Excel基础——数据输入规范

Excel也有一些自己的规则，所以规范数据很重要。

一、归类那些不合数据规范的情况

1. 文本单元格中（如姓名）乱加空格
   修改建议：可选用对齐方式来修改；

2. 日期单元格编写成2014.01.10等格式
   修改建议：使用正确的日期格式编写，如2014-01-10或2014/01/10；

3. 胡乱使用“合并单元格且居中”的方式（对数据处理时是有影响的）
   修改建议：使用“设置单元格格式”的“跨列对齐”；

4. 绘制表格时，左上角不需要行列两项汇总说明
   修改建议：只保留重要的一项说明标题；

5. 表格中编写合计项
   修改建议：Excel自带统计分析功能，一般表格无需有合计项；

6. 分数记录表格中，无成绩使用了空格或无表示
   修改建议：无成绩使用0表示，保持表格内容项的数据格式统一；

7. 一列项中不要冗余多个属性项
   修改建议：使用分列，一列为最小单元的单一属性；

8. 数据中要遵循Mece原则（完全穷尽，相互独立）

二、数据输入规范

1. 格式不统一（上述1,2,3项）
2. 表头复杂，乱加合计（上述4,5项）
3. 数据不统一（上述6项）
4. 表格中不要有空列空行（上述6项）
5. 每个字段都是最小的数据统计单位（上述7项）