240 电子邮件（上）

　　互联网每天传送的电子邮件达数百亿封，但其中有50%是垃圾邮件或不必要的。在商务交往中真正要尊重一个人，首先就要替他节省时间。使用电子邮件的一个重要方面，就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。

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　　在仓库工作，用邮件的情形相对较少，但也不容忽视。两个部门间，对于物流问题开会有决议时，不妨写个纪要发个邮件，作为备忘录。现在虽然有钉钉、微信等即时沟通工具，但作为重要事项的备案，还是邮件更为正式、严肃一些。

　　发送电子邮件，能看出一个人为人处世的态度。作为发信人写每封邮件的时候，要想到收信人会怎样看这封邮件，时刻站在对方立场考虑，将心比心。要牢记两个原则：一是只发送必要的邮件；二是认真撰写邮件。

　　一、不恰当的邮件

　　王二曾经接收过很多的奇怪的、五花八门的邮件，例如：

　　1、邮件没有主题。

　　2、邮件没有称呼，没有正文内容，只有一个不知所谓的附件。从附件的名字上也看不出来具体内容是啥，感觉像是病毒。

　　3、正文顶格就写，这是不清楚中文的排版。

　　4、带信纸，还是花花绿绿的。实际上，以个人名义发邮件给朋友，可以使用信纸，但商务邮件用信纸显得不庄重、不严肃。

　　5、一串Re：、Fw：。这实际上属于事情没沟通好，回来回去再加转发。

　　6、神秘的发件人。使用QQ邮箱时，它会把QQ中的匿称作为发件人，让人一头雾水，不知道是谁发过来的。

　　王二见过的最神级邮件：把正文写到主题里，无内容，无称呼，只有一个用数字标识的附件。

　　二、收件人

　　一般电子邮件收件人，有以下几个选项：

　　收件人（To）。收件人要受理这封邮件所涉及的主要问题，理应对邮件予以回复。

　　抄送人（CC）。抄送的人只需知道这回事，没有义务对邮件予以响应，当然如果有建议时也可以回复。

　　密送（BCC）。密送是指收信人不知道你给别人发了邮件，可用在非常规场合，如打小报告时。

　　收件人、抄送人的排列应遵循一定规则，如按部门排列、按职位等级从高到低或从低到高排列等

　　三、常见的电子邮件格式

　　电子邮件内容主要由主题、称呼、开头（问候语）、正文、结尾、签名、附件组成。

　　1、主题

　　主题是接收者了解邮件的第一信息，要提纲挈领，使用有意义的主题行，让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

　　（1）标题一定不要空白，这是最为失礼的。

　　（2）标题要简短，不要用“…”才能显示出完整的标题。

　　（3）标题要能够反映出邮件的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。

　　（4）一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情。

　　（5）可适当使用特殊字符（如“！”）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，不要随便用“紧急”之类的字眼。

　　（6）回复对方邮件时，可根据回复内容需要更改标题，不要“RE、Fw”一大串。

　　（7）主题中不可出现错别字和不通顺之处。

　　主题可遵循以下两个规则。

　　（1）请示、通知、报告、通报。可用公司（部门）名称+关于+事项+的＋文体形式，如物流部关于增加膳食费用的请示、水西汽配关于更改收货地址的通知等。

　　（2）发送文件、数据。可用公司（部门）名称+（年、月）+文件、数据名称形式，如物流部2020年2月份考核数据、水西汽配2020年2月份第1周销售数据等。