Excel表格设计的一般原则，了解这些让你不再对数据无从下手！
本期我们主要来了解一些Excel电子表格设计的一般原则。Excel数据表格的设计与结构在很大程度上取决于应用的场景：用于财务金融及相关的模型计算的工作簿，其设计要求便不同于工程类的工作簿；会计师在使用Excel表格时，其优先级和习惯亦不同于数据分析师。另外，Excel工作表设计和结构的变化，还基于用户群体的大小，是仅便利你个人，还是使整个团队受益。
因此，在开始设计表格之前，先认真想一想其应用的商业环境是怎样的，需要达到何种较为具体的目标，为哪些用户所设计的。当我们使用Excel的能力越强，我们就越少依赖于所谓的规则，而更多地依靠对不同场景的判断和经验。不过，在这之前，仍然有一些一般性的原则可以让我们在这条不断成长的路上帮助我们养成良好的设计表格的思维习惯。
1. 准确性：工作簿需准确，尽可能地使用可靠的公式来验证数据的输入，并确保这些公式是准确的且可审查的。
2. 灵活性：一个具有灵活性的工作簿能很好地适应变化，在设计表格时始终保持一种可变的思维来进行。例如，避免硬编码的值和公式，避免重复输入相同的数据，这样我们的工作簿在未来发生变化时仍可保持其灵活使用性。
3. 反应敏捷：此原则与灵活性相关联，但更多地关乎工作簿如何快速对用户作出的改变进行反应。例如，在查询列表中添加一个新的值，它会自动添加至下拉列表中；当添加一个新的数据时，它任何与之有关的计算会自动获取该数据。
4. 易维护的：在设计解决问题的方案时，先考虑使用简便的方法。例如，公式透明，以便他人可以理解；记录下在设计中使用的各种假设以及各种计算；过多使用宏可能会产生的一个尴尬境遇是，当设计这些宏的程序员离职后，他人很难对表格进行维护。
5. 用户友好型：考虑表格设计后所使用的人员是谁，这其中也包括我们自己，在未来六个月中是否便于我们自己与其他用户使用。
我们在以上原则的基础上，来看一个案例。如下图所示的销售数据，在此基础上我们需要制作一份相关的销售报告。
在“Sheet1”工作表中的是最原始的数据，因此我们需要将其单独存放在此工作表中，制作销售报告的过程中，会涉及到很多的运算、输出以及展示，根据不同的类别我们分别将其放在不同的工作表中加以区分。
1. 我们为当前的原始数据所在的工作表添加一个标签，命名为“Data”，即数据。
2. 通常来说，原始数据的输入一般从A1单元格开始，在设计时，我们会在数据表格的上方添加两到三行的位置，添加表头或为之后的计算预留可用的空间进行操作。
3. 在首行为数据表格添加一个有意义的表头“Sales Data”（视具体情况而定）。在设计Excel时，我们会尽量避免使用“合并单元格”的情况，而如果我们希望表头能位于中间位置，可参考以下的操作：
在A1单元格中输入表头后，选择A1至O1单元格区域，打开“设置单元格格式”对话框，在“对齐”选项下，选择“水平对齐方式”为“跨列居中”。
“确定”后，我们在首行可看到表头居于中间的位置，但是首行的单元格仍作为单独的单元格，并未进行合并。
4. 确保每一列的数据或信息均为独立的，例如不同级别的地址分别放在不同的列中，数字与文本数据尽量分开，不确定的数据留白或直接输入0而不使用文本来表示。
5. 在组织数据或信息时，尽量将类似的信息放在一起：“Address”列的信息在C列，将其移至“Suburb”列之前。
6. 避免在数据表格中出现空白行或列。
7. 将原始数据表格应用“表”的功能，这样在不断添加新数据的过程中，可以自动添加至当前的数据集中：鼠标选中任一数据单元格，快捷键Ctrl+T，“确定”后即可创建“表”。
关键是为创建的“表”命名，在命名时遵循一定的普遍认可的规则，例如tbl_sales，其中tbl为“table（表）”的意思，这样在之后的计算中可以相互区分。
8. 在数据录入时，我们可以根据情况设置下拉选项，例如“Method”和“Type”两列的数据，输入的选项只有两到三项，通过下拉选项不仅可以避免数据录入的错误，也可加速录入的进程。
9. 针对一些关联的数据，我们可以通过Excel中的某些功能进行自动化的输入，例如“Suburb”列中的一个数据总是在某个“Region”中的，在输入“Suburb”时，可以通过查询函数自动录入“Region”信息，提高用户输入数据的效率和准确性。
选择“Suburb”至“Region”列的数据，复制。
新建一张工作表，命名为“Lookup”，将数据粘贴为值。
注意查询函数只针对一一对应的数据（查询值与返回值）进行查询，在此例中“Council Areas”无法满足此要求，因此将此列数据删除。
删除“Suburb”和“Region”两列的重复值。
保留对应的唯一值。
为“Suburb”和“Region”创建名称，分别用其标签命名。
为“Suburb”和“Region”创建“表”，命名为tbl_suburbs。
10. 关于报告的结构，在我们设计出最后的数据报告之前，我们可以先规划一下报告的结构。
通过以上的操作，我们对原始数据进行了一些准备性的操作，以便我们进行之后的运算，关于进一步的表格的设计和结构的完善，以及数据的计算，敬请期待后续的更新！
