7超级整理术
要做的工作太多,脑中乱成一团,无法集中精力干好眼前的工作。
虽然制定了工作计划,但从没能按计划完成过工作办公桌上乱成一团,经常找不到重要文件。
以为保存在电脑里的资料找不到了,只好重做一份。
上述这些因为一些细节而引起工作不顺、浪费时间和精力的现象,估计我们谁都遇到过吧。
超级整理术是一种不依靠卓越的才能和坚强的意志力，不依靠高学历，不依靠超强的记忆力，只要按设定的规则去做，就人人都可以做到的让工作效率大幅度提升的简单工作方法。
它整理的对象是纸质文件、办公桌、电脑文件、邮件、大脑信息、时间。整理的目的是为了提高工作效率。
通过整理，您会变得思路清晰，工作更有实效;工作之余有更多的时间可以自由支配。
这是一本既简单又不简单的书。简单是因为它讲的都是具体的方法。不简单的是，我们要看到方法背后的思维。如此，我们才能跳出这本书的框架，让我们不仅仅学习到工作效率的提升方法，而是学习到提升我们各个方面的效率的思维。
今天是第一节：为什么我们需要整理？
很多人有过这样的经历，因为没有及时整理工作,导致一项工作不得不重复去做,浪费了时间;或是丢失了重要的票据,丧失了客户的信任等等。如果不及时整理,工作效率就会降低。有时不得不花很长时间找文件或票据,或是重复同样的工作。而且这种时候，人的大脑也是混乱的，情绪也会跟着暴躁。
不过,只要及时进行了整理,工作就会变得顺利。一句话,整理不是单纯为了环境整洁,而是为了“提高工作效率”。
所以,这本书并不仅仅是介绍那些“使所见之处到处整整齐齐的整理术”，而是提高工作效率的方法。有些人的办公桌上的确很干净,可是上面什么都没有,文件全部被规整地收在文件夹里,电脑里也是设了好几个层次的文件夹……但他们为了整理成这样花费了很多时间,那就不能称之为“很有效率”了。
换句话说，我们不应为了整理而整理,“把东西很好地归类”之类的收纳方法,还不能被称为是一项“工作时所必需的技能”。而这本书中介绍的是以“高效工作”为目的，并且实践性很强的整理术。
比如说,随时要用的圆珠笔,如果你每次用完都把它收进抽屉里,那么这个动作就是多余的,还是把它就放在办公桌上吧，并不是说什么东西都需要随时收拾。
不擅长整理,会拖事业的后腿
有时我们工作干得好好的,忽然会遇到：
“那份文件我到底放哪儿了?”
“A与B两项工作,到底应该先做哪一项?”
“上次那个某某和我说的某事儿,到底是什么内容来着?”
等等的困惑,然后我们不得不停下手中的工作去拼命回想,或是找东西。
有上述经历的人,差不多都是因为不擅长整理,导致自己忘记事情,弄错工作的顺序,最终浪费了自己的时间和精力。相反，“工作能力强的人”,其整理能力通常也很强。
不擅长整理的人群的常见倾向
不擅长整理的人往往有以下几个特点:
工作速度慢,晚上以及休息日经常加班
经常把时间花在找东西上
忘性大,由于不小心造成的失误很多
脑中经常在思考着多项工作
嘴里总是嘟囔着“忙死了,忙死了”
这些人虽然看上去很忙,但工作速度很慢，自己觉得已经很努力了,但周围的人对他的评价却不高,渐渐地他的积极性也受到了打击,工作速度就更慢了，最后，变成了一场恶性循环!
那么，这些人都是没有能力的人么？不一定。其实不擅长整理的人,大部分是因为不知道整理的诀窍,也不会设定规则。
因为没有规则,虽然自己认为已经整理了,但事实上办公桌上和大脑中仍然乱作一团,反而更浪费时间。
明明有着卓越的能力,却因为不擅长整理,导致自己的能力无法最大限度地发挥出来,这样的人,生活中比比皆是。
所以说,超级整理术”是教您制定规则,然后按照规则做就会提高工作效率的好方法。
整理的效果
让我们来看看,如果进行了整理,会有哪些效果吧：
思路会变得很清晰
想要的东西很快就能找到
更容易产生创意
工作更有实效
工作之余有更多时间可以自由支配
擅长整理的人,不仅是对重要文件,就连他头脑里的创意和所掌握的技能,他都会一一进行整理。由于他雷厉风行,再加上心中有数,所以总是又快速又准确地做出判断,从而节省大量时间……
运用“超级整理术”后多出来的时间,可以用于去学点东西充电。花时间进行各种学习,是对自己最重要的投资。有了这种投资,自身能力才能得到提高，工作也会更有实效。
如果把时间都花在繁琐的案头工作上,日子一天天地过去了,个人却没有得到锻炼和成长,将来也不太有可能进行新的创造。
所以,我们一定要在更有效率地完成工作之余,把空出来的时间用于学习、思考,在每一天都过得充实、愉快的同时,让个人能力得到成长,这才是一个良性循环。
整理时尝试引进“设计规则”理念
整理时可以尝试引进“设计规则”理念。因为有了规则,在时间的使用上就会有更有规律和效率。制定规则会花费一点时间,但不要觉得麻烦。等你把规则运用得得心应手时,你就会发现,曾经花掉的时间都加倍返回来了。
时间宝贵,每个人的时间都是有限的,而且无法储存。我们所能做的,就是尽量减少时间的浪费,最大限度地利用有限的时间,让每天都过得充实。
“超级整理术”的内容
我们明白了为什么需要整理，那么到底什么是“超级整理术”呢？
“超级整理术”是一种尽量不依靠自己的记忆力和意志力,花费最少的精力获得最大成果的方法。
我们把工作分为“操作类”和“思考类”,为“操作类”工作设定规则提高工作效率,省出来的时间就可以做更有意义的事。
“超级整理术”有几个要点:
①“超级整理术”的基础为“统一化”、“一元化”和“自动化”
②制定原则,彻底执行
③争取减少时间的浪费
④不过分整理
⑤有效利用整理出来的时间
那么,整理的对象到底是什么呢?分为四大类：
文件及办公桌的整理
主要指纸质文件的整理,其目的是创造一个舒适整洁的工作环境。
电脑及电子邮件的整理
作为一个现代商务人士,其最主要的工具就是电脑,应更有效地使用。
大脑的整理
创意、烦恼、目标、担心的事项等等,这些都会使一个人的大脑陷人混乱。只有及时对其进行整理,思路才会清晰。
时间的整理
对于即将着手的工作,应如何合理分配时间?
