举办远程设计研讨会
随着远程工作成为新常态，团队面临着寻找新的协作和召开会议方式的挑战。如果您的团队成员分散在世界各地或者您的时间和预算有限，那么远程研讨会是您的最佳选择。
另一方面，在远程研讨会期间，参与者会出现屏幕疲劳症状并且很容易分心。要使远程研讨会取得成功和高效，您必须确定目标、准备议程、确定参与者名单、计划破冰活动并安排足够的休息时间。
最重要的部分之一是找到合适的工具，使您能够举办富有成效的研讨会并收集有价值的见解。
远程研讨会的好处
远程研讨会通过在线数字辅助工具进行。与传统研讨会不同，远程研讨会的参与者不在一个房间内，这使得它们更适合不在同一办公楼工作的团队。远程研讨会的好处包括：
• 每个人都可以参加： 无论地理位置和时区如何，所有团队成员都可以被邀请参加在线研讨会。你只需要计划好时机，找到一个不需要太多学习的工具。
• 专注工作： 在一个满是人的房间里，在试图听从每个人的意见时更容易分心或失去思路。但是，当在远程工作室进行头脑风暴时，您可以关闭麦克风和声音，单独思考问题。
• 更快的迭代： 在在线研讨会期间共享屏幕、演示数字原型以供讨论并绘制草图以立即记录问题或需要改进的地方要简单得多。
• 有组织的研讨会笔记： 远程研讨会允许您使用数字辅助工具来组织参与者的笔记，而不是输入和数字化在便签或白板上潦草写下的笔记。另外，您可以记录整个会话并在需要刷新特定数据时返回。
• 更容易促进： 在线研讨会安排起来更简单、更便宜。您不需要找房间、订购用品、购买零食和咖啡，或在工作坊结束后打扫空间。远程研讨会也需要准备，但他们需要的努力要少得多。
远程研讨会的挑战
远程研讨会是一个很好的解决方案，可以将所有必要的人员聚集在一个数字房间中，而不受地域限制。但是，也有一些潜在的陷阱：
• 数字工具选择不当且准备不足： 避免使用您的团队不熟悉的工具，因为这些工具可能需要更多时间才能掌握。相反，选择团队中每个人每天用于交流或创建工件的工具。做笔记，不要仅仅依赖会议录音和抄本，尤其是在有大量参与者的情况下。
• 研讨会活动计划不当： 因为时间不够而减少热身、破冰或团队建设活动不会带来富有成效的会议。破冰帮助人们放松并更有信心分享诚实的想法。如果您涉及来自不同部门但彼此不熟悉的人员，那么团队建设活动就至关重要。如果日程安排发生冲突，请使用电子邮件或 Slack 等公司消息传递平台将研讨会活动转移到异步模式以收集反馈。
• 未能定义研讨会目标和说明： 协调员更难吸引每个人的全部注意力并防止参与者在远程研讨会期间分心。可能有帮助的是在会议开始时明确说明目标并定义期望。此外，在会议之前发送明确的说明和研讨会议程，以便与会者有足够的时间熟悉自己并为会议做准备。
在研讨会之前测试所选工具以提前发现限制。
什么是成功的远程研讨会
与现场研讨会相比，促进远程研讨会似乎毫不费力。但是，许多因素（如简化工具的技术限制或互联网连接中断）都可能出错。适当的研讨会计划可以防止任何不愉快的意外并导致实现预期目标。
成功举办远程研讨会的最佳实践包括：
• 定义明确的目标并准备数据： 写下问题并为研讨会设定目标——这个研讨会将如何帮助解决这个问题？在用户研究期间收集的定性和定量数据可以帮助强化目标和问题陈述，并在讨论中提供可靠的论据。
• 介绍议程： 即使在破冰活动之前，主持人也应该简单介绍一下研讨会的目标。他们应该向参与者简要概述问题，介绍受邀的利益相关者，并提及参与者希望开发的工件。
• 安排休息时间： 工作坊需要大量脑力劳动，因此为参与者提供短暂的休息时间以充电、泡杯咖啡并让他们的眼睛得到休息至关重要。
• 保持简短： 在远程研讨会期间很容易忘记时间。如果讨论时间超过 3 小时，请考虑将研讨会分成两天。
远程研讨会的最佳实
