海外接待流程（一）接机前准备
当销售人员谈妥客户，说服客户去海外考察，这个时候海外接待人员都需要做哪些准备和功课呢？
第一，收集客户详细信息。
接待人员要向销售人员确认客户的基本信息，包括：客户同行是否有小孩老人？客户和家人有什么饮食禁忌或喜好？有什么特殊要求？客户的资产情况？是否有主要考察目标？客户是否有打算在海外直接签单？所有能够了解到的信息，越详细越好。这些都是接待人员需要提前去了解和确认的。如果实在无法获得，则需要接待人员自己做好预判：一旦客户选择这个方案，我应该怎么办？选择另一套方案，又要怎么应对。俗话说，知己知彼，百战不殆。
做好接待是成交的第一步
如果销售人员给的信息不全，那么接待人员需要再次向销售去确认要补充哪些信息。销售人员和接待人员要形成一个及时沟通的共同体，国内国外默契配合。默契配合的前提是早沟通、多沟通、细细沟通。客户信息掌握的越详细，后面的接待过程就越能对症下药，签单的概率就会越大。
内部良好的沟通也是成交的关键
如果有些关键信息客户不愿意透露，接待人员就要做好机动灵活的应对准备。遇到问题及时跟销售人员、跟自己的直属主管沟通。切忌不管不顾，自己闷头盲目处理。
第二，首次联系客户，确认行程安排。
当基本信息收集完毕，客户的行程确定之后，要及时跟客户取得联系。通常我们建议通过电话的方式联系客户。电话内容包含两部分：第一部分是自我介绍，告知自己是客户的海外接待人员，有任何问题都可以随时电话联系。第二部分是注意事项，告知客户目前海外的气候、温度、注意事项。让客户做到心里有数，提前准备合适的衣物等。
天气温度一定要提前告知客户
切记：第一次电话沟通时间不要过长，避免客户觉得啰嗦。同时，适当的提醒又能给客户一些有用的建议，从而增加客户的好感度和信任度。如果客户不愿意电话，可以通过短信进行自我介绍和提醒注意事项。不过短信有一个弊端，就是客户是否阅读我们不知道。所以，优先选择还是电话联系。
第三，起飞前再次联系客户提醒和确认。
为什么在起飞前还要再次联系客户提醒确认？有两个原因：一是提醒客户不要忘记时间，确保客户能够准时登机，从而避免后续出现不必要的麻烦（比如改签就需要重新调整所有的行程安排，会影响所有工作人员的安排）。二是这个提醒会让客户觉得贴心周到，对我们的服务增加满意度。同时还有一个好处，如果客户计划有变，想在考察中做一些调整，这个时候可能客户会告诉我们，我们就可以在安排上及时做调整。
起飞前再次提醒客户
在这次电话沟通中，我们主要提醒和确认两个方面的内容：一是确认出发时间和客户准备情况（第一次提醒过的天气温度等注意事项可以简短的再次提醒一遍）。二是告知客户到达之后如何联系自己，比如：客户要走到什么位置，我们穿什么颜色衣服，举什么牌子。也可以提前发自己的照片给客户认脸。这个动作会让客户觉得安心、踏实，即使到了异国他乡自己语言不通也没有关系，我们会在第一时间找到他帮助他。如果怕客户忘记，也可以在通话结束后再发送一条短信，做一个简短的总结说明。
遇到困难有人管，时时刻刻被重视，这种服务体验怎么能不好？
第四，首次见面，准备小礼物，迅速破冰。
当我们收集到客户信息后，就能知道客户随行人的情况。如果有小孩，我们不妨提前准备一个当地的小玩具，当孩子一下飞机就收到好玩的礼物一定非常开心。孩子开心，家长自然也开心。
给孩子的小礼物
如果客户是男性，接待人员可以准备打火机，当客户长途飞行几个小时甚至十几个小时，烟瘾忍了又忍，一下飞机可能就需要马上抽烟。这个时候能递上打火机的接待人员，一定会赢得客户的好感，增加客户对接待人员的依赖和信任。
如果客户是女性，接待人员可以考虑买一束小花，或者选一款当地有特色的的给女性的礼物。女性往往更加感性，当第一面觉得你有眼缘，后面考察行程就会比较愿意配合你了。
给男士和女士准备的小礼物
礼物不用贵，主要看心意。心意给客户接收到，后面几天的接待行程可能都会顺利很多。因为已经在第一印象的时候给客户留下贴心、用心的形象。
第五，掌握趁手小工具，助力接待更顺利。
在接待客户的过程中，无论准备得多么充分，都可能遇到突发状况。除了灵活应对，我们还是要尽可能多的武装自己，提前准备好趁手的小工具。比如：能查询当地航班的APP，谷歌地图，纸质版地图，医药箱，保温杯，充电宝，多头数据线，等等。
查询航班的APP，是为了实时了解客户飞机是否准点到达，以便安排好接机时间。不要让客户久等。也不要因为航班延误而影响后续安排。要及时做好预案。
查询航班的APP
谷歌地图，特别是Google earth，能查看详细街景，并能在地图上做标记。这个可以在最大程度上帮助一个新手了解当地城市规划、路况、位置信息等。对于接待人员引领客户行车动向非常有帮助。不认路不要紧，用好地图就能解决。这个工具主要是我们自己使用。
谷歌地图可以装在手机上随时查询路线
纸质版地图，是为了让客户对城市有更直观的印象。可以在地图上把客户感兴趣的地方都做标记，让这份地图成为客户的工具。当然，也是我们引导客户的工具。
纸质版地图方便给顾客查阅路线和讲解
医药箱和保温杯，主要是为了在客户需要的时候能够及时提供，比如客户感冒，去医院很麻烦，如果有感冒药吃几粒很快就能好。比如有的客户要喝热水，而外国人基本都不喝热水，这个时候保温杯就派上用场了，可以提前烧好热水倒进保温杯带着。
贴心医药箱和保温杯
充电宝、数据线，客户一定会用到，因为大家都离不了手机。手机充电是每个人需要的。到了当地，能在客户需要的时候，让他的手机电量满格，不仅帮助他保持跟家人、朋友、客户、员工的联系畅通，也能让我们更他的沟通更顺畅。
手机必备充电宝和数据线
当然，以上工具只是小小一部分，接待人员还需要通过对客户的观察、了解，来发现客户有哪些细微的要求，是我们可以做到的，那就去做吧。所有的付出总会有收获。
海外接待是一个需要硬功夫、能吃苦的活儿。接机是我们跟客户的第一次见面。我们是什么状态、什么风貌，客户一眼就能看出来。客户千里迢迢去考察，肯定会有不适应的地方，将心比心，我们也要尽所能帮助他们过好这几天。所以，接机前的准备工作尤其重要，必须要做到位。这个部分做得好，后面才能推进顺利。