简而言之,对时间的整理,就是对工作的整理。
只要设定了规则,不需要记忆力。比如说,关于电脑内部资料的整理,规则如下：
①文件的名称应统一
②文件夹应分类进行保管
③设一个“临时保管文件夹”,专门存放未经整理的文件
④定期对资料备份保存
⑤用桌面快捷方式进行搜索
制定了这些规则后,只要遵守它们就可以了,非常简单。
我们再来看“超级整理术”的基础。举个例子：
比如,给文件取名时最好有一定的规则——统一化,文件尽量集中保管在一定的地方——一元化,“备份保存资料”这些定期作业,应使用软件进行管理——自动化。
总之,“统一化”、“一元化”和“自动化”是“超级整理术”的基础。只要设定一些简单的规则,然后遵守就可以了,既不需要记忆力也不需要意志力,谁都可以做到。
规则越简单越好
我们整理时需要制定规则,但也不能被条条框框束缚得太死。因为我们整理的目的,是为了提高工作效率,获得更多的可支配时间。
所以,我们制定的规则,一定是切实可行的,要根据自己从事的领域制定相应的整理规则。
同时,整理时不能过细,要是在整理上花费时间太多,整理方法太繁琐以至于自己都记不住,那肯定不能长久坚持。
所以请记住：整理方法不能过细。有时,整理得不彻底也没关系。只要稍微整理一下,能比以前少浪费一些时间,就很好了。不必追求完美,那样的话只会让自己更疲劳,而且把大量时间花费在整理上也很可惜。
其实,整理术还有一项原则就是：可干可不干的事就应尽可能地偷懒。总之,放松心情来学习整理吧。
第二篇，《文件的整理》。
什么是“超级整理术”呢？“超级整理术”有什么意义呢？简而言之，“超级整理术”就是能够让您可以不再浪费时间与记忆力的整理方法。
我们不用再把时间浪费在到处找自己想要的东西上，也不用把记忆力浪费在努力记住东西摆放的位置这样的问题上。我们应当记住的不是“东西放哪儿了”,而是“什么东西该放哪里”这一规则。
如此一来,我们就不用花时间从一大堆杂乱的东西中去找呀、翻呀。这就是“超级整理术”的整体概念。
文件的整理
我们先来看文件的整理。
合同、账单、企划书等工作文件再加上书籍、杂志、广告彩页、名片、照片等,你身边是不是充满了这些“纸质信息”？如果不加整理的话,资料会越来越多,哪怕用文件夹或是文件箱保管,也会渐渐放不下。而且很多有用的信息夹杂在其中,你想要的时候翻半天也找不到。
因此,我建议,为了使那些宝贵的信息不被埋没,就要学会“及时丢弃东西”,这很重要,只有这样,那些有用信息才能迅速被我们找到并加以利用。
整理的步骤分为“分类”、“保管”、“取出”、“还原”等,还有一项贯穿全过程的重要内容,那就是“丢弃处理”。
一般人认为整理就是“分类”和“保管”,实际上，从“分类”到“还原”、“丢弃”才算整理。
其中特别重要的步骤就是“丢弃”,不把没用的东西处理掉,还谈不上整理。当然,丢弃之前,必须做出正确的判断,只要确认是没用的东西,应立即扔掉;如果觉得还有用处,应先“分类”,再“保管”。
判断该不该处理掉一份文件,有以下三条准则：
是不是已办文件？
是不是重复的文件？
是不是今后不再用到的文件？
第一条和第二条很容易判断,但第三条有时判断起来有点困难。很多人就曾抱怨过:“以为不要了,就扔了,但后来又要用到时,却找不着了。”所以,当我们无法判断文件今后是否还有用时,我们最好“暂且保留”。当然,大多数文件,我建议还是要么处理掉,要么保管起来。否则,如果文件都在“保留状态”,那也谈不上什么整理了。
凡是“保留”起来的文件,如果一年中也没用到一次,那就下决心扔了吧。总之,学会很干脆地“丢弃”,是整理的第一步。
用后归还原位很重要
在整理的步骤中,“还原”也是一项重要的基本环节。东西放得到处都是,想用时怎么也找不着,归根结底就是因为没有把它们放在该放的位置。
如果规定好物品应该摆放的位置,并彻底执行“用后就还原”的规则,那么一个人是不会半天找不到自已需要的东西的。我们应制定分类和保管的相关规则,而且尽量不要复杂。比如说,“透明封面的文件都放在这个大夹子里”,“合同都放在这个夹子里”,“手机一般放在这个位置”等等,就可以了。
尽量不打印纸质文件
把信息尽量都保存在电脑里,只要给文件取好名字,随时都可以在电脑中检索到,也就不需要再专门整理了,而且这样做减少了纸张的浪费,也为环保作出了贡献。
如何整理文件及办公桌周边的环境
如何整理文件及办公桌周边的环境呢？我们身边会有很多纸质文件,如:企划书和提案书、参考资料、合同、账单、宣传册等等,这些是我们办公环境的重要组成部分。无论电脑和“无纸化办公”多么普及,信息流通仍然离不开这些纸质文件。所以,如何科学地收纳它们,是一项重要的整理技能。
先准备下列几样工具:
①托盘
②透明文件夹
③口袋式的透明文件夹
④小文件柜(或抽屉式的小信箱)
⑤大纸盒
好，下面我们就可以准备开始了。
文件分为“正在办理状态”和“保存状态”
文件一般可分为两类:
正在办理状态:即与目前手头工作有关的或是看过后决定保留的文件。
已办、需保存状态:即已处理完毕、但仍需要保存的文件,如合同、发票等。
也就是说,正在办理的文件,等到办理完毕后,要么变成第二种状态,即需要保存起来,要么就应及时丢弃。
整理时最基本的步骤就是——首先把文件大致分为以上两类。
正在办理的文件因为使用频率高,应尽量摆放得离手边近一点,以方便随时拿到。文件用完后应及时存放,存放时也应尽量使用透明文件夹,这样可以对文件内容一目了然。
而那些已办好、需保存起来的文件,因为不常用,建议放进书橱或纸箱内保存。如果放进大文件夹保存的话,应在文件夹侧面贴上标签,标上内容,做到一目了然。
只要做到上述几项,就可以说达到了整理的效果,可以确保您工作时“需要的物品”都集中摆放在你手边了。
正在办理文件”和“需保存文件”的整理方法
可以用两层的小托盘和透明文件夹来存放“正在办理文件”。每收到一份新文件,就把它放在小托盘的上层,能办理的尽快办理,办完就处理掉,没办完的就先保存起来。
正在办理的文件,可以把它们保存在透明文件夹内,因为透明文件夹既便于携带又一目了然。这些文件夹也应尽量放在办公桌的附近,以便于伸手就能拿到。
关于“已办好、需保存”的文件,也可以把它们分为三类：
①近期需要用到的
②需要存放起来
③不知以后是否需要,暂且保存起来的
“近期需要用到的”文件包括经营数据统计表、市场统计表、企划书等等。也包括眼下暂时用不到,但下个月,或几个月以后将要用到的文件,这些都可以放在透明文件夹内。
