用TAC模型，终结“无效会议”
你曾经主持过会议吗？你有没有参加过很多冗长而无效的会议？我们在企业里啊，天天要开会。有时候一天下来的时间都被会议排满了。想一想，有多少会议是真的有效的呢？召开一个会议很容易，但把一个会议开好却非常不容易。
图片来自网络
大家算一下，在公司的时候，平均一天有多少会议要参加？小的有讨论会，部门小会议，大的有跨部门项目会议，以及公司的大会，还有培训会，推介会，客户见面会，等等等等。几乎是，在公司的时间，一半用来开会，另一半才去落实工作。有的时候你会不会觉得，很多会议开了跟没开一样？去开会以前，我也不知道是个什么会，就去了，开完了以后，我还是不知道这是个什么会。
如果会议只是空喊口号，只是众说纷纭，而没有达成什么计划和目标，更没有落实到什么行动上，那么会议就等于浪费大家的时间。只有在每一个与会人员走出会议室的时候，明明白白知道马上该去干什么，这个会议才是有效的。那么，开好一个会议真的就那么难吗？如何把会议开的高效，有结果呢？
今天，CZ院长就要教大家，主持会议，如何用TAC模型搞定。
我们在开会之前要问自己的第一个问题就是，请问，你有必要召开会议吗？是否用电话会议和电子邮件也可以取得同样的结果呢？如果决定要召开会议，一定要有一个清晰的目的，这就是会议主持的第一条。
1）Target 目标。主持会议的第一招，清晰的目标。
在开会之前，一定要有一个清晰的目标告诉大家，为什么我们要召开这次会议。有可能这场会议是为了传达信息，有可能是为了阐明新方案，有可能是新产品发布，有可能是为了和大家达成一致意见，有可能是为了布置任务，采取行动。
要做到目标清晰，这就要求，会议的发起者，必须提前告诉与会人员，该会议的内容，需要哪些数据，还有要讨论的相关问题。这样，参会人员才可以带着自己的建议和想法，和支持性的数据，来参加会议，以便各方领导在会场上拍版。如果你是会议发起者，那么这对你来说就是一个挑战，你要通知大家的不仅仅是召开会议的时间，地点和主题，还必须起到会议的组织和协调作用，甚至与每一位核心与会者（英文叫stakeholder）充分沟通，保证会议的效率。
2）Agenda议程。主持会议第二招，详细的议程。
一个好的会议必须有一个清晰的详细的议程，以防止跑题。当然，有一个议程还不够，还要注意可能出现隐患。有的时候，我们真不知道自己在开会的时候会说些什么。比如，老板刚刚跟大家宣布说，部门下周要去巴黎参加展会，并且要和大家一起讨论如何借助这个机会提高公司的销售额。可是话音刚落下，大家就纷纷讨论精彩的巴黎之行了。女同胞们嚷嚷着要去哪里哪里买包包和化妆品，而男同胞们却觉得终于可以脱离家庭的束缚去酒吧好好喝几杯了。那么这样的会议如何继续呢？结果只会总是跑题，总是被打断。
如果你作为会议的主持人，你的任务就是要礼貌而坚决地不让会议跑题，不让会议被打断，把大家随时随地拉回来。所以当大家开始跑题时，你要坚定告诉大家，时间紧迫，我们必须提高效率，把会议开好，并且告知今天的会议要完成的议程有哪些，希望大家按照步骤来执行。不要开小差。其他的私人事项可以下班后再讨论。
要知道我们每个人都非常忙啊，千万不要去浪费别人的时间，开无效的会议。因此我们说，在会议当中，必须有一份详细的议程，而且还要防止跑题。
3）Confirmation确认。主持会议第三招，确认和跟进。
有了清晰的目标，详细的议程，我们每个人都能带着目的参加会议，也不太容易跑题，你的会议已经成功了一大半了，千万不要虎头蛇尾，在最后功亏一篑哦。所以在会议结束的时候，我们一定要有一个明确的确认和跟进。
什么意思呢？很多会议在结束的时候，大家感觉好像已经达成一致了，可是又好像还没有达成一致。如果这个时候只是匆匆结束了会议，很多人在会后收到会议纪要邮件的那一刻，突然提出反对意见，不对啊，我在会议上没有这么说啊，没有这么答应啊，你没和我确认过啊，于是这个会议的主持人就很尴尬，不得不重新协商，甚至再次开会讨论。为什么呢？因为我们每个人都有自己的想法和思考的方式。所以在会议结束的时候，作为会议的主持人，一定要和与会的每一位重要参与者，stakeholders一一进行确认。
如果你是会议主持人，这场会议是关于新产品的推出，并且你邀请的是各个部门的人来参加。那么在会议的最后，你要跟每个部门一一确认，销售部是否可以开始准备销售计划，市场部的推广计划是否确认，研发部是否技术确保没有问题，生产部是否确认开始量产。这样才能确保，每个部门，都知道围绕着这个新产品接下来如何开展工作。
图片来自网络
主持会议，TAC模型用起来，Target，目标，Agenda，议程，Confirmation，确认。只要做到这三点，你的会议一定能更有效，你一定会成为一个非常棒的会议主持人哦。
最后还有一个问题要提醒大家，有时候已经通知好大家会议的时间和地点了，可是由于突发事件，或者和领导的时间临时冲突了，导致了会议不得不取消。这时，你一定要迅速处理，不能一拖再拖，如果直到会议前十分钟才通知大家，是非常不礼貌的。因为与会人员可能本身非常忙，时间很紧张，为了这个会议而推掉了其他重要的事情。如果你尽早告知大家会议的临时变动，那么他们才可以去安排其他的事情。设想一下，如果别人约你周末吃饭，当你开了几十公里路到了吃饭地点时，对方才电话你，不好意思哦，我临时有事，今晚的约会要改时间。神马？这不是耍我吗？你肯定觉得很愤怒。一定要尊重别人，千万要重视这些细节，开会时间有变动，一定要马上告知与会人员，安排会议的调整。
希望大家能够称为“无效会议”的终结者，从你开始，让每一场会议，开得简洁，高效，有质量！
