别闹，你真的会发邮件吗？
image
本篇文章是关于邮件的（如何发邮件，如何回复邮件）。
最近公司又有新同事入职，入职第一件事情就是告诉他们如何写邮件。最近2个月电脑持续的蓝屏，几乎2天蓝屏一次，丢了很多数据。
之前准备的很多ppt都找不到了，包括培训邮件的。没办法我又重新的梳理了一下，重新写一个关于邮件相关的培训。
可能有人会想，写邮件谁不会，是的，邮件都会写。但是把邮件写的好很难，让别人看舒服更难。
大多数人发不好邮件，也包括工作了很多年的人。
收发邮件在工作中是经常性的，每个人每天都要发很多封邮件，因此更要注意。
当我们打开邮箱客户端（以forxmail为例），能看到一封邮件主要包括6个要素：发件人，抄送人，密送，主题，正文，签名和附件。
如果想发好一封邮件需要注意下面8个方面的细节：
**01:注意写邮件的顺序 **
写邮件的恰当的顺序应该是自下而上的。
顺序应该是：附件-->正文-->主题-->收件人。
打开写邮件界面，首先要考虑的是我的这封邮件有没有附件，如果有优先上传，避免点击发送按钮后忘记上传附件。
传完附件在写邮件正文，正文写完写主题，主题写完写收件人。写收件人之前还要再确认一下之前是否存在问题。
收件人是必填项，其它的可以不写，所以在没有写收件人之前不会出现误操作而点了发送按钮的情况。
如果有附件，你忘了带，也许你认为你只是疏忽，但是在收件人眼里看来就是细节把握的不好，无它。
如果应该有的附件没有挂，邮件肯定还要重新发。丢失工作效率的同时还浪费双方的时间。
我们在别人眼里的好印象积累需要一点一点的，但是可能一个小疏忽或者一个小错误就把把以前积累的好印象清零。
在我不同的工作经历中，经常能听到同事们惊呼，“靠，忘带附件了”，“哎我去，刚才把附件忘了”，所以一定要避免出现这样的问题。
现在很多邮箱客户端已经有智能提示了，如果你在正文中提到附件相关关键字，在你点发送时会提示。不管有没有提示，一定要思考。
**02 附件怎么挂合适？ **
我们在发邮件时经常要带附件，如何带附件体现了我们是否用心。
先说几个发生在我身边的案例：
-
A:之前有一个同事，我让他找10张图片，图片很快找到了，给我发了邮件，把10张图片做为10个附件直接把邮件扔给我。我接到图片需要从邮件上一个一个下载，需要下载10次。
-
B:有一个产品文档（文档名称：X项目需求.doc），需要多人合作完成。最后汇总给我的时候，都是一个名称，我接完收要一个一个改名字，否则要会冲突。
如何破？
-
针对A：可以把10张图片放在一个件夹里，打一个压缩包，把这个压缩包做为附件一起发邮件。这样接收的邮件只需要下载下来解压即可以查看全部。
-
针对B：把文档名称改一下，如果有两个人写则这样命名。“X项目需求_20171220尹云飞.doc”，“X项目需求_20171220刘大大.doc”，这样极大的方便了别人。
如果我们写的一个方案仅是给别人看的或者确认的，我们最好把word转成pdf格式。这是因为pdf版式要比word清晰一些，同时文件会小一些，下载起来会快很多，可以直接在移动端查看。
关于压缩包注意要在什么时候压缩文件做为附件，如果只有三个以内的文件，而且文件都不是很大，我们就不要压成包。现在移动时代很多都在手机上看邮件，如果你压成zip反而会不方便别人在手机上查看。
另外如果附件超过10M以上，我们最好不要放在附件里面，在邮件里上传和下载特别的慢，我们可以多利用一下百度云盘。上段时间我给客户写了一个文档，文档500多页，快有70多M了，如果这么大的文档还放在了附件里，不仅发邮件会慢而且别人收邮件也慢。考虑了这一点，我把文档上传到百度云盘上，做了一个私密码共享，有一个连接和提取码。把这个发给对方，他很容易的下载到，这样双方都方便。
**03 如何写正文？ **
我一直认为写邮件跟写信是一样的，必须要有称呼、有问候、有正文和结束语，这样才算一个完整的邮件正文。
那如何称呼呢？
如果是发给领导的，可以直接称呼领导职位。例如：张总 或者称呼“领导”都可以。
如果是发给同事的，可以直呼其名，如果是三个字的，把姓去掉，如果是两个字的，可以直接称呼。例如：“李晓强”，可以新切一点称呼为“晓强”。如果是两字的姓名"张辽"，那我们直接称呼“张辽”，如果两个字的再把姓省掉就显得不太合适 “辽”，过于亲昵不得体。