“需要存放起来的”文件,包括合同、发票等重要文件,把它们按类别分别放进口袋式透明文件夹内保管。一些较少用到的文件,把它们按内容分类(如企划书、请求书等),放进抽屉里保管。
“不知以后是否需要,暂且保存起来的”文件往往和工作有关,现在不需要,但不知哪天也许会用上。这类文件因为平时用得不多,所以没必要整理得很细,只需把它们保存在文件夹中,用纸箱装起来就可以了。到了年底大扫除时,越是箱子下面的文件,越可以先丢弃。
至于那些既不属于“正在办理”、又不属于“需要保存”的文件,直接处理掉就可以了。
关于这些整理方法,可以参阅文稿中的图片。
统一大小和形状
文件、发票等有各种大小和形状,尽量把文件统一成A4纸那样大小比较好,如果文件大小不一,看上去会不整齐,还很容易弄丢。比如一些大尺寸的文件中常常会夹杂着小纸页,不小心就会把小纸页弄丢。再说,购买用于整理的文件夹时,如都是A4尺寸的,也比较统一,还可以节约成本。
实在有大尺寸的资料,就把它复印成A4尺寸再保存吧。从杂志上剪下来的信息、或是写在小记事本上的内容,如果比A4小,建议要么把它们输人电脑,要么用订书机订在A4纸上。
还可以把大文件夹的颜色也统一起来。比如说,蓝色的用于存放“预算”类的,黑色的用于存放“资料”类的,这种方法很有效。
总之,规则要简单到不费脑子的程度,才是最好的。
把正在操作中的文件放进透明文件夹中
对于正在办理中的文件,最好的整理工具就是透明文件夹。使用透明文件夹,既不需要把文件装订起来,必要时又可以在桌上摊开,不需要时随时可以丢弃,如需加上新的纸页也很方便。无色、透明的文件夹最好用。
对正在办理的文件,最好根据工作项目分开保存,只要是和这个项目有关的文件,统统放进一个文件夹内,如一个放不下时,可分为几个摆放,或使用那种有透明口袋的大文件夹也可以。
使用透明文件夹时如注意到以下细节就更好了:
(1)给透明文件夹加上封面
封面可用A4纸,上面写清项目和合作方名称,以及开始日期,这样的话,可以对内容一目了然，就算有很多类似的文件夹也不容易弄错。
(2)保管在大文件夹内
透明文件夹建议竖着放进大文件夹内进行保管,因为会频繁用到,所以就把它们摆放在办公桌附近,如文件柜上等。
要是办公桌附近没有摆放的地方,也可以把大文件夹整个地放进办公桌的抽屉里。把透明文件夹放进大文件夹时,如果数量比较多,就需要进行适当的分类。
比如说,“使用频度分类法”,此分类法做起来很简单,就是“凡取出一份文件,还原时都从左侧摆放”,其结果是,使用频率高的文件,都集中在左侧。
托盘的使用方法
请求书、合同、企划书以及准备仔细阅读的邮件等,最好用双层托盘来摆放。页数很多的话,可放进透明文件夹中。因为都是近期要处理的文件,所以托盘应放在办公桌上比较显眼的地方。
双层托盘的上层放新文件,下层放旧文件。具体的顺序就是“新到文件”——“保留文件”——“待办文件”——“已办文件”,总之,是按照时间来排序的。
重要的已办文件用文件夹保管
整理那些已办、需保存的文件最有用的工具就是大文件夹。大文件夹既有有固定页数的,也有插孔型、可调节页数的,建议使用可自由调节页数的大文件夹。
给大文件夹加上标签很重要,可按照内容、时间等顺序选择一种最合适的分类方法。如果是同一项目,尽量统一标签的字体。
需要暂时保管的东西
办理完的文件、没必要放进大文件夹里的文件都应及时丢弃。对于“不知是否还有用、先保管起来再说”的文件,可以用纸箱来保存。
一般放进纸箱的文件,基本都是不会再翻看的,只能说是为了“预防万一”才保存起来的。这些文件到了年底大扫除时就一并丢弃了吧。保存期为一年就足够了,如果觉得“一年或许会用到一次”的资料,第二年却根本没用到的话,也可以丢掉。
第三篇，《让办公桌成为舒适的工作场所》。
文件、书籍以及尚未开封的邮件,在办公桌上堆得像小山一样,签字笔等文具摆得到处都是,抽屉里也同样凌乱不堪,因为什么东西都随手往里塞。一旦某天想找一份文件时,那可就费大劲了,可能把办公桌翻个底朝天也找不着。为了抽出一大堆文件中最下面的那份文件,甚至会把堆成山的文件弄得像“雪崩”一样倒向旁边的办公桌,害得旁边的同事也无法工作。
你的办公桌上出现过这种情况吗?
即使没这么严重,那种办公桌上乱七八糟,花费很多时间在上面找东西的人也谈不上什么“工作效率”。可以说,我们的办公桌和抽屉里的秩序,直接反映了我们大脑的状态。
对于一个埋头于事务性工作的人来说,办公桌就是他的工作阵地。因此,桌上东西如何摆放,桌子附近配置什么家具,都会影响到工作效率。
那些办公桌上文件堆得像小山一样的人,肯定是工作效率比较低的人,建议他先进行彻底整理,把这座小山清理掉,然后,再把办公桌周围整理干净,这也是为了创造一个舒适的工作环境。
合理配置办公桌上的空间
和其他整理行为一样,合理配置办公桌上空间的目的,是为了“想要什么东西时立刻就能拿到”。最好能“不用站起来,就能够着想拿的东西”,这样工作时注意力也可以更加集中。如果想要的东西半天都找不到的话,不仅浪费时间,还会分散注意力。
所以,为了减少找东西的时间,我们还是把办公桌上的空间合理配置一下吧。
整理办公桌时要遵循以下几个要点:
(1)常用的东西放在桌上
除了电脑和电话以外,常用的东西还有签字笔、订书机、即时贴等等。要是每用一次都把这些东西放进抽屉,那么拿进拿出的也浪费时间。最好把它们放在桌上的笔筒里吧,这样的话想用时随时能拿到。
而那些不需要频繁使用的,如透明胶带切割机、修正液等,就可以放进抽屉里,以免占用了宝贵的桌上空间。
(2)东西摆放在固定的位置
每天使用的东西,应尽量摆放在固定的位置,用后即还原,这样办公桌上就可以保持井然有序。书写工具和记事本等,就集中摆在桌子右侧吧(如果您不是左撇子的话)。如果用立式笔筒,既节约空间,东西又好找,还不会丢失。
签字笔、手机、钥匙等重要物品,一定要摆放在固定位置。
(3)抽屉里摆放的东西也应有固定位置
办公桌基本都有抽屉,往抽屉里摆东西时也应固定位置。
比如，一些纵深较深的抽屉可用来保存文件,右侧最上方的抽屉里如果放笔类、图章以及透明胶带的话,中段抽屉就可以放正在办理的文件。
抽屉里的文件不能随便堆放,为了拿取方便,应把文件放进文件夹,竖着摆放在里面比较好。
有时可以不收拾
要注意的一点是，有时我们也可以不收拾。这个看上去有点前后矛盾,但有时的确可以不收拾。比如说,案头工作还有很多没完成时,已经到下班时间了,这时是否应该将桌上整理干净再走呢?