在参与者互相打断、他人发言时不将麦克风静音或互联网始终中断的环境中，不可能举办富有成效的研讨会。
哪些最佳实践可以帮助团队实现他们的研讨会目标？
• 选择正确的工具和活动： 在会议之前测试选定的工具并确保您了解所有的复杂性。如果您向团队介绍一种新的促进工具，请确保学习如何使用它不会花费大量时间。计划并逐步练习您将要进行的活动，这样就不会对接下来会发生什么感到困惑。
• 不要跳过升温活动和破冰活动：虽然并非所有团队成员都会对破冰活动感到兴奋，但不要跳过它们。他们帮助人们放松，让他们的思绪暂时离开话题，并在研讨会讨论中更加开放。
• 创造一个尊重和友好的环境： 稳定的互联网连接和备份等简单的事情是至关重要的，并且表现出专业精神。准备好在 Wi-Fi 不稳定的情况下快速切换到移动网络。检查您的音频和视频质量，设置合适的背景，并确保您的家人和宠物不会在会议期间打扰您。作为主持人，您应该鼓励他们参与讨论，让他们觉得他们的意见受到重视。
• 获得反馈、评估和改进： 在研讨会之前，想办法在研讨会之后收集反馈。它可以是一项在线调查，涵盖活动、软件、研讨会持续时间、氛围和见解等方面。这些信息将帮助您改进未来的会议并提高会议的效率。
提前考虑为研讨会期间收集的数字工件创建一个集中的、有组织的存储库。确保整个团队都可以使用此数据以供进一步讨论。
常见的远程研讨会错误
研讨会主持人可能犯的最大错误之一是没有为互联网问题或技术问题等意外活动计划一些缓冲时间。确保计划一些缓冲时间，以免延误让您偏离正轨。
以下是规划远程研讨会时需要注意的其他一些事项：
• 低估在线协作工具的学习曲线。有些人觉得远程研讨会不舒服，他们需要更长的时间来学习新工具。向人们展示如何使用选定的工具，并鼓励他们在研讨会开始时尝试使用它几分钟。您甚至可以在邀请电子邮件中发送说明或视频教程，以便参与者在研讨会前有时间熟悉该工具。
• 在线格式的局限性。 首先，远程形式很难看到参与者的肢体语言，并注意到有些人即使有话要说也会感到害羞和紧张。当需要做出决定并继续前进时，主持人应该找到一种方法来检查每个人的意见和顾虑。其次，一些线下活动（如共同设计会议）可能需要实体材料。通过在线举办此类研讨会，您只能使用便利贴和笔记本。
远程研讨会总是比面对面的研讨会更累人。因此，将活动分成较短的会话并允许休息。
远程研讨会所需的工具
研讨会工具的选择取决于您愿意与团队一起举办的研讨会类型。
同步研讨会代表每个人同时参与的现场会议。对于这种类型，您需要：
像这样的视频会议工具 Google Meet, Skype, 或者Zoom
一种协作工具，参与者可以在其中提交他们的想法和意见——在线白板，例如Miro, Mural, 或者 Stormboard或在线设计工具，如Invision, Figma, 或者 Canva
在非同步工作坊中，参与者有时间时自己贡献力量。主持人应设定提交的截止日期，并选择人们可以提交他们的见解和观察的工具。参与者可以使用：
• 在线调查工具： Google Forms, Typeform, 或者 SurveyMonkey
• 在线白板：Miro、Stormboard 或 Mural
• 在线设计工具：Invision、Figma 或 Sketch
允许人们表达他们的想法的任何其他在线工具：Google Draw 或者Google Slides
Stormz、MeetButter 或 Mentimeter 等参与和虚拟促进工具允许在一个地方进行视频会议、白板和其他参与功能。
选择协作工具时，请考虑其复杂性。工具越复杂，教参与者如何使用它所需的时间和精力就越多。
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