知行未来荟：行政工作的移动智能化 | 京东移动研发负责人宋兆斌

-在互联网+行政这个过程中，技术研发几乎是不可绕过的一环。

在刚刚结束的知行未来荟第一次分享会上，来自京东的移动研发负责人宋兆斌先生，从京东ME开始为我们分解了京东在移动办公化过程中，通过技术研发解决的行政难题。

“

我在京东属于CTO体系，是一个地地道道的研发。虽然半个行政都算不上，但是行政、人资、财务都是我的业务方，通过京东ME的产品研发以及实际使用，迭代更新，在产品和技术层面上，是可以通过各种方式解决困扰行政们的问题，并且能够极大的提高人员效率的。

”

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“我不希望做一个移动办公产品，去绑架我们的用户”

京东ME是开启京东企业移动办公时代的内部里程碑式产品。该产品的使命是“让工作生活变得简单和快乐”，京东ME从2014年9月份第一个版本开始至今，共发布了38个版本，53+功能。

以前每当人们谈及，移动办公，最多做的是将传统OA功能复制到移动OA，并没有真正的考虑员工作为用户本身的产品体验。

在之前的情况中，由于提出做移动办公的人大多是管理层，需求常常围绕在希望在上面查看员工考勤，全面掌握员工信息等管理需求。

但宋兆斌先生认为：“这是我们的一线员工用的最多的东西，我不希望一个移动办公产品，去绑架我们的用户，或者仅服务于管理层。我们必须要满足使用者最多的这部分人的产品体验，所以京东ME做到现在，作为服务员工的一个内部应用，员工始终是放在第一位的，这是一个员工关怀产品的初衷也是核心。”

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人工智能已经开始影响行政工作

无论是跟进考勤、门禁、内部系统登录、访客预约等等流程中，“刷脸”已经不仅仅是一项新技术的应用，AI在实际操作中，能够优化行政er们棘手的问题。

比如：

基于京东的业务状况，一线配送站点仓库员工是最多的，在考勤方面，大多不能够做到与office一样便利，而通过“刷脸"打卡，真人识别，就能够很方便的跟进考勤，以及解决代打卡等传统考勤弊端；

而在方便各分公司人员互访情境下，门禁系统的一体化互通管理，通过“刷脸”通过门禁，员工能够很方便的通过分公司以及各站点的门禁，进行活动业务往来；

在访客机制上，京东总部的访客每周均量在6000+，有时候甚至超过8000。当常驻访客如供应商占据一定比例的时候，基础的访客机制（访客条、预约码、前台登机等等等）并不会有很好的用户体验。此时如果新增真人识别，常驻访客“刷脸”进出，进行分类设置就能极大的提高各方效率以及体验。

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将工作都搬到移动端，是提高效率的第一步

当移动办公不仅仅只是潮流，而是趋势时，你还没有做，那么就已经落后了一大截。

关于行政工作的移动办公化，在提高效率这个环节，京东已经做出了这样的改变：

■审批

作为一家大型企业，京东的审批流程多达上百多种，当日均1000多单待审批的工作量摆在单个管理层面前，不仅员工体验差，也严重影响了管理层效率。

通过线上流程中心简化，新增多个审批渠道，减少审批层级、设定级别权限，提高审批质量，做审批周报为后续优化流程提供数据支撑，这样便能从根本上优化管理整个审批流程架构。

■会议室预定

你们的会议室难定吗？行政怎样防止会议室资源浪费？

从技术角度上，可以解决快速预定会议室这件事儿。

例如:

通过区分PC端和APP端选会议室流程，PC选择流程更长，而APP选会议室流程更短，让预定更快捷；

通过提前半小时签到确认，以防止会议室资源浪费；

进行在线音视频会议的尝试，通过多种会议模式的提供，完善会议室不够用的问题。

与此同时，京东内部，跨部门会议推出了“三三三原则”——开会用的PPT不超过三页，会议时长不超过三十分钟，决策会议最多不超过三次。以便提高会议效率。

■员工出行

京东总部员工1W人+，员工用车2000+，但停车位只有1000+。在加上互联网企业常见的加班日常，面对这样尖锐的通勤用车、打车需求，京东是这样做的。

a.拥有100多辆通勤班车分布在北京的各个区域，并通过京东ME内部的搜索匹配，可以查看离员工最近的班车，以及车辆司机信息便于特殊情况联络。

而在这里，能够做到的理想状态是通过技术手段，提升员工出行的品质。比如通过班车上的GPS定位，做到实时更新车辆到站时间等等。

b.企业用车，事后审批。如果不符合加班用车以及因公用车要求，审批被驳回会生成一个还款单。在还款之前，该功能被冻结。

c.内部的员工拼车，在网约车新规出台后，各大用车平台车辆变少，叫车难，京东对此的解决方案是合理利用公司内部员工车资源，在京东ME里面做一个数据匹配的信息共享发布平台，不仅能活跃内部车辆资源，一定程度上也能解决员工业务上以及生活上的交流。

■固定资产盘点

在行政常年工作经验下，由行政人员扫楼式盘点办公硬件显然已经不是最优解。但在京东ME里，却能简单易行的解决这个耗费大量人力且容易出现误差的困扰。

通过京东ME，发起办公硬件类固定资产进行员工线上自盘点，只需要员工根据自己所拥有的办公硬件，进行核对以及确认、申报，就可以大大减少行政人员的工作量以及误差。

■物业报修

当所有的行政管理流程，搬至线上，员工的归属感也会在一定程度增强，就像看见自己家的水管坏了，你会打维修电话一样。

在京东总部，你看见各种需要维修的故障，只需要打开京东ME，拍照上传，在线报修，分钟内反馈。

这与找行政，沟通，上报，审批，维修的传统流程相比，在线进行物业报修，让整体效率提升了数百倍，而反馈的及时性，员工的主人公意识将得到极大的满足，这让大楼内所有京东员工都会愿意把京东大楼当自己家去维护。

■员工餐厅的线上管理

京东ME里的“去哪吃”，解决了员工餐厅的线上入口，并且很好的将餐厅与员工联动。

比如：

总部员工卡同步进钱包，在线可刷二维码就餐消费，解决忘带卡的问题。

查看今日菜单，拥有在线订餐入口，并且有专属领取柜

了解餐厅的实时排队，用餐人数，是否拥挤状况。

调查餐厅满意度，收集员工投诉等等

■直播让京东的活动都是共享的

当年会不是每一位员工都能现场参加时，你会怎么解决这件事情？

京东员工多达13万，总部地区也多达1W人，当年会人数受限，其他去不了的人怎么办？

京东采用的解决方案是在京东ME内部研发直播功能，累计在线人次可达8W人。

无论是员工培训，公司大咖分享，企业日常活动，年会，几乎所有的企业线下活动，都可以通过线上直播的形式，分享给每一位关注活动的员工，而通过直播过程弹出红包环节，在一定程度上也增强了员工的互动。

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开放平台是移动办公化的理想状态

京东ME做的是MAE 。平台内的功能，根据人员需求匹配，团队根据需求定制。

使用时，根据业务需求设置权限，互不影响、互不干涉，协作一致，流程互通，而大家的需求都能得到解决。

这就是一个健康的内部生态。

最后，在互联网+行政的这个大方向下，企业内部服务面对的升级选项多且杂，有选择第三方外包、有自己研发、有多方合作等等。但技术研发这个环节是本次分享会中，我们认为最值得特别与大家仔细分享的一个部分，这不仅需要产品设计者的用心探索，也需要行政经验的出谋划策。

这让我们清楚的看见互联网环境下，行政工作发生的巨大变化，也让我们感受到京东在内部服务上做出的努力。

虽然”知行未来荟“第一站活动已经结束，但是相信参会的大家都意犹未尽，留言区以及后台回复想参加已经被刷屏，让我们共同期待下一场活动噢：）

最最后，再次感谢京东移动研发负责人宋兆斌先生给大家做出的干货满满的分享。

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这样百年难得一遇的干货是不是要转发Mark一下，提高一下朋友圈的X格呢！！

by the way，你司在行政工作的移动办公化上，做了什么改变呢？期待在留言区看见你的分享！