如果安全条件允许的话,最好不要收拾,就那样把东西摊在桌子上直接离开好了。因为第二天上班后,又要把昨天收拾好的文件一一取出来,这也是时间上的浪费。而且,工作前花费的时间越多,就越难以集中精力工作。所以,有时先别急于整理,虽然看上去乱了一点,但有利于尽快再度开始工作。
整理的最终目标是:需要的东西能尽快拿到。有时可以不收拾,也是基于这个目的。
关于书籍、杂志与名片的整理
除了文件以及办公桌上的文具外,需要整理的还有书籍、杂志、名片、皮包等等。这些也可利用“超级整理术”进行有效整理。
已读完的书,做好摘录
《摘录阅读法》这本书中介绍了一种阅读方法，就是带着目的去读一本书,仅仅把书中对自己有用的信息挑选出来,一边读一边作笔记,算是一种比较高效的阅读方法。
所作的摘录,基本上都是自己觉得重要的内容或是在书中发现的问题,通过反复阅读这些摘录笔记,使书中的精华内容渐渐变成自己思想的一部分。一边读一边摘录，除了少部分真正想保留的,或是有资料价值的书籍之外,其余的书读完就可以处理掉了。
把这些摘录笔记都保存在电脑中,经常拿出来反复阅读。有时工作中遇到一些困难,这些摘录笔记中的一些内容会对你很有帮助。因为摘录笔记是作为资料保存在电脑中的,所以搜索起来也很方便。
当然，一些有反复阅读价值的书,可以把它们放进书橱里保存。我们需要的不是书籍本身,而是书中的精华内容。所以,当我们把书中的精华转变成自己的知识之后,就可以把书扔了。一丢百了,丢了,也就不需要再整理了。
把有用的内容剪下来后杂志也可以扔掉
杂志也一样,把有用的信息保留下来后就可以丟掉了。自己觉得有价值的内容,最好输入到文档中保存在电脑里。实在舍不得丢掉的某些内容,就把它们剪下来保存。如果仅仅是文字的话,可以复印了保存;如果是整页内容,也可以做成文档保存在电脑里。
尤其是那些商业类和电脑类杂志,信息的新鲜度就是它们的生命,大量保存没什么意义,因为以后也不会再去翻看了,留着只会占地方,所以,把其中有用的信息留下后,杂志就及时扔掉吧。
顺便说一下杂志的阅读方法,一般是浏览。因为与其把一本杂志从头读到尾,不如多读几本,把其中一些对自己有帮助的信息都摘录下来,这样的阅读方法更有效。
定期整理名片
再来说名片。很多人都很头疼“名片该怎么整理”,因为它虽然只是张小纸片,存在感却很强,如不及时整理,就会越积越多。如果只是把它们堆在那里的话,并没有体现出名片的存在价值,名片属于那种“灵活运用是关键”的整理对象。
作为活用方法之一,每收到一张名片,都尽量在上面写上“与其主人见面的日期、地点、其外貌特征”等。写下外貌特征是为了以后能回忆起“这是个什么样的人”。
收到的名片应摆放在抽屉的固定位置,放一段时间也无妨。每个月定期整理一次。整理名片时,应把它们分为两类,一类是“今后也许会频繁打交道”的人,另一类是“看样子今后也不会来往”的人。对于后者的名片,最好集中放进一个不常打开的纸箱里;对于前者呢,最好用A4大小的名片夹进行保管。
再次弄清楚整理的目的
在开始整理之前需要进行一些准备工作,如:买好文件夹等文具、把活页纸夹好、决定好各种物品的存放位置等等。
有人一想到这些就会害怕,觉得“真麻烦啊”,然后就慢慢拖延了下来。等哪天再想起这回事时,办公桌上的小山已经又增高了许多了。
“千里之行,始于足下”,付诸行动十分重要。对于那些忙得实在抽不出空来进行整理的人,建议设定一个“整理日”,一个月一次即可,抽出一天中的几个小时,进行整理。
一旦开始整理了,就要坚持下去。为了能顺利执行自己一开始定下的规则,规则最好不要太难。和埋在像小山一样的文件堆中相比,当然是整理得干净有序的环境更有利于工作,如果你把这个好习惯保持下去的话,你会越来越深刻地认识到这点。如你能确实感受到工作效率的提高,相信你也会养成整理的好习惯。
需要提醒的是,刚开始整理时不要过于追求完美,我就见过一些人,在活页封面背后也贴上分类表,把分类项目设定得特别细;或者用 EXCEL把文件管理的内容进一步细化等等。这些方法都过于复杂了,整理的人渐渐就吃不消了,结果半途而废。
所以建议你最好从简单的整理方法入手,养成习惯后再在一些细节上精益求精,这样循序渐进比较好。
第四篇，《电脑的整理》。
充分使用电脑的功能
在前面我们学习了文件和办公桌的整理方法,今天我们将学会如何整理数字信息。
如今在我们的日常工作中,电脑已经非常普及,工作中大量的数字信息都可以通过电脑来储存和处理。随着科技的发展,电脑也日益高速化和大容量化了,给我们的工作带来了更大的便利。
换句话说,我们的整理工作可以越来越容易实现“程序化”了。但是实际情况却并非如此。和以前不用电脑的时代相比,在人均一台电脑的现在,并没有多少人真正感到“工作变轻松了”。
当然,其中一个原因是,随着电脑的普及,人们对工作效率的要求越来越高,这带来了工作量的增加;此外,还有一个原因:很多人并没有把电脑充分利用起来。
一个人端坐在电脑前,看上去似乎在认真工作,但也许他的电脑跟他的文件柜一样乱七八槽他正在浪费大量的时间找文件。上述行为就是“没有充分利用好IT设备”的表现。
会熟练地操作电脑,这已成为一个现代人必备的技能。但仅此还不够,我们要在熟练操作的基础上“充分运用其功能”。
把信息集中在一台电脑内
我们要学会“把能让电脑干的活都交给电脑,电脑干不了的活再交给人脑”。那些人脑不擅长的记忆、计算、日常操作一类的工作,尽量不要浪费自己的脑力，可以多使用电脑。电脑运用得好的话,工作效率会得到很大提高。
在使用电脑时,应把众多的信息集中在一台电脑内。不少人喜欢在办公室时使用台式电脑,外出时使用笔记本电脑;还有人喜欢在公司时用公司的电脑,回到家时用自己的私人电脑。
但实际上,用两台或两台以上的电脑,会带来很多不方便与浪费。因为我们经常会出现这样的情况：
想要的文件不知存在哪一台电脑里了。有的资料在两台电脑里分别保存了,但不知道哪个是最新的。为了使两台电脑里的资料同步保存,要多花费时间与精力。
找文件最浪费时间与精力,这些如果也计算进成本的话,就等于白白丟掉了很多利润。所以,尽量使电脑里的信息一元化,这也是减少浪费的好方法。
要想让笔记本电脑变成一个真正合格的秘书或“外脑”,就要把大量的信息都放进去才行。“将TO-DO输人电脑,日程安排却写在日历本上”,这种分散的做法是不可取的,使用起来也不方便。
管理电脑内信息时也用“超级整理术”
那么，如何用“超级整理术”来管理电脑内的信息呢？
文件夹要大致分类
我们首先可以利用搜索功能，这是非常方便的找文件的方式。但是无论搜索怎么方便,毕竟还是要经过“输入关键词”、“搜索”、“设定目标文件”等几个步骤,要是能更加方便地找到自己想要的文件,不是更好吗?
