这10个因素，是成功实施项目的关键

想要项目成功实施其中会关联到很多因素，随着时间的推移，很多成功实施的项目中被证明下面这些是关键因素，有些可能很明显的看出来，比如坚实的测试，关键人员的沟通和参与。这些因素在项目中使用的时候，往往能够节省项目时间，提升工作效率，一旦项目撇开这些因素，可能导致如项目进度延误，项目内部出现方向分歧，难以解决复杂问题等情况。

如果存在第三方软件供应商，那么需要以书面的形式来与供应商将相关的条款达成一致，避免在项目交付过程中由于供应商的问题从而影响到整个项目，这些需要明确定义的条款主要有以下一些内容：

• 付款计划；

• 概述系统系统性能标准；

• 与执行问题和交付延误有关的处罚；

• 文件要求；

• 提供培训；

• 包含一个测试系统，以及可能的训练系统；

• 问题解决/周转时间/升级政策；

• 在应用程序现场交付期间和之后的技术支持；

通过定义这些合同内容，形成对项目经理的协助。它将为项目经理提供商定的条件，通过杠杆作用使供应商帮助自己对项目可交付成果负责。

参与项目的组织架构显示了项目成功的一个重要指标，也是项目经理启动项目的首要条件之一，在项目的组织架构中，要确保以下人员的存在：

• 项目赞助者：这个人应该是指导委员会的高级主管，他将是授权项目的源头，最终“拥有”该项目，并为该项目提供资金，他不会也不应该是项目团队的成员。

• 指导委员会：这个指导委员会负责跟踪项目状况，主要是项目代表和高级管理层，并保证所有有关的各方都参与，该小组将作出任何团队无法确定的问题的决定，他们将协助纠正业务问题和升级的问题，包括供应商或内部人员。

• 项目团队：这些是为执行项目中任务的人员，根据项目大小和任务的重要性可能会有几个团队或工作组。

• 项目经理：这可能是你自己！项目经理负责监督工作如期完成。同时管理任何出现项目范围或项目时间表出现的偏差，使项目恢复正常。

项目经理需要创建并共享项目管理计划，通过该计划来记录项目的管理方式，保持项目资源和管理上达成一致，项目计划包括以下内容：

• 记录如何处理变更，特别是影响范围，日期，预算或资源的变更；

• 记录问题将如何管理和升级；

• 说明如何管理时间表；

• 包括将用于项目的所有沟通方式；

写一个项目交付和实施的范围，说明什么是什么和什么不包括在项目中，并且在项目执行阶段开始之前，从指导委员会获得正式批准的范围很重要。

• 可交付成果和项目假设；

• 参考收集的任何要求，如果没有收集到要求，请与全体利益相关者会面，以确定其要求，以便能够记录和同意期望；

• 包括里程碑，重要事件及其到期日；

• 所有项目团队成员应了解范围；

制定一个项目的时间表，记录需要完成的任务，以完成项目范围中概述的所有可交付成果，项目时间表要注意以下事项：

• 确保在项目范围之外的项目中包含依赖关系，但不包括与这些依赖关联的工作；

• 为每个任务分配名称和到期日期；

• 危及延误的项目应尽早完成。这可能包括诸如订购硬件或调度训练；

• 突出显示范围中的里程碑的任务。这样可以更好地跟踪和报告这些里程碑；

• 注意关键路径上的项目（这些是延迟的任务将延迟项目的其余部分），应特别注意这些任务，以保持项目准时；

项目中出现的每个问题应包括明确的描述，分配给谁来解决，问题的名称，到期日，状态和优先级。如果不在团队中的人解决问题，则应将其分配给负责跟踪问题的团队成员。应该重点“高”优先级问题，如果没有解决，可能会影响项目中其它关键任务和事件的完成日期。积极跟踪问题（每天或每周），一旦出现新的进展，需要记录下来进行更新。 即使是很容易解决的问题，也不应该被忽视的。最后与整个项目团队分享问题清单。

测试对于了解应用程序如何在安装环境中工作至关重要，需要确定软件或进程的任何问题，以便在项目正式交付给客户之前进行处理。测试需要注意以下几点：

• 记录必须做什么类型的测试（即数据库转换，数据流，用户前端，业务流程），包括参与测试的人员以及将如何进行测试；

• 编写测试脚本，详细说明可能发生的所有情况。业务最终用户应该参与这个，因为他们最有可能了解他们业务的所有方面；

• 测试需要覆盖所有可能用到的各种功能部分；

• 对熟悉应用程序设计业务的员工进行用户测试，验证他们的业务申请；

正确的培训对于确保最终用户准备使用该应用程序至关重要：

在项目初期确定所有用户; 这将有助于确认所有可能的情况都被覆盖，所有用户都是项目沟通的一部分。

• 优化培训过程会让客户更好的接受项目交付成果，例如将具有相似用途的个人会安排在一起集中培训，同时如有对计算机系统不熟悉的用户，考虑先进行一般的知识培训。

• 允许用户在活动之前访问测试或培训系统，以便他们可以练习，考虑提供这种场合的练习场景。

• 创建一个易于阅读的提示表，并突出显示用户需要提前知道的注意事项。

项目中所有的可交付成果和任务的审查应该在系统移交给客户投入使用前的几周内完成，任何参与该项目的人都应该验证项目中所有的任务是否按照计划完成，同时对于未完成的任务要进行审查，来决定它们是否对最终的移交产生影响。建议分配一个对应用和业务较为熟悉和了解的项目成员，以便在投入使用的前期帮助客户，同时要保留给客户建立一个具有跟踪、解决或升级问题的服务热线号码，帮助客户安心的度过移交后的试运行阶段。

沟通是确定成为项目成功的关键项目之一，还应该指出的是，在遇到问题的项目中，沟通往往不足。和项目指导委员会及团队沟通：指导委员会应至少每月召开一次会议，议程应包括对最新情况报告的审查，并重点关注日期或可交付成果的任何问题或疑虑。这个委员会不应该关注时间表中列出的工作，而应该关注更高层次的里程碑。问题也是如此，只审查可能对项目而不是整个问题列表产生负面影响的高优先级问题。团队会议应每周或根据需要进行。即使是一个简短的电话会议也可以有效地让大家在一起。有关方面将有机会陈述可能被忽视的事情，正在完成的工作状况可以与所有团队成员分享，以确保每个人都符合预期。

每月或每周的项目状态报告完成后，应与所有相关人员共享。状况报告应包括：里程碑状况，最近完成的工作，接下来要做的工作，高优先级问题以及预算，范围，时间表或资源的变化。这不应该是活动的详细说明，而应该是一个总结。随着项目进展情况的发展，用户应该被告知进度。尝试提前向他们展示该应用程序的演示，通过分发电子邮件或直接沟通是获取信息并经常收到积极回应的好方法。最终用户不需要了解问题，但是与项目状态相关的越多，接受变更的可能性就越大。

请记住，沟通对于项目的成功至关重要。它允许建立期望并保持每个人的了解。只向收件人提供他们所需的信息，而不会对过多的细节造成负担。不同的受众可能需要不同的格式或内容。