邮件是个很有花样的东西。

写邮件这件事可以叙述事件，表达情绪甚至撕逼。

它也可能成为某种证据，足以让某一个人立刻被解除合同。

以我的经验来说，对待邮件的态度认真程度，基本是英国人大于美国人大于其它欧洲人。

首先咱们来讲讲如何正确优雅地写英语邮件。

短小精炼的标题

标题切忌是个短语，而不是一句句子，更不要写个问题。

例如你可以写是XX project review，或者November meeting agenda。

如果是需要引起别人注意的邮件，可以在标题前加上important!

如果是内容敏感需要保密的邮件，则可以在标题前加上confidential让别人加以注意，并且如果你们公司使用的是outlook，可以点击上方的confidential按钮。

礼貌地称呼对方

如果你想做到有礼貌，对对方的称呼可以是Dear XXX.

也有很多人会用Hi XXX或者Hello XXX，这也是可以的。

但是不要用Hey，Hey在这里显得太过随意，好像是在随随便便招呼人家一样。

有很多人（特别是美国人），会喜欢不加任何Dear或者Hi，直接写名字加逗号。类似：

Tracy,

这种一般都是上级对下级使用的开头称呼，作为职场新人应该尽可能避免对人家这样的口气。

需要记住的一点是，在写英语收件人称呼后，需要加上的是逗号，不要使用我们中文里惯用的冒号。

邮件的开头

通常来说，如果你在写一封新的邮件，在开头不要直接开门见山切入话题。

虽然我们经常说老外说话直接，但其实我的感受是，在世界上任何一个地方，如果你想显得彬彬有礼，都尽量不要抓住人家就开始喋喋不休讲你要说的事。

所以在邮件开头，你可以说：

Hope this email finds you well! 适用于见过面，互相认识的客户或者长时间没碰头的同事，也就是“我希望你一切都好”的意思。

Hope you are having a relaxed vacation!/Hope you had a relaxed vacation! 现在大家一般都会在夏天休个假，圣诞节/春节再休一个，这种时候你就可以以这样的句子开头。

Greetings from Shanghai office! 这类邮件基本写给客户较多，也就是很客气地给对方一些问候。

It was nice talking to you over the phone!刚和你电话交流很愉快！这句是HR招聘或者猎头们的必备开头。

当然，不要太过隐私化，比方说如果你问对方“你怎么样呀？家人还好吗？你的猫怎么样？有没有涨薪水呀最近？”就不太妥当。

点到为止即可。

如果是你回复对方的邮件，那你可以在开头说。

Thank you for your quick/prompt reply. 感谢你及时的回答。

Thank you for the useful information. 感谢你给我有用的信息。

Thank you for your great support. 感谢你给我的给力支持。

当然，如果你和你的同事面对面坐着，而且在激烈地讨论着这个项目，你就不必要再多写这些了，开门见山可能会更效率一点。

邮件内容

一般来说，你可以写一句话来带过你写这封邮件的目的。

可以用I am writing to you to......作为开头。

如果你的邮件里有附件，你可以说一句Attached/Enclosed you may please find XXX (for your kind reference).

我永远建议大家不要写过长的邮件，也不要试图把所有的东西在一封邮件里说完。

如果你的邮件里有太多重点，别人很容易忽视掉几个点，而不回答你的问题或者漏看了。

比较好的方法是，你把需要别人看的附件贴上，但在邮件里，写几条你觉得最重要的highlights(重点）。

你可以这么说。

I draw your attention to the following highlights in respect of XXX.

我希望大家可以就XXX问题看一下以下几个重点。

记住，大段的文字现在真的不流行了，多用bullet point或者数字去分行，让大家很清楚地看到你有哪几个问题要说明，是最最省时间的方法。

邮件内容的最后，你可以加上一句：

If you have any comments/immediate questions please do not hesitate to let me know.

如果你有任何问题或者想法，可以马上联系我。

如果想要写得更官方并且有礼貌一些，例如给客户或者大老板写邮件。你可以说:

Should you have any questions or comments please do not hesitate to conact me.

如果这封邮件是内容敏感并且需要看邮件者注意保密的，你可以在结尾说：

KINDLY KEEP THIS EMAIL STRICTLY CONFIDENTIAL. THANK YOU FOR YOUR UNDERSTANDING!