因此,我们需要设文件夹,并对文件夹再分类。但是,我也不赞成过细地分类。有人把文件夹设了一层又一层,层层分类,管理得很细,我觉得这么做反而有弊端。因为分得越细,要找到目标文件花费的时间就越长。对文件夹大致分类就可以,能把文件粗略地放进去就足够了。
建议的做法是:
①设一个名为“工作”的文件夹,与工作有关的文件都存进去
②“工作”文件夹下按不同的公司和领域再设“大分类文件夹”
③“大分类文件夹”下再按照不同的项目进一步设“小分类文件夹”
只要分为这三个层次,电脑内的所有文件都被有序地管理起来了。
通常我们正在办理的文件数量并不多,只需把按项目分的文件夹名称起得详细一点,然后按时间顺序或名称顺序简单排列一下,想要的文件很快就能找到。
文件夹只要大致分类就可以了,但为了便于搜索,文件名称还是要详细一些才好。最好制定一定的规则,所有文件都按此规则执行,这样比较便于管理。
也有一些小诀窍,比如为了能迅速知道哪份文件是最新的,最好在所有文件名称中加上日期,以及项目名称”等关键词。
即使是客户发来的文件,最好也要重新命名，把时间和关键词都放进去,日后想要的时候就很容易搜索到了。
桌面要整理清爽
电脑的桌面就像办公桌一样,如果乱七八糟的话会影响工作。我见过一些人的电脑桌面上已经满得一点空隙都没有了,我相信在这种状态下,他肯定自己也弄不清哪份文件在哪里。
所以,电脑桌面上的文件夹数量最多不应超过10个,而且要放“大分类”型的文件夹用快捷方式保存。总之，按鼠标不超过三下就应该能找到想要的文件。
为正在办理的文件设一个文件夹放在桌面上
保管文件可以参考一下几个规则:
①正在办理中的文件,按不同项目设文件夹,放在电脑桌面上。如果文件每次都能用快捷方式打开的话,有利于提高工作效率。
②文件一旦处理完毕,就保存进已进行分类的文件夹里。
③设一个名为“其他”的文件夹,把那些看上去不易分类的文件保存进去,日后有时间时再研究到底该如何分类。
虽说现在电脑的安全性能越来越好,但是依然会有突然出故障的情况发生。把所有信息都用电脑进行一元化管理的人,一且电脑坏掉、信息丢失的话,那损失就太大了。为了避免这种现象发生,重要资料应当备份。
建议选定日期,定期给重要文件备份。最近,一些外置型的大容量硬盘价格也变得比较适中,可以买来专门用于给文件备份。把工作中用到的文件全部收入一个文件夹内,然后复制一下,备份其实就这么简单。
输入信息时也要制定规则
还有就是，输入信息时也要制定规则。市场规律中有一条“20/80法则”,这条法则的深层含义就是:重要的东西往往只有那么一点点。对于信息来说,“20/80法则”依然适用。
我们平时通过电视、报纸、网络、邮件以及与人交往获得的信息当中,真正有用的或利用频率较高的其实并不多,也就20%左右。在信息像洪水一样泛滥的现代社会,如何搜集到真正对自已有益的信息,已成为一项重要的商业技能。仅仅“获得信息”是远远不够的,要能甄别出真正对自己有用的信息才行。
从这个角度来说,在搜集和整理信息的过程中也需要用到“超级整理术”,高效地搜集并及时整理信息,再灵活运用,这一点很重要。面对海量信息,要能够“透过现象看本质”。
前面我们说，“真正重要的信息也就那么一点点”,现在又说“信息靠量取胜”,是不是矛盾呢？
其实，正因为有了大量的信息,才有可能在其中找到真正重要的内容,也就是说,如果得到贵重信息的概率是相同的话,分母越大,获得的有用信息越多。所以,先大量地搜集信息,先把自己淹没在大量的信息里,然后再进行取舍。
收集信息时要确定主题
广泛搜集各领域的信息固然很重要,但同时,有目的地搜集某一个特定领域的信息也非常重要。所谓特定领域,比如“最新金融信息”、“如何提高工作效率”、“对环保有贡献的最新技术”、“最受欢迎的餐厅”等等,总之,就是你最希望详细了解的某个领域。
因此,我们需要确定主题,主题就像一个过滤器,当我们被大量信息淹没时,与主题有关的信息会自然而然被过滤出来,这也是搜集信息时提高信息精度的一个“规则”。
设定主题时,应放进关键词,这样才能得到比较详细的信息。建议您根据自己的需要与兴趣,考虑几个搜集信息的主题吧。
第五篇，《大脑的整理》。
有不少人都使用电脑或笔记本来管理自己的工作与日程。但是,诸如“要给某某写感谢信”、“核销差旅费”、“买卫生纸”、“每月末核查银行里的账户余额”、“买礼物”、“更换驾照”之类不是很紧急很重要的事情又该如何处理呢?
估计没有多少人会把这么小的事情都记录在电脑或者笔记本里吧。但实际上,这种繁杂的事情是相当常见的,如果不把它们记在什么地方的话,到时侯就只有靠自已的大脑来保存这些信息了。
因为这些信息长期驻留在大脑的某个角落里所以我们有可能在工作时会突然想起来:“啊,那件事还没办呢!”这样就会打断我们当时的思考,使精神难以集中,影响到工作的正常开展。
那就让我们用“超级整理术”整理一下大脑中那些琐碎的信息,将它们从大脑中一扫而空吧,这样我们就不用整日为这些琐事烦心,工作效率也能得到提高。
不确定事项太多的话,大脑容易混乱
当我们第一次想起“信用卡要扣年费了,该去某某银行存钱了”时,实际上经常是距离要存钱的最后期限还有相当长的时间。这个时候,如果不及时把这件事记在电脑或者笔记本上,之后我们便要经常回忆:“啊,要存钱了!”“要在几号之前存多少来着?”如果我们事先将这件事记录下来,就可以不必在最后期限之前经常想着它了。正是因为没有做记录,才导致我们在工作中会突然想起来,并担心自己会忘记这件事情。
最要命的是有时我们会强迫自己停下手中的工作,找出信用卡公司发来的使用记录,进行金额和期限的核对与确认,等确认完后再工作时就很难再集中精神了。
人的大脑如果只需要记住一两件事情还好,要是上升到一二十件的话就很麻烦了。因为如果大脑需要记住的事情太多的话,会很容易混乱,就像团浆糊一样。
要想让自己专注于眼前的重要工作,就必须要清除大脑中的一切琐碎事情,使大脑处于一种“空荡荡”的状态。所谓“空荡荡”的状态,就是指“大脑中没有很多必须要时刻记住的事情”。要达到这种状态就要对大脑进行整理。
怎样才能将大脑清空呢?
