中层领导该如何分配工作任务?
不少中层领导吐槽:日子真不好过,说的好听是承上启下,其实呢?是受夹心气。身为中层领导,该如何分配大boss交给自己团队的工作任务呢?
误区1:不了解高层领导关注的重点。
表现:接到高层领导的任务邮件后,中层领导通过邮件向下属分派任务,同时抄送大领导。
通常情况下,级别越高的领导对结果的关注程度越高。高层领导将这个任务交给你(中层领导),高层领导关心的是,中层领导能不能带领团队在既定的时间节点前保质保量地完成任务。至于中层领导是怎么完成这个任务,完成任务的整个过程,一般情况下,高层领导是不care的。
将分派任务邮件抄送高层领导,很容易引起高层领导的反感。潜在意思很明显,就是想要告诉高层领导,“看,你安排给我的工作我已经安排下去了!”
当然有一种情况,可以将邮件抄送高层领导。这种情况下,高层领导的控制欲比较强。
误区2:将任务分配给下属后,不闻不问。
这种情形的常见后果是:截止时间到了,才发现下属交上来的结果与目标相差甚远,可是又要向高层领导汇报,于是加班加点赶工。也有少部分中层领导,将责任推卸给下属。这样一来,高层领导对中层领导的印象可想而知。
那该如何分配工作任务呢?一般来说,有五个步骤。
第1步:思考。
“深度思考比勤奋更重要”,先想再做,事半功倍。思考完成此项工作任务的难点、重点和关键点。大领导给的时间紧急,还是不紧急?有几层把握能够完成?
第2步:和高层领导确认。
思考一番后,如果得出的结论是在领导规定的时间内无法完成,则需要提早将现状告知领导。领导可以帮助调配更多的资源来协助你(比如人手等等),也有可能延缓期限。同时,能预见的执行过程中的一些不确定或是拿捏不准的细节问题也需要和领导确认。这点很重要且必要。
试想一下,当中层领导向下属转达工作时,下属每提一个问题,中层领导的回复都是:“这个,我也要和大领导确认一下”。试问这样的中层领导还有威信吗?当然,也不是说向大领导确认不可以,而是问题不能太多,只有一些事先确实没有考虑在内的问题可以。
第3步:确定负责人。
大领导将任务交于你,并非说这项工作必须由你来完成,可以分配给团队。一些中层领导将任务分配给几个下属,由自己全权总负责,结果每个下属都来汇报,忙得晕头转向。中层领导完全可以指派一位下属(通常比其他下属资深)作为此次任务的第一负责人,由这位负责人向自己汇报。
第4步:聆听负责人想法。
负责人说出想法后,评估想法的可靠性。一般情况下,达到85%,基本ok,不必纠正这位负责人,因为余下的15%可以在执行中纠正过来。若达不到85%,则需要提前指导,执行过程中也要多加关注。
第5步:执行把控。
把控有两点:质量和时间节点。