电子邮件的问题，看这篇就够了

发电子邮件可谓现代社会必备技能。作为工作学习中交流的重要方式，一封电子邮件能够反映我们的风格和能力。为了系统性弥补自己在这方面的短板，我搜集了大量关于邮件技巧的文章并系统阅读。这样做之后，我的确发现了一些多数人注意不到的问题，以及能为自己增色的小技巧，在这里分享给大家。

为保证文章结构清晰，我准备按照这幅图中的顺序，从发件页面的每一项说起，谈谈这些少为人知的邮箱技能点。

一、发件人

大部分人都认为“发件人”这部分没什么需要考虑的，设置默认的就是账户名和邮箱地址嘛。但我们忽视了，“发件人”这一栏的目的，是要明确告诉对方我们是谁。所以，仅仅服从原设置，显示我们的账户名和邮箱地址是远远不够的。很多人QQ邮箱的账户名依然使用自己的昵称，很容易让收件人看到之后感到困惑甚至反感。

我们要做的就是根据不同的邮件，设置发件人的名称，以求对方看到邮件来源时就能知道发件人是谁。更要细心的是，有时候即使我们把自己的名字写在了发件人一栏，依然不能让对方准确了解我们是谁，因为可能有人和我们重名。所以，不妨在姓名后加上能表明我们身份的简洁信息，比如待办事项或所属单位等。

二、收件人、抄送和密送

部分人可能并不了解抄送和密送的功用。抄送(Carbon Copy)，又简称为CC。这一栏要放置那些应该了解该邮件内容但不必回复的人。了解了抄送的功能，我们就知道，有些邮件根本不必把所有须知悉者都放在收件人栏中。

而密送(blindcarbon copy)，简称BCC，意味着只有发信的人知道密送给了谁，但邮件接收者和抄送者都不知道发送者密送给了谁。同时，接收密送的人却可以知道这份邮件发给了谁，并抄送给了谁，但不知道这封邮件同时又密送给了谁。密送的一个妙用在于，如果自己认为某个邮件很重要，需要额外记忆或者留底保存，可以密送给自己。

关于抄送和密送的具体使用，要谨慎斟酌，避免给收件人带来不好的感受。没有必要抄送的回复类邮件，就要及时删除抄送栏的收件人。而关于密送，一定要注意的是，要和被密送人交流好，防止被密送人全部回复，从而造成收件人知道“我们在打小报告”的尴尬局面。

三、主题

主题的意义在于最简明地反应邮件意旨，所以不可以空缺，不可以无意义，更不应冗杂无章。

由于邮件的意义在于交流一些简单重要的事项，所以每封邮件最好只涉及一件事，这样也可以保证主题简短明确。

关于主题的另一个细节，就是不要轻易在主题上标注“紧急”或者“十分紧急”的字样，因为这样会给收件人一种很不友好的催促感。事情的紧急完全可以通过主题表现出来，比如说：“下午三点前需完成的报表”。

四、内容

谈及邮件内容，首先，一定要有抬头部分，注意使用恰当的方式称呼对方，根据具体公私场合，时间地点，转发抄送情况，来使用不同的称呼。

然后，关于正文，正文的首要特点是简洁正式，不要使用过于口语化的语言和表情符号。另外，正文要只针对一件简单重要的事情，保证对方能在两三分钟内读完，其他重要复杂的事情可以通过电话或者面谈来解决。

在结构和排版上，使用金字塔结构，让对方第一眼知道你的结论和目的。我们还要恰当使用列表符号让结构清晰。同时，可以适当使用粗体下划线等方式进行重点标记，以不潦草混乱为宜。

当然，为避免文风过于生硬和机械，问候语和祝福语必不可少。至少在正文开始说一句“您好”，在结尾处附上感谢语和祝福语，比如“感谢您的配合”和“祝您一切顺利”。

最后要谈的签名部分很重要。签名部分不仅仅要写明自己的姓名，还要根据具体邮件情况，列明自己的各类信息，比如电话、邮箱、地址、公司等等。

很多人的困惑在于，既然发件人部分已经写明了邮箱地址，为什么还需要在签名处列明自己的邮箱。原因在于，经多次转发、回复以及群发的情况下，发件人邮箱地址可能消失了。而且，在签名档额外写明自己的邮箱地址，本来就是节省对方心力的一种表达尊重的方式。

五、附件

我们要放在附件部分的文件，往往是为了让对方核验和修改的。如果仅仅为了让对方阅读和了解，在容量允许的情况下，放在正文内可能更让对方一目了然，省时省力。

如果放了附件，我们就要注意以下几点。

首先，附件尽可能不压缩，以减少对方操作步骤。同理，不压缩的文件不要超过四个，避免浪费对方时间。

然后，在文件必须压缩的情况下，第一，要把压缩文件正确命名，让对方在未打开之前就知道文件是什么，文件名称最好和对方期待一致；第二，要保证压缩的文件能够被正常打开，没有压缩错误；第三，在正文部分对附件进行说明，最好说清文件各部分内容摘要，如果能够附带说明下载方式和建议就更好。最后，一定要避免忘记添加附件的低级错误。

六、额外建议

除了以上针对邮件各部分的建议技巧之外，还有三个意在言外的窍门推荐大家牢记。

（一）养成良好的邮件写作流程和习惯

邮件往来中最大的尴尬莫过于各种错误：附件忘加，错别字丛生，格式不整等等。为了避免这些问题，我推荐大家形成良好邮件写作习惯：先写正文，加附件，然后检查格式和错别字，最后再填写收件人和抄送密送。

这样的最大好处在于绝对避免了误发的情况，从而防止让自己形象大打折扣。然后，凭借这样的流程，我们就可以保证在检查的时候，及时改正自己邮件的所有问题，从而让附件完整好用，正文简明得体、有人情味。

（二）固定回复邮件的时间和周期

之所以建议大家这样做，是因为我们无法预计邮件的到来时间，有时也可能错过邮件提醒，这样就会导致一些重要的邮件看不到，或者回复不及时，从而错过机会，造成麻烦。

根据邮件的性质，有些需要在短时间内立刻回复。针对这些邮件，我们就可以设置一个高频率检查周期。比如，我们可以根据自己的番茄工作时间，在每个休息时间内把检查邮件作为第一任务。假如自己的工作时间单元是一小时，这样就保证了自己对关键邮件的回复时间不超过一小时，从而有效规避了回复迟延。

而针对那些不需要及时回复的邮件，我们可以在第一时间发现后先回应一下，然后每天安排一个统一时间进行处理和回复，从而提高效率，节约时间。

（三）定期整理自己的邮箱

最后一个小建议，就是定期整理自己的邮箱。可能很多人并不知道已发邮件和收件箱都是都可以进行整理的。我们可以根据自己的喜好、事项的重要性、去设置标签，整理归类。

如果我们养成了定期整理邮箱的习惯，就可以及时删除废旧邮件，标记重要邮件，整合归类邮件中的重要信息。这样不仅能让我们的邮箱更精简，而且能提高我们的工作效率。下次老板让我们再给他发一次某邮件，或者我们想起了某个邮件中的重要记录，之前的整理就会发挥作用，让我们事半功倍。

以上，就是在我眼中少数人知道的邮件技能了，相信了解了这些盲点，我们肯定会脱离邮件小白的状态，把邮件技能变成自己的闪光点。