首先,将“必须要做的事情”和“需要记住的事情”全部写在TO-DO列表上。
所谓TO-DO列表,就是对“任务”(必须要做的事情)的记录。这是电子邮件处理软件所附带的功能,它也可以在互联网上提供在线服务。
我们将任务写在TO-DO上,通过对其进行确认来管理任务的进度。事无大小,尽量多记录在TO-DO上。
这个时候,要注意:只要是有可能遗忘的任务,都要全部输入到TO-DO中去。从进行项目规划、制作议案、会见客人之类的重要工作,到存款记账、发邮件、买东西、上网查资料这类简单的工作,再到个人琐事,都应一股脑儿地全写进去。
之后我们只要扫一下列表,从最紧急的事项开始处理就行了。由于我们的大脑中没有任何必须要记住的事情,所以我们能够专注地做眼前的工作。
【TO-DO的效果】
大脑中没有大量需要记住的事情,思路很清晰。
不需花时间去回忆。
可以专注于眼前的工作。
争取把工作委托给他人
当我们在扫视TO-DO列表的时候,除了关注工作的轻重缓急之外,还可以从“这件事该不该自己做”的角度进行考虑。仔细想想,有些任务并非是一定要亲力亲为的。
对没必要非要自己做的工作,我们可以尝试将它们委托给他人。
我们之前也提到过:工作可以分为“操作型”和“思考型”两大类。
【操作型】的工作，就是如处理发票、整理文件或进行会议准备等不怎么需要动脑筋就可以完成的工作,大多数情况下都是些例行事务。
【思考型】的工作，就是如规划立案、策划新项目、写作、决定经营战略等需要进行大量思考的工作。
只要是操作型的工作,我们都可以委托给他人,从而节约自己的时间,提高工作效率,这也是我们整理的最终目的。
操作型的工作绝大多数都是例行事务,技术含量不是很高,即使我们亲力亲为,也不一定会比别人更有效率和成果。正因为如此,才有必要将“操作型”的工作委托给他人。
将工作委托给他人,实际上就是公司的组织方式。上层的管理人员信任自己的下属,将工作委托给他们,并建立起一定的规则和秩序。正是得益于这种规则和秩序,公司才能得到发展。
这里最关键的是建立一种“规则”,创造一种就算自己不开口、下属也可以迅速并且正确完成工作的“规则”，这对于管理者来说,至关重要。
无论谁都适用的规则
书中介绍了一种无论是谁都可以完成例行工作的“规则”——“检查目录”。
用 Excel制作目录,并将它放入了公司的共享文件夹内,使其在任何时候都能被查看。
“检查目录”包含以下内容：
月末工作的检查目录
大扫除时的检查目录
早上出勤时的检查目录
最后离开办公室时的检查目录
面试时的检查目录
同时，也可以会设置“预定时间”和“处理时间”。这样就做成了一份非常详细的说明,负责此项工作的员工可以把这份资料打印出来,按照上面的步骤有条不紊地完成工作。
与使用这种检查目录之前对比,使用这种检查目录之后公司的工作效率会大幅度提高。员工们可以迅速无误地完成“操作类”的工作,大家可以将更多的时间花费在“思考类”的工作上。
当然，检查目录并不是只适用于“操作类”的工作,也可以将其灵活运用于“思考类”的工作。我们在思考的时候，也可以用目录帮助我们进行探索思考，并将其逐渐具体化。
开会也要设定规则
下面，我们再来说一说会议。会议既可以算作“操作类”的工作,也可以算作“思考类”的工作。如果只是单纯地传达已确认事项的会议,就属于“操作类”的工作;如果说准备在会议上产生新的创意、决定开拓新的业务,这类会议可以算是“思考类”的工作。
提高会议效率同样可以利用检查目录来完成,从而节约时间。其实绝大多数会议讲话的内容都是差不多的,因此只要将它们放入检查目录中就行了。
会议的全体出席者都应在会议开始前看一遍检查目录,搞清楚会议的议题，并整理好自己的发言后再参加会议。如此一来，因为大家都明确了自己的职责和会议的议题,会议便可以高效进行。
另外,如果事先制作检查目录的话,就不会遗漏会议的议题,这也是其优点之一。
当场做好会议记录并发送给参会人员
一般来说,开会的时候,绝大多数情况下都会有会议记录。所谓的会议记录并不是将会议内容一五一十地记录下来,而是只记下在议题基础上的决定事项和重要事项。
经常有“明明在会议上确定了每个人相对应的工作职责,但是之后却没能得到很好的落实”这种情况,。因此,公司开会的时候,会议记录和会议可以同步进行,会议结束的同时,记录人将“某某将承担哪一项任务”记录下来。这些任务都通过邮件发到与会者手中,要求与会者必须按照上面的要求完成任务。
做到了这一步,就是对会议进行了“程序化”管理,提高了工作效率。
规则要彻底执行并持续遵守
就算公司制定了类似“检查目录”这样的规则,但是如果不去执行的话也是毫无意义的。检查目录是为了使“每个人都可以同样地完成工作”、“不会因个人能力出现偏差”而制定的规则。
任何一个人不按照目录要求来做的话,都会导致工作无法按时完成,检查目录的效果也会大打折扣。
制定出来的规则无人遵守也是一种浪费。必须要建立起“规则只要制定就必须遵守”的制度。
如何才能彻底执行并持续遵守规则
那么， 规则制定出来后,如何才能被长期遵守呢?
创建一种“让规则自己冒出来”的方法。举个例子:日本金融学习协会虽说是提供金融方面课程的培训机构,但有时侯也会召开课程试听会。到开会当天,服务器就会自动将写有这次试听会举办程序的检查目录用邮件发送给负责人。
虽说检查目录也保存在共享目录里,但是既然有了“自动冒出来”的设定,也就省去了特地去查看的麻烦。
除此之外,月底时服务器会通过邮件自动发送月末处理事务,全体员工大会时会自动发送“会议的检查目录”。
不仅仅是检查目录,一些简单的规则也可以通过邮件发送。例如,如果收到题为“今天是无加班日”的邮件,相信不管是谁都会注意到吧。
这样的话,就算不想遵守规则的人也只能遵守了。“忘了规则、不知道规则在哪里”等等,也就不能再成为逃避规则的借口了。
给负责人群发邮件可以用群列表,用得好的话会方便不少,所以请尝试把它用在“超级整理术中吧。
在关于大脑信息整理方法的最后,我要提一个建议:尽量在自己喜欢的地方工作。在能够提高自己积极性的地方工作也是提高工作效率的重要一环。
或许，在上班前抽出一点时间,去喜欢的咖啡厅或公园里放松一下,就会产生许多在办公室里想不出来的创意与设想哦。
这一节最重要的目标就是学会清除大脑中的一切琐碎事情，想想看，我们平时是不是很多时候，大脑都处于被琐事消耗大量能量的状态，那么从今天开始，尝试为我们的大脑做一个整理吧。
第六篇，《用“超级整理术”管理时间》。
用“超级整理术”改变时间的性质
对于大多数来说,如何高效地利用时间都是一个永久性的话题：
时间不够啊……”
如果再有点时间的话…”
工作太忙了,没有自由的私人时间……”
这是很多人都常有这样的感慨吧。
那么，如何运用“超级整理术”管理时间呢？
回顾前面，我们把工作分为“操作类”和“思考类”两大类,建议“操作类”的工作应尽量集中在早晨完成；同时,将“操作类”工作中，可以委托给他人的部分尽量委托给他人,可以由电脑完成的尽量用电脑完成。
这样的话，以往一天中我们大多数时间都花在“操作类”工作上,现在因为工作被“规则化”与“程序化”了,一些任务在短时间内便可以完成。
因此，我们可以拥有更充裕的时间,不慌不忙地应对“思考类”的工作,也有更多用于学习和社交。
上苍给予每个人的时间都是相同的。时间不像金钱、信息与物质等等,每个人的持有量会有差异。在时间面前,世界上的所有人都是完全平等的。
可是,基于对时间的利用方法不同,每个人拥有时间的质量却会产生很大的差异,我们可以将世上的人划分为“能充分使用时间的A类人”和“总是拖拖拉拉的B类人”。