如果是客户，则可以称呼“张经理”，不管是不是经理，这样称呼总规没有错。
如果是多个收件人，可以称呼“各位同事”或“各位同仁”等。
那如何问候呢？
问候相对简单，“你好”“您好”。具体什么时候用“你”，什么时候用“您”自己去体会不解释。
image
那正文如何写呢？
写正文的原则就是：
-
有主有次，条理清晰；
-
简洁明了说清楚内容；
-
内容拆分，不要弄一铊文字；
-
如果内容过多采用三段式（总分总）；
-
注意书写错误，错字以及别字；
-
重要内容用不同的颜色字体标注或者加粗，但不要超过三种以上颜色。
那如何结尾呢？
邮件正文要有结束语，任何都是要有开始和结束。
例如：
-
以上，请知晓！
-
以上，顺祝商祺！
-
以上，祝工作顺利！
等等
**04 如何写主题呢？ **
主题要简洁，看见主题就能知道邮件正文内容，也就是说主题是邮件内容的高度概括。
把必要的信息放在主题上，让人一看就知道是怎么回事。
即使收件人没有点击到正文里面，看到主题也了解了邮件的信息，提高双方面的效率。
在公司内领导级别越高收到的邮件就会越多，每天面对几十封或者上百封邮件，会对人产生信息负载。
写邮件最好就是对方即使不打开正文，只看到主题就能了解邮件内容。
例如：
image
上图中两封邮件都都是一件事，但第一个要比第二好。
第二个邮件"工作汇报"，让人不知所云。
image
上图中同样，第一个邮件主题要好于第二个。第二个邮件主题“关于项目测试反馈”会让人想：这是什么项目，反馈结果是什么，相反第一就一目了然。
关于汇报的，要在主题中写上汇报结果的结果。关于咨询的，要在主题中体现咨询字体。等等。
**05 如何写收件人呢？ **
image
收件人(to)：是邮件接收的第一人，相关性最强。收件人要对邮件内容进行回复。
抄送(cc)：抄送也是一种告之，告诉相关人事情的相关进展，抄送人不一定要回复，收件人能看到抄送给谁了。
密送(bcc)：收件人看不到，等发件人发完邮件也看不到。此情况比较特殊，假设你不想让收件人看到还想抄送给其它人，可以选择这种方式。
以上都可以写多个邮箱地址，但是写的时候最好要注意顺序，如果收件人中有多个其中有领导则要把领导放在第一位置。
收件人尽量不要写多个，除非必要。如果一件事情多个收件人，变会变得没有主次。有一种等待观望心里，我不回复了，反正又不是我一个人。
强调，收件能写一个就写一个，有重点。
07
及时回复邮件是一种好习惯
如果我们收到别人的邮件，需要一些时间处理，那我们立马回复一下邮件告之发件人。
例如
“邮件已收到，我现在就去处理，处理完给您反馈！”再或者“邮件我收到，我会尽快回复！”
如果我们能立马告之对方，那面就应该第一时间回复。回复邮件跟发一个邮件基本是一样的，因此都按照上面提到的方法处理即可。
另外一定要回复的高效，如果对方问了3个问题，你只回复了1个问题，这样还要来来回回的沟通多次。避免这样，争取一次邮件搞定所有事情。
**08 其它 **
我的习惯是从下往上写，写完主题时先不写接收人。此时做一下检查，主要是拼写错误，经过多次确认没有问题写上收件人点击“发送”按钮。
如果把收件人也写上，在检查容易出现误操作而点了“发送”。不写收件人是无法点击“发送”的，这是一种保险做法。
一定要设置邮件签名，把自己的电话等联系信息都放上去，方便别人联系。
写邮件跟做其它事情道理是一样的，我们要站在别人的角度去思考，怎么能让别人最大的方便。
认真做每一件事情，即使像发邮件这样的小事。争取每个邮件都能做到高效，清晰，准确。
细节决定成败，细节往往是从小事中体现出来的。
**08 案例 **
第一例子：这是入职新同事第一次发的邮件，此封邮件无头无尾，完全不符合要求！
image
经过指导后发的第二次邮件，第二封邮件要比第一次的好，但是主次不突出，无量化结果。
image
最终发出去的邮件效果（下图）：
image
第二个例子：
昨天一个客户上来就给我扔了一个接近3G的邮件，接到这个邮件第一感觉点晕菜。有图有真相。
image
晕菜的原因：
-
正文虽然写了，但跟没有写是一样的。
-
不知道附件是什么，让人恐惧。
-
附件太大，不方便下载。
-
事前没有沟通，很突兀。
以上是我总结的与邮件相关的技巧。
往期阅读：