如果恰逢周末，你都可以再加一句：

Have a nice weekend! 周末愉快！

或者更随意俏皮些：

TGIF! 也就是Thank God it's Friday的缩写。

感谢上帝，今天是周五啦！

充满意味的邮件末敬颂

敬颂通常是很有讲究的一件事，可以看出你对收件人的态度和恭敬程度。

比方说，Kind Regards比较老派，Best Regards比较普通，而Regards则比较中性。

在这些前面加不加thank you也是有所区别。

Thanks & Best Regards是许多人都会用的，既表达了感谢也没有特别肉麻。

Thank you very much for your support as always.通常是给一个你需要求助的上层人士。这句话写成Highly appreciated all your help in advance也是很客气的讲法。

也有人什么Regards也没有，直接就是Thanks! 这通常都是给平级同事或者供应商的邮件。

也有人会说Thanks a lot或者Thanks a bunch。但这两种说法其实都不算是特别正式。

你的署名尽量不要去用很奇怪的缩写，正确的顺序是：

你的名字

你的工作title

公司名称

办公室地址

电话+传真

邮箱地址

你也可以把这些都编辑在outlook的“签名”里，写邮件的时候自动添加即可。

百花齐放的字体和标点

很多500强公司会研发自己的字体，当然，一般情况下，Arial是最正式最好用的字体，永远不会出错。

不要把字体弄得大小不一颜色五花八门，这是非常不专业的。

如果你想要特别highlight一些信息，比如说日期，你可以加粗斜体然后选择用下划线。比如：

Please feedback to me by Monday 6th November.

有很多人特别喜欢用感叹号或者波浪线，这也是十分不专业的，应该避免。

我有一个荷兰同事写所有的话都喜欢连用好多个感叹号，有时让人看得心惊肉跳。

让人纳闷的缩写

有时候，你会发现邮件里有特别特别多的简写。

比较常用的有FYI,也就是For your information（供参考）。

还有by COB (Close of Business)。 比方说Please send this to me by COB Thursday. 也就是请在周四下班前发给我。

但是，永远不要用BTW（by the way）也就是顺便说一句。

也不要把business简写成biz.

这都是我的美国老板特意关照我的。

给大家上一个用简写特别失败的例子。

这是我的一个供应商写给我的邮件。

Dear Rebecca, 

We received Mo's leasing documents. Zoe will meet Mo to get his family's passport and organize TTRP. Pls confirm with Mo and pass his MP to us, tks.

额，TTRP是什么?MP又是什么？我还要花时间去思索你的简写是什么意思?

不要假想每个人都知道你经常用的简写是什么意思！

难道一定要把Please和Thanks简写成Pls和tks吗？你是有多忙多不耐烦和我写邮件？

是不是看累了?

没事，最后，我给大家上一个邮件撕逼优雅且有杀伤力的例子来调剂一下。

一个职场新人写邮件给上司的助理，请求她在系统里批一下自己的采购申请。她的邮件是：

Hi Yolanda,

Please help approve the PR in the cart. We urgently need it.

Thanks!

Vicky

结果Yolanda的邮件是这么回复的:

Vicky,

Thanks for your kind reminder.

Please note that the purchasing request arrived at the cart yesterday 6:30pm.

It is approved now.

Regards,

Yolanda

Yolanda的这封邮件撕的十分精妙。首先，她没有用Dear或者Hi，直接称呼了Vicky的名字，以显示她“高人一等”并且已经不太愉快的情绪。

其次，她充满讽刺地说了句“真感谢你善意的提醒”。但其实意思是“你凭什么来催我？”

然后，她说，你的这个申请是昨晚六点半才到我这里的，意思就是“昨晚的事你现在就来催我？我是有多闲每天等着给你批申请？”

最后，很简明地告知对方，已经批复了。也算是一个缓和的结局。

我想，如果Vicky在一开始写邮件的时候，能够用上"Could you please help check..."的句式，而不是这种比较居高临下的口气，Yolanda应该也不会这样回复吧。

所以说，要学会有礼貌，但必要的时候，也要知道怎么样优雅地撕逼。

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题外话，大家关于职场英语有没有特别想问的呢？