如果能够将时间“程序化”,进行高效利用,我们所拥有的时间质量也能够得到很大的改善。
利用TO-DO整理时间
与“大脑的整理”一样,在“时间的整理”方面我们也可以利用 OUTLOOK的TO-DO。下面我就简明介绍一下在时间管理方面灵活使用TO-DO的方法。
设定定期工作任务
我们的工作中，有许多每周、每月都要做的例行事务,如果每次都对这些例行事务进行设定会相当麻烦。如果我们利用 OUTLOOK中的“定期工作任务”设定功能,就会很方便。
例如,在 OUTLOOK中可以这样对任务进行日程的设定:
每周星期一
每月第2个星期
每月最后一天
每月最后一个工作日
每年的某月某日
在例行工作任务名的开头用【】写入日期。
【1】关于“电脑资料的备份”,是每个月1号该做的工作。
【周五】关于“整理名片”,是每周周五该做的。
利用OUTLOK中的“定期工作任务”设定功能就算不看任务的详细内容,只要看一下任务名称,就可以很快了解到这是何时该做的事情。
如果设定好定期工作的话,在输入任务结束检测的时候,电脑软件还会自动在下周、下个月的指定日设定新的任务。
定期在任务中设定“思考类”工作也是有效的方法。比如，把思考的问题的结论逐步写进去，就算最初只是一个很模糊的创意,但是只要将它们输入定期显示的“工作任务”,便会督促自己不断完善、推进该创意。很可能它们会在某个时候发展成具体可行的构想。总之,创意的具体化和实现也离不开规则的设立。
规则也要保存进TO-DO
其实,往TO-DO里输入内容时也是有规则可循的,可以根据各人的具体要求进行设定,但要将规则全部记住还是有些困难。
那我们到底该怎么做呢？
我们可以把设定的规则也输进TO-DO,并以“定期工作任务”的形式定期显示,这样我们就可以迅速地确认其内容，等你对TO-DO用熟练了,已经不需要事先记下规则时,就可以把规则删掉了。
简而言之,在“超级整理术”中,有一点很重要,那就是:对所有的整理都设定规则,并将规则事先保存在无论何时都能找得到的地方。
如果像上述那样使用TO-DO的话,便可以整理好所有的工作任务,之后,只需根据TO-DO开展工作就行了。
有效利用空暇时间
以小时为单位、对工作进行分割处理的方法,也可以帮助我们灵活运用空暇时间。
如果空暇时间较短的话,就不去完成什么工作任务了,只是进行邮件的确认与回复就可以了。如果有一小时空暇时间的话,就可以考虑做这个时间相对应的工作。
创造可以集中注意力的环境
最佳的工作时间也是因人而异的,有些人是早晨，有些人可能是深夜，有些人可能是白天。我们只要弄清楚最适合自己的工作时间和工作环境,并作相应的调整就可以了。
比如，如果我们在早上的黄金时间内处理完当天大部分工作后,剩下的时间便可以用于思考类的工作,或用来读书、学习。
但是,对于上班族来说,这可能是不现实的工作方式。因为大家不可能在早上就完成工作任务,然后在工作时间读书、学习。不过,在公司的工作时间会发生许多影响精神集中的事情。我们要尽量避开影响效率的环境。比如说，打电话。
接听电话是很容易影响工作的一件事情。当我们正在集中精神工作时,电话铃响了,我们不得不放下手头的工作去接电话。有时候打进来的电话又没有什么重要的事情,这对我们来说简直是浪费时间。
时间对每个人来说都是很宝贵的,为了不必要的事情进行长时间的通话,我认为就是在浪费彼此的宝贵时间。
所以,除非是有非常重要的事情,我自己一般尽量不给他人打电话。如果非打不可,我会事先用邮件等方式针对话题内容进行联络。
那之后我们再通话时,双方就可以有针对性地围绕话题讨论,这样就可以在短时间内结束通话。
总之,无论多么重要的事情,都应该在三分钟以内结束通话。养成这种打电话的习惯,也会给对方留下好印象,对方会认为这是个打电话时间很短的人。渐渐地,对方也会和我一样,养成先通过邮件联络，再进行通话的好习惯。
这也是避免浪费时间的好规则之一。
不要把工作日与休息日分开考虑
有些人认为周一到周五应全力工作,周六周日则应该彻底放松。其实我们的一生中工作时间与私人时间几乎各占一半,无论哪方面都很重要。我觉得,没有必要硬是将两者分开来考虑,因为这样的话,临近周末我们会变得很开心,而到了周一又会变得意志消沉，如此一来，我们的工作状态也会发生波动。
所以，无论是工作还是休闲,都与其进行的时间段无关,重要的是,要充分高效地利用时间。
最后，我要说的是，我们经常因为时间不够用而会发出这样的感慨：如果再有点时间就好了!
但是,除非你认真思考过“如果有了可支配的时间,我将去做什么”这个问题,否则,就算有了自由时间也不知道该做什么的大有人在。
所以说,关键是要确立目标,明确自己想要做什么。然后再考虑该怎样挤出时间,做自己想做的事情。
本书就是关于挤出时间的方法,建议你参考这本书中的“超级整理术”。去重新规划自己的时间。
其实，这本书中从整理文件开始到整理时间结束，最关键的一个词就是“规则”。哪怕是从一件小事着手，我也希望你能勇敢迈出第一步。
一旦制定好“规则”并执行以后,你会发现：规整有序，时间充裕并没有那么难。你周边的环境和你的思维,会自动地保持在一种被整理得很有序的状态中。
当你习惯了这样的方式以后,你还可以根据自己的实际情况对“规则”进行调整,最后，你就可以拥有一套有着你自身特色的“超级整理术”了!
好，今天的内容就到这里。超级整理术最核心的一点就是“规则”，如何设计规则考验的是我们的思维。你想要达到一个什么目标，因此你要设定一个什么规则。这些规则的思维不仅仅可以用于这些类别的整理，你还可以用到方方面面，去提升你的效率。
第七节，《笔记的整理》。
这一部分内容是老师针对大家的读书学习，个人补充进去的部分。我们每天读书，很多同学都在记笔记，这是一个非常好的学习方式，那要怎样才能做好关于笔记整理呢？今天我们就来谈谈这个问题。
首先,我们要回归到笔记本最基本的功能上来考虑，笔记的主要功能有哪些？事实上,笔记最有效最传统的功能有3种。
第一种功能——那就是笔记本可以帮助我们“记忆”。
在学习、讨论的过程中,将我们需要记忆的内容、需要理解的知识记录在笔记本上,就能够方便我们复习时使用。
既然学习笔记的作用是促进理解知识,那么,它首先就需要将知识的脉络梳理清晰,将重点归纳清楚。
所以，笔记的第二个功能就是“思考”。
思考型的笔记和学习型不同,它不需要记录太多的、全面的信息,只要将所学知识的重点、本质内容归纳出来即可。更甚者,我们可以将自己的思考过程简单记录下来,这就是对大脑知识的一种梳理。
如果能总结出结论、归纳出重心就更好了,能够方便我们理解更繁杂的知识网络和信息。也就是说,思考型的笔记重要的是体现“思路”而非知识,这样的笔记能带动我们的大脑更加活跃、思维更清晰。所以,它的用法很简单,就是要“常看常新、常写常新”,绝不能束之高阁,这才是思考型笔记的正确用途。
在做笔记和学习的过程中,我们常说到一个概念——在学习的第一阶段应该将书“越读越厚”,在读书时书写大量的笔记、扩充许多关联内容和资料,让书的内容变得“更多”；而学习的第二阶段则是将书“越读越薄”,把已经学会的内容不断筛选移除,留下重要的、还未理解透彻的,不断将再次复习的知识精简。而前者其实就是在做“记忆型”笔记,后者则是我们思考结果的体现,是一种“思考型”笔记。
除此之外,还有一种笔记,则是“传达型”笔记。
在读书时,我们总需要将自己的学习结果跟别人进行交流,比如在硏讨会上讲解、做PPT向别人传达内容等,针对这些工作而做的笔记,就是传达型笔记。要记住一点,传达型的笔记不是为我们自己而做,而是为别人能听懂、理解我们所说的内容而做,所以应该轻重点明确、简洁而富有说服力。传达型笔记中更多地是展示我们所做的结果与结论,思考过程等完全可以省略,这一点跟思考型笔记有全然不一样的特点,在做笔记的时候需要明确理解它的侧重点,这样才能有针对性地工作。
而不管是学习还是工作,其实都是在利用这3种笔记本综合起来辅助我们。在学习的过程中,我们可能最多用到的就是记忆型笔记,其次则是思考型笔记,传达笔记大概只会在一本书学习结束、一个阶段完成后才会出现。
搬运工？还是头脑风暴？
还记得你的小学时代都是跟着老师一笔一划抄板书、记笔记的么？那时候这种笔记对我们的帮助还是很大的。但是，一旦进入真正要动用自己大脑、让自己思考的年纪,再跟着老师写板书就很难发挥效果了。
文字“搬运工”,很容易让大脑闲下来。当你学的知识都不再路过你的大脑,反而只是从笔尖搬运到纸上,你就错过了学习的过程,根本无法帮助自己理解要学习的内容。
这样的笔记,最多能成为板书集合,但如果你不去看一遍,就相当于没学过。而自己一边听讲、一边理解板书,一边根据自己的理解和记忆程度来有选择、有重点地记录,这个过程就不仅是在抄写了,而是一边抄边学习。这样一来,你可能会用更少的时间来记录更少的内容,却比别人能更高效地记住知识。
一边是 “搬运知识”的低端工作,一边是“头脑风暴”的高端工作,哪一种更好呢？
总之,我们的笔记不管是记录得更多还是更少,都定要有与板书、书本区分的地方,做到留下自己“思考”的痕迹。如果你的笔记没有自己的风格和属性,只能说你没有认真地思考和学习。
掌握好“空行大法”,你的记忆更清晰
很多人做笔记时喜欢将笔记写得满满当当,一点空隙都不留下,别提多“节俭”了。远远看去,还以为这是一篇小作文,根本看不出重点、段落与知识点。这样做笔记,就算你笔迹工整、十分整齐,它也属于“阻碍自己”的笔记,对我们学习、记忆和理解没有一点好处。
而且一页完全没有空行、过于密集的笔记,往往第一时间就会给我们带来“非常难”或“不好处理”这样的心理压力。毫无留白的笔记,不仅重点难以提炼,阅读感受也很差,很容易让我们产生劳累和厌烦情绪。
那我们应该怎么办呢？
简单,那就是在合适的时候,学会给自己的笔记空一行。下面我们就来看看,什么时候使用这个“空行大法”最为合适。
首先,在重点内容前后,我们可以各自空一行,将重点内容单独写在中间。
因为在笔记本的页面安排上,越是松散的地方记录的内容就越少,而越少的内容越容易被我们注意和理解,这也是为什么我们一直强调，总结内容不要超过3条的原因,只有足够精练才能减轻工作压力。
而在笔记中,通过空行的办法,就可以让我们一眼注意到页面上的重点内容,同时单独进行记录,也让人心理上有“它比较少、容易”这样的感观。
其次,在两个不同的模块、段落之间,可以采取空行的办法区分。
不管是学习还是工作,我们都有阶段性的任务,不同阶段的任务和学习内容应该被划分得更加清楚明确,这样我们可以更清晰地认识到哪些内容属于一个范围、哪些应该是另一个范围,对整理思路、调整学习计划等都有很大的好处。而在笔记上,就得对它们有区分,通过空2~3行的办法,我们可以将两个大的内容区分开,不至于将其弄混。
如学习笔记中,“第一章”与“第二章”之间,就应该空出合适的行数。事实上,大多数时间我们都提倡空出一到两页,这样不仅可以将其区分开,在后续的再次学习时,我们还可以将补充的内容、知识记录在对应的每一章后面,不仅安排合理,也不会让笔记显得过分杂乱。
如果你的笔记需要多次记录、修改、批注,最好做到写2~3行就空一行。第一次书写笔记时,用黑色或蓝色的笔,等需要修改、进行批注或补充资料和内容,就将其用颜色较浅,如黄色、浅蓝色等的笔记录在之前空的行中,这样不仅不容易弄混,而且阅读起来也非常舒适。如果是需要强调的内容,就用红色等鲜艳的颜色来记录。
每个标题都独占一行,不要在标题后面直接书写内容。
不管是囊括大量内容的一级标题,还是最低级的小标题,都要坚持这个原则,这样才能让笔记更加有序。
采取这个方法做笔记,你的笔记是不是变得既整齐又主次分明了呢？这也更方便我们进行思考,这是很好的办法。记住,不要再让自己的笔记变得过于紧凑了。在空行之余,多穿插图表、树状图、流程图等方式,让笔记更加丰富,你的知识才能理解得更透彻、记得更迅速。
利用好笔记本中的空白区域
在写笔记的时候,我们常常会发现,因为有的行无法写满、标题前后空行等关系,导致笔记本中有些页面有大面积的空白,尤其是在每个章节的最前面。这些空白区可以怎么解决呢？
很简单,单独将空白区用方框框起,里面可以记录一些跟这一块内容有关的、但是比较零碎的小信息,作为“小贴士”出现,这样一来就可以将笔记本的页面安排得更好。
需要注意的是, 每一个零碎信息不超过3个点是最好的。
用好逻辑词，将笔记内容串联起来
我们在日常学习时,常常遇到类似这样的问题。笔记本上记录的信息过于繁杂,有的内容下，分条列点地写了不少小标题,可是再回头看,就发现不少条目的信息似乎互相包含,或者重复。导致记录的信息看起来逻辑很混乱,压根不知道到底有多少条具体内容、多少条总结。所以,我们一定要使用合适的逻辑词汇。
在使用逻辑词汇时,有几点需要注意。
1、我们所用的关联性词汇应该是自己惯用的。只要关系上没有用错,我们就可以随意使用自己喜欢的逻辑词汇。
比如， “因为”、“推导出”、“要注意……”、“如果”等等。善于梳理笔记的逻辑,让我们的思路更清晰。
2、学会区分“能理解”的内容和“不能理解”的信息,然后针对“不能理解的问题”去下功夫,将其解决。这就是笔记在学习这个阶段,能锻炼我们理解力的地方，在笔记中不断思考和概括。
我们一直强调要在做笔记时体现自己的思考。如何才能体现自己的思考呢？只要将你的思考痕迹留在笔记上就可以了。
简而言之,做笔记的时候,一定要不断思索、概括和总结内容,并将你认为有意义的内容写在其中,防止它“灵光一现”然后被我们遗忘。事实上,我们生活中大多的想法只要不记录下来,都会被遗忘的。那些晦涩难懂的知识点记录在笔记上,第一次费尽心思理解了,第二次却忘记了当时的思考方式,重新抓耳挠腮起来，这是非常常见的现象。
如果在上次理解了知识点的时候,我们能将自己的思考关键点写在旁边,就能帮助我们解决这个问题。
如何总结重点
再说总结，当遇到重点时,总结出来的信息就特别多。感觉这条也重要、那条也不能放弃,于是不知不觉间就把总结写了一页,看起来其实就是将内容抄了一遍。是不是你也会有这样的困扰呢？
遇到这种情况,定要学会“狠心”,能够舍弃不那么重要的信息,你才能提炼出真正重要的内容来。
事实上,总结内容必然是整个主题的精髓,所以以简要为主,最好在2到4条之间，多了只会显得过于冗长,反而失去了总结的意义。
越是难以筛选,我们越是应该逼自己去做选择,这能锻炼我们分清主次、知道什么才是重点的能力。学习和工作一样,最忌讳的就是分不清轻重。
一般情况下,我们都坚持“三点法则”,也就是说总结一定要有三点重点,这样我们就会习惯性地认识到重点是“三点”,在日后回忆时方便记忆,不会忘记或记错。
小贴士：
总结和概括的区别
总结是将最为重点的部分写出,概括则是将笔记的框架整理出来,它注重的是理解、归纳能力。能够将信息概括好,不仅在日后复习、回顾时能省去大量的时间精力,还可以加强我们对信息的理解。要知道,想要概括一个内容,我们首先就得弄清楚它的轻重脉络,只有对主要内容有一定深入的了解,才能够概括到位。所以,这就是学习、思考的痕迹。
