【实践笔记】给你一个电子文件整理的锦囊
最近看到一句话：“总有人会把大量的时间用在寻找信息上，这些信息往往是一些简单而又务实的问题。”
有时候我们在行政工作中常常会有一些看似清晰、实则模糊的问题，比如“这个酒店的协议价格是多少”、“这次的年会标准是多少”、“这项工作的负责人是谁”，等等。
落实到个人行动，常常会对应出现这样的问题，“最新的酒店协议放哪儿去了”、“上次的年会方案还在不在了”、“这项工作的相关资料存在哪儿了”。
在整理信息的时候，我们最容易犯的一个错误就是想把所有信息都记在脑子里。记少量信息容易，大量信息呢？记短期信息容易，长期信息呢？
图片是遗忘曲线，来自百度
德国心理学家艾宾浩斯(H.Ebbinghaus）研究发现，遗忘在学习之后立即开始，而且遗忘的进程并不是均匀的。这条曲线告诉人们在学习中的遗忘是有规律的，遗忘的进程很快，并且先快后慢。观察曲线，你会发现,学得的知识在一天后，如不抓紧复习,就只剩下原来的25%。
现在的信息技术如此发达，我们为何还要把信息都苦苦堆积在脑海里呢？及时、准确地整理信息，可以有效减轻大脑负担，留出更多空间来思考和想象。
一、信息是否有用？
判断一个信息是否有用，可以有三条基准：
1.是不是已经过期的信息
比如在工作联系中，发现某个联系人已经从原单位离职，这就是一种已经过期的信息，需要赶紧确认新联系人。
又比如订房协议经常是一年一签，价格也会调整，这时也要注意信息是否过期了。
2.是不是重复的信息
行政工作中少不了沟通，常常是一件事情和N个领导沟通，而N个领导之间还会相互沟通，这样沟通的结果就是会有信息滞后的情况，比如领导们确认事情办好了，就会有几个领导多次来通知事情做好了，这时候就会出现信息重复的情况。
3.是不是今后不再用到的信息
行政工作要用的信息很多很杂，一件事情经常是周期性出现的，那就要特别注意这点。一般来说，我很少丢东西或删信息，因为很难保证过一段时间领导不会旧事重提。
所以在无法判断这个信息是否还会在用到的情况下，我的建议是保留，一般情况下保留超过五年还没用过一次，就丢弃。当然，丢弃的是纸质的，电子的是长期保存的。
二、有用的信息该如何整理
1.整理信息有一条非常关键的思路：我们要记住的是“什么信息该存哪儿”，而不是“信息存哪儿了”。
这保证了我们是依循一定的规律去保存信息和查找信息。
2.有用的信息有哪几类呢？一共是五类：
待处理信息、参考信息、项目支持信息、已完成信息、将来也许信息。
是不是很眼熟，对~就是GTD的五个文件夹。
3.当我们决定了有哪些分类，决定放哪个文件夹可以参考这三个标准：
（1）是否能立刻找到
是电子存档还是实体存档？如果是电子，是放电脑里还是放手机里？如果是实体，是放桌面上还是放抽屉里？
（2）是否便于拿出来
是的，你已经立刻找到要的信息了，那你能顺利拿出来吗？如果当时是将实体信息束之高阁，那你得拿个梯子；如果当初是将电子信息存在公司，而你人并不在公司，那你得赶紧回公司。
（3）还原时是否方便
是的，你已经立刻找到要的信息了，也顺利的拿出了信息，那你用好之后打算怎么还原？这个问题看似简单，实则有深意，因为你一旦使用了信息，一般来说信息是会有变动的，那你还打算放回原来的位置吗？如果放回去，是用原来的形态还是新的形态呢？下次查找还能像这次一样立刻找到吗？
4.这里推荐几类信息的存放分类方式
（1）按项目
一个项目通常开始和结束有比较明显的标志，从项目开始把所有相关的都存在一起，有利于项目的顺利开展。当项目结束时，再从头整理资料，区分参考信息、已完成信息、将来也许信息等，就能有效做好信息整理。
（2）按内容
行政工作以模块多著称，把相对独立的模块分成单独的文件夹，可以保证思路清晰，在参考资料中尤其有用。
3）按客户名称
大家都知道行政工作和许多领导都会有直线联系，有时候领导布置的一项简单工作可能会引发后续一系列的工作，所以不可小觑。这时最简单的整理方式就是给每个领导都建一个单独的文件夹，只要是某位领导布置的，就存档到相应的文件夹。这样后续查找就会非常简便。
（4）按日期
按日期是最常见的文件夹分类方式，任时光匆匆，过去的时光不会再回来，所以每天都是独一无二的，有年月日标注的文件夹，对周期性工作强的工作是很好的分类方式。
三、tips
1.给文件取名时要有一定的规则
这点很多次强调了，同样类型的工作内容取名要统一、文件夹尽量都加上日期等等。
2.保管时尽量集中在一定的地方
这个一定的地方绝对不要超过3个，因为人最容易记住的就是3个项目。3是个很魔性的数字，它符合人类身体的节律性活动规律，一旦超过3个，人们就不太容易记住了。
3.定期进行备份
对于备份保存这类定期的作业，最好能用软件进行管理，比如自动备份等。
4.巧用快捷方式
文件资料多的朋友常常会发现每次找个文件需要点开文件夹1——点开文件夹2——点开文件夹3——...——点开文件N，终于找到文件。
这时有个方法非常好用，叫“快捷方式”。
方法很简单，点中你常用的文件夹，右键“创建快捷方式”，你就能在桌面上一次点击就能找到了。
这个方法对项目型工作很友好，方便随时开始随时结束。
四、惯例总结
今天讲的是电子文件整理，讲了三个方面内容：
1.用三个基准确认是否是有用的信息：是不是已经过期的信息、是不是重复的信息、是不是今后不再用到的信息。
2.有用的信息如何整理：一个中心思想：“记住什么信息该存哪儿”，五类信息“待处理信息、参考信息、项目支持信息、已完成信息、将来也许信息”，三个标准确认放哪里：“是否能立刻找到、是否便于拿出来、还原时是否方便”，四个推荐分类方式“按项目、按内容、按客户名称、按日期”。
3.四个tips：取名有规则、保管要集中、定期来备份、用快捷方式。
你们get了吗？
