后还要整理会议材料，撰写会议纪要，负责会议决定事项的督办落实。有时一个会议可以让你忙一周。

担任中层管理干部后，会议更多，特别是我在人力资源部工作期间，公司研究的大大小小的工作几乎都与人有关，不是研究人的问题，就是研究需要人去做的事，反正都与人有关，反正人力资源部负责人必须参加，除了正常的工作以外，还有各种各样的其他会议，没完没了，有时一周全在开会，有时甚至同时有几个会议参加，分身无术，只好委托其部门他人员参加。很多会议明明可以不能加或委托下属参加，但你不参加就说参这项工作不重视，不重视就要考核，就要扣分、扣钱！

现代管理学之父彼得·德鲁克曾下过这样一个结论：如果一个企业经理的会议时间占比超过25%，则可以推论该企业处于病态中。

如何精简会议，让会议更高效呢？

会前要有充分的准备。会议主办者要为与会人员准备好会议大纲，包括会议主题、要点、目标和时间，提前做好会场布置，确保会议顺利进行。没有做好充分准备的会议不能召开。

明确会议目标。确认已向与会人员清楚传达本次会议的讨论内容以及会议的目标，要求与会人员特别是会议主持人把控会议讨论重点，避免会议偏离主题，一旦走题，就立即指出并纠偏。

恰当的会议时间。尽量将会议时间定在与会人员拥有充分时间和精力的时段召开，要求与会人员集中精力。现在很多单位开会期间手机集中管理，既有利于大家集中精力开好会，也有利于会议内容的保密。

适当的会议时长。会议时间过长，容易分散精力，会议效率降低。无特殊情况，尽量把每次会议时间控制在一小时之内，避免无限制延长。要求与会人员提前做好会议发言的准备，会议期间每人的发言必须限时，避免讲无关的话题和废话。

恰当的与会人员。明确参会人员，避免无关人员陪会，避免过多或过少的人参加会议，参会人员过多容易偏离主题延长会议时间；参会人员过少，容易导致决策不科学民主，无法征集到有用的意见和建议，影响会议质量。对于与本人无关的会议，被邀请人可以拒绝参加，以免浪费时间。

会议管理的“八不原则”：不开无目的的会议，不开多议题的会议，不开不必要的会议，不开无准备的会议，不邀请无关人员参加会议，会议不偏离主题，不重复论述同一问题，不超时发言。

会议质量和效率的高与低，与会议的前期准备工作直接相关，与会议主持人把控会场秩序有关，也与参会人员是否集中精力有关，会议的最终效果与贯彻执行力度有关。每一环节都很重要，每一环节都必须抓好，才能取得一个高效的会议